01 Role vedoucího střediska

Vedoucí střediska vytváří společenství, ve kterém skautské oddíly rostou

Vedoucí střediska zastává v naší organizaci klíčovou roli. Na jeho způsobu vedení a přístupu k lidem často závisí to, zdali celé středisko a jeho oddíly rozkvétají, či uvadají. Kapitola nabízí základní představení role a agendy vedoucích středisek. Je také příležitostí k zamyšlení, s jakou motivací a v jaké situaci středisko přebíráte a co z toho plyne. Dozvíte se v ní, jak středisko převzít od svého předchůdce a později předat svému nástupci.

(článek byl editován 20. 1. 2021)

 

Středisko

Středisko je základní organizační jednotkou naší organizace, to znamená, že nemá funkci výchovnou, ale má poskytovat výchovným jednotkám, tedy oddílům, dobré zázemí pro jejich činnost. K tomu má i svou vlastní právní osobnost (může jednat, uzavírat smlouvy, zpracovávat dotace, apod.)  - tím oddíly podporuje po stránce technické. Zároveň však garantuje skautskému hnutí kvalitu činnosti oddílů v duchu skautské metody, skautského slibu a zákona - tím podporuje oddíly po skautské stránce (třeba vytvářením střediskových akcí a setkání, práce s výchovnými zpravodaji, apod.).

Podle Organizačního řádu je posláním středisek (stejně jako přístavů):

• řídit a zajišťovat skautskou výchovu dětí a mládeže v daném místě a garantovat její úroveň a kvalitu,
• poskytovat materiální a technické zázemí pro činnost ve výchovných jednotkách a podporovat jejich vedení,
• sdružovat a organizovat členy, kteří v daném místě působí.

 

Role vedoucího střediska

Hlavním úkolem vedoucího střediska je řídit a koordinovat středisko a jednat jeho jménem tak, aby fungovalo a plnilo své poslání.
Vedoucí střediska je funkce povinná, následek jejího neobsazení by mohlo být i zrušení střediska. Vedoucí střediska je volen střediskovým sněmem na dobu jednoho volebního období (tj. tří let), přičemž může být volen i opakovaně. Vzdělávací kvalifikací pro vedoucí středisek je střediskové minimum.

Střediskové minimum je nutné získat nejpozději do 1 roku od nástupu do funkce. Tuto kvalifikaci si nemusí nijak doplňovat činovník, který ve funkci pokračuje (působil ve funkci vedoucího OJ alespoň 2 roky za posledních 5 let). Všichni absolventi organizační zkoušky jsou zároveň bráni jako držitelé střediskového minima. Podrobnější informace k tomuto tématu najdeš v Příloze č. 1 Organizačního řádu a v samostatné kapitole příručky pro vedoucí střediska - kapitola 7 Vzdělávání činovníků.

Vedoucí střediska tvoří a prosazuje krátkodobou koncepci činnosti (do tří let) střediska v souladu se strategií Junáka – českého skauta, případně v souladu s plánem příslušného okresu či kraje.
Oblastí, které je potřeba zajistit, je několik a jsou velice různorodé – hospodaření, administrativa, výchova apod. Asi není v silách žádného z nás postihnout všechny oblasti najednou a být odborníkem na všechno. Od vedoucího střediska se to ani neočekává. Jeho úkolem je sestavit si fungující tým (střediskovou radu), který mu s vedením střediska a zajištěním dostatečného zázemí pro výchovu dětí a dospívajících pomůže.
Vedoucí střediska je z titulu své funkce také členem okresní rady (zkratkou ORJ) – v případě, že ORJ existuje. Pokud je středisko registrováno přímo pod krajem, vedoucí střediska není automaticky členem krajské rady (zkratka KRJ). Nicméně v KRJ jsou volení členové, kteří mají zastupovat zájmy takových středisek, a navíc se vedoucí střediska může (a měl by) účastnit zasedání KRJ s hlasem poradním. Vedoucí střediska rozhoduje ve všech věcech, které nejsou vnitřními předpisy určeny do kompetence jiného orgánu a které si rada ani sněm střediska nevyhradily do své kompetence. Vedoucí střediska je nadřízený všem členům střediska (vyjma revizní komise střediska).

 Vedoucí střediska je oprávněn k následujícím úkonům:

1. jednat jménem střediska s nadřízenými orgány a jinými právními subjekty,
2. svolávat a řídit zasedání rady (zpravidla),
3. řídit zasedání střediskového sněmu,
4. navrhovat jmenování a odvolávat zpravodaje střediskové rady,
5. jmenovat a odvolávat vedoucí oddílů a jejich zástupce,
6. schvalovat finanční doklady střediska (více v metodice),
7. neřídit se usnesením rady, pokud bude v rozporu s vyššími právními normami či vnitřním právem organizace,
8. v rámci své působnosti úkolovat zpravodaje (popř. jiné dobrovolníky) a kontrolovat plnění úkolů,
9. rozhodovat o všech věcech, které nejsou vnitřním právem (včetně např. usnesení sněmu) vyhrazeny do působnosti jiného orgánu.

 

Co vše spadá do agendy vedoucího střediska

Níže najdete oblasti, které má vedoucí střediska na starosti a které jsou pro vedení střediska stěžejní. Tyto oblasti jsou podrobněji rozepsány v jednotlivých kapitolách této příručky. Měly by sloužit jako inspirace, co všechno by střediskový vedoucí měl dělat. Nezapomeň, že úkolem vedoucího střediska není všechno dělat sám, ale zařídit, že vše funguje a je v pořádku, a v tom mu pomáhá středisková rada a ostatní činovníci střediska.

Řídící oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 03 Základy plánování, 04 Základy řízení, 08 Základy práva

• plán činnosti střediska a střediskové rady,
• zacílení činnosti střediska, průběžné sledování a hodnocení dosahování cílů činnosti střediska,
• řízení činnosti střediskové rady,
• řízení činnosti střediska jako celku,
• tok informací – vyšší organizační jednotka (zkratka VOJ) – středisko – oddíly a opačně,
• právní záležitosti střediska,
• rozpočet střediska na základě plánu střediska.

Personální oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 05 Personalistika, 07 Vzdělávání činovníků

• tým – zpravodajové a další činovníci pro řízení střediska – péče o střediskovou radu, poděkování a vyjádření podpory (jak jednotlivcům, tak i týmům na středisku),
• osobnostní růst, kvalifikace pro činovníky střediska,
• výchova dalších činovníků k obnově vlastních orgánů a vedení oddílů (včasné řešení nástupnictví),
• práce s benefity, které Junák nabízí OJ a svým členům.

 

Výchovná oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 06 Podpora výchovy na středisku

• podpora výchovného programu pro všechny výchovné kategorie,
• zajištění kvalitní výchovné činnosti v oddílech,
• podpora výchovy rádců a podrádců,
• střediskové akce pro oddíly,
• zpětná vazba oddílům na jejich činnost.

Provozní oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 04 Základy řízení, 11 Nemovitosti na středisku

• registrace a úhrady členských příspěvků,
• ochrana osobních údajů členů, které středisko uchovává i zpracovává,
• správa a archivace dokumentů,
• vhodné prostory pro činnost oddílů a správnost právních vztahů k prostorům se vážících,
• zajištění možnosti tábořit svým oddílům.

 

Hospodářská oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 09 Základy hospodaření, 10 Fundraising

• efektivní využívání dostupných prostředků, péče o majetek,
• hledání nových zdrojů a možností financování činnosti,
• vybavení pro oddíly a jejich činnost,
• součinnost s revizní komisí, řešení jejích závěrů,
• zajištění vedení účetnictví a prokazování skutečností.

Reprezentativní oblast

kapitoly příručky pro vedoucí střediska: 02 Základy organizace, 12 PR - komunikace s veřejností

• zastupování střediska v radě vyšší organizační jednotky (ORJ či KRJ),
• komunikace s ostatními středisky (zejména v rámci okresu),
• spolupráce s rodiči, veřejností a právními subjekty,
• spolupráce s jinými dětskými spolky a organizacemi,
• propagace střediska.

 

Cesty do vedení střediska

Jak se pozná dobrá kandidátka nebo dobrý kandidát na vedoucího střediska? Do této pozice se lidé dostávají z rozdílných důvodů. Zde je několik typických scénářů úspěšné kandidatury na vedoucího střediska:

A. „Já to tedy beru, šéfe“

Zkrátka nebyl někdo jiný, a tak jsi to vzal. Možná se to tak jeví na první pohled, ale on by se určitě někdo našel. Nicméně měl asi menší motivaci, nebo jej nikdo neoslovil, a nebo neměl vztah k lidem, kteří ho oslovili a požádali o to, aby středisko vedl. Každopádně se jiný kandidát nenašel a vedoucím střediska jsi nyní ty.

B. „Pusť mě k tomu“

Tak se to povedlo. Volby skončily a teď konečně přijde změna. Jsi odhodlán se do toho pustit a víš, že ne všichni ti fandí a že to nebude lehké. Hodně toho budeš muset připravit samostatně, ale několik slov povzbuzení od lidí, kteří ti fandí, ti vždy dodá sílu a odvahu.

C. „A jdeme dál“

Už jsi veterán a středisko jsi vedl již v předchozím volebním období. Víš, co tě čeká, ostatní také vědí, co čekat od tebe. Tak trochu tě to i baví. Ve skrytu duše přemýšlíš, zda budeš mít chuť zavést něco nového, nebo raději budeš zlepšovat to, co již funguje.

Uvedený výčet není přesný ani úplný, měla by do něj patřit i možnost D. „Na svou roli jsem se připravoval“. Bohužel je zatím takovýchto kandidátek a kandidátů málo, ale jistě budou přibývat. K tomu by měla sloužit nejen tato příručka, ale i celá oblast vzdělávání hospodářsko-organizačních činovnic a činovníků.
V závislosti na stylu kandidatury a stavu střediska bude mít každý vedoucí jiný výchozí bod. Nicméně nejdůležitějším prvkem je vlastní motivace. Řízení střediska je běh na dlouhou trať. Navíc má sice většina vedoucích středisek předchozí zkušenosti z vedení oddílu, ale ty mohou být někdy i na překážku, neboť k dospělým je potřeba někdy přistupovat jinak než k dětem a dospívajícím v oddíle.

Převzetí střediska

Skončil váš střediskový sněm a jsi nově zvolený vedoucí střediska? Co vše a kde změnit, udělej si seznam ať na něco nezapomeneš:

• Domluv si předání dokumentů a věcí od bývalého vedoucího střediska: zejména se bude jednat o spisovnu, smlouvy a dohody, či další písemnosti střediska (nezapomeň i na přístupy k elektronickým dokumentům); razítka střediska, klíče od kluboven, skladů, základen …
• Zkontroluj, zda bude potřeba změnit sídlo střediska, a to zejména pokud bylo na soukromé adrese. Podrobnosti k tomu najdeš v článku Změna sídla organizační jednotky.
• Zajisti změnu osoby vedoucího střediska jako statutára - ve spolkovém rejstříku, v bance, ve skautISu (úprava rolí na středisku), ale také třeba na webových stránkách střediska.
• Získej přehled v jakém stavu jsou hospodářské věci (vedení účetnictví, správa majetku, termíny dotací, apod.); o této oblasti pojednává samostatná kapitola příručky pro vedoucí střediska - kapitola 09 Základy hospodaření.
• Získej přehled o tom, jak fungují jednotlivé oddíly a jejich výchovná činnost; touto oblastí se podrobně zabývá samostatná kapitola příručky pro vedoucí střediska - kapitola 06 Podpora výchovy.
• Získej přehled i o klubovnách, vybavení, tábořištích, o tom, jak vypadají, kdo je spravuje, co je potřeba zlepšit či doplnit. S řadou problémů ti může pomoci samostatná kapitola příručky pro vedoucí střediska - kapitola 11 Nemovitosti.

Podrobně vše najdeš v metodice Vedoucí střediska po zvolení.

Dobrá středisková rada, plánování a rozdělení práce jsou klíčem k tomu, jak to všechno zvládnout, jak „nevyhořet“ a mít z této činnosti radost. Neměl bys být a nejsi na to sám! Potřebuješ poradit?

• zkus se zeptat svého předchůdce,
• zkus se zeptat ostatních vedoucích středisek a předsedy na okrese či kraji,
• domluv se a zajdi se podívat pro inspiraci na střediskovou radu k jinému středisku,
• podívej se na dalších kapitol Příručky pro vedoucí střediska,
• podívej se na Křižovatku či Facebook (či specializované facebookové skupiny).

 

Je toho hodně? To opravdu je, ale každému novému vedoucímu jednotky přijde po zanesení změny funkce do skautISu osobní e-mail. Takzvaný uvítací balíček, kde jsou veškeré informace znovu shrnuté se všemi důležitými odkazy. Součástí plánování vedoucího střediska by také měl být Kalendář střediskových činností, který si každý může přizpůsobit svým pracovním návykům, pracovat s ním on-line, sdílet jej či používat papírový.

Ukončení funkce

Stejně tak jako se lidé do vedení středisek dostávají různými způsoby, i ukončení funkce může nastat z různých důvodů. Ať už se svou funkcí končí dobrovolně ze svého rozhodnutí, nebo sněm zvolil jiného kandidáta, měl by se odcházející vedoucí střediska postarat o jeho řádné předání svému nástupci. A nejen to, vedoucí střediska by měl o svém případném odchodu přemýšlet dopředu.
Dobrý vedoucí střediska dokáže na konci svého volebního období svou činnost zhodnotit. K tomu se výborně hodí nástroj Hodnocení kvality, skrze který se vedoucímu střediska dostane zpětné vazby od celé střediskové rady a vše nevyjasněné může probrat, z chyb se poučit, a pokud to jde, nastavit procesy do budoucna lépe.
Po zhodnocení má většinou následující tři možnosti. Samozřejmě může znovu kandidovat na střediskovém sněmu a další tři roky vést středisko. Nebo může funkci změnit a věnovat se třeba vedení okresu, zhostit se role výchovného zpravodaje, uspořádat nějakou větší akci, jako jsou krajské závody, nebo cokoli jiného, k čemu má vlohy, co je mu blízké a bude mu dělat radost nebo je jeho prioritou. Důležité je pamatovat na to, že i vedoucí střediska může svou funkci ukončit a vedení střediska předat. Zpravidla to bývá na střediskovém sněmu při volbě nového vedení, ale někdy život přinese situace, kdy vedoucí potřebuje vedení střediska opustit bez ohledu na termín sněmu a věnovat se něčemu jinému (rodině, zaměstnání, ...). V prvé řadě je důležité říci, že je to právo každého vedoucího střediska a není na tom nic špatného, není za co se stydět nebo si co vyčítat. To, co přináší často problémy a negativní emoce, je způsob komunikace a způsob řešení této vzniklé situace.
Když vycházíme ze skautského slibu: "na svou čest, jak dovedu nejlépe" - tak se každý vůdce snaží ze všech svých sil. Tím tedy každému vůdci patří poděkovat za to, co udělal dobrého. A každý vůdce musí přijmout, že udělal i něco špatného. A také často platí, že vůdcovství je těžší předat, než jej přijmout.
V ideálním případě při odchodu vedoucího ze střediska dojde k následujícímu procesu, který lze nazvat UMĚNÍ ODCHÁZET.

1. Každý vedoucí střediska by měl myslet na to, že vedení střediska bude chtít předat. Zní to banálně, ale pravda je, že od samého začátku funkčního období by měl vedoucí střediska začít intenzivně pracovat na hledání a poté „výchově“ svého nástupce, zkrátka přemýšlet nad nástupnictvím. Je vhodné s tímto vytipovaným člověkem o této myšlence začít včas hovořit a vzájemně si průběžně vyjasňovat svá očekávání. Není to jistě jediná cesta, ale bývá pro středisko nejpřínosnější. Středisko se může v klidu rozvíjet kontinuálně, v přátelské atmosféře a tím pádem s plnou podporou všech činovníků. Pokud se středisko rozvíjí skokově, prochází různými převraty a komunikačními krizemi, často dojde k řadě nepříjemných situací i ublížení lidem okolo nás. Snažme se tomu předejít otevřeným a vstřícným přístupem.
2. Předávání věcí je celkově popsáno v přebírání střediska, jen je třeba se na jednotlivé kroky podívat novým pohledem. Odcházející vedoucí by se měl zamyslet nad tím, jak s vedením začínal sám a jak to svému nástupci může ulehčit. U hmotných věcí je samozřejmě dobré vystavit předávací protokol, aby bylo zpětně dohledatelné, kde skončily klíče, razítko atd.
3. Předání kontaktů a know-how. Z těchto osobně získaných benefitů může středisko i nadále těžit. Patří mezi ně informace, s kým komunikovat na radnici, kteří rodiče jsou nám nakloněni, kdo rád pomůže v případě potřeby atd.
4. Mentoring a podpora. Je dobré, aby si odcházející a nastupující vedoucí střediska nechali dostatečně dlouhý čas na vzájemné předání věcí. A pokud je vzájemná komunikace dobrá, může se odcházející vedoucí stát novému vedoucímu i dobrým mentorem, tj. odborníkem, který již tuto funkci vykonával a může předat své zkušenosti a znalosti. Je však nezbytné respektovat nového vedoucího a pomoc formulovat jako nabídku, nikoliv jako nezbytnost – nabídnout podporu a možná i jen možnost vyslechnout problém, neboť už samotné formulování problému často napoví o možnostech jeho řešení.
5. Sebehodnocení. Odcházející vedoucí střediska by neměl opomenout se nad uplynulým obdobím sám zamyslet a s odstupem zhodnotit, co se povedlo, co méně, ale hlavně, co se naučil, a odpovědět si na otázky: Kam nás to může posunout? Můžeme tuto zkušenost zúročit v nějakém projektu? Určitě si tuto zkušenost mohou vedoucí středisek napsat do svého životopisu (inspirujte se životopisy jiných na jobs.skaut.cz).

 

Protože jsem poznal trýzeň žízně, vykopal jsem studnu, aby z ní i jiní mohli pít. E. T. Seton

 

Co z této kapitoly nezapomenout

 

• Vedoucí střediska by neměl být sám na všechny úkoly a povinnosti, které s vedením střediska souvisí. Měl by však mít přehled o tom, jaké úkoly se řeší a kdo je má na starosti.
• Středisko je základní organizační jednotkou Junáka – českého skauta a má vlastní právní osobnost. Jeho hlavním posláním je poskytovat zázemí výchovným jednotkám, tj. oddílům. V čele střediska stojí vedoucí, který je volen střediskovým sněmem na tři roky. Pokud není tato funkce obsazena, nemůže středisko existovat.
• Středisko působí především v následujících oblastech: řídicí, personální, výchovná, provozní, hospodářská a reprezentativní. Úkolem vedoucího střediska je vhodně tyto oblasti obsadit svými spolupracovníky a podporovat je v činnosti, nebo se o některé oblasti sám postarat.
• Vedoucí střediska by měl pravidelně svou činnost hodnotit a podporovat výchovu svých nástupců. Při svém odchodu z pozice vedoucího střediska by měl svého nástupce podpořit, předat mu všechny potřebné materiály i know-how.

 

 

Otázky k zamyšlení

 

1. Co pro mě znamená být střediskovým vůdcem?
2. Co mi středisko dává a co bere? Jaká je moje motivace?
3. Jaké by středisko mělo být, a jaké je to moje?
4. Nejsem na vedení střediska sám? Kdo jsou moji spolupracovníci a jakým oblastem působnosti střediska se věnují?
5. Jak svou činnost ve vedení střediska průběžně hodnotím?
6. Jak uvažuji nad délkou své funkce a nad svým případným odchodem? Jak vychovávám své nástupce?
7. Jak plánuji předání funkce vedoucího střediska? Co by mi samotnému v začátcích nejvíce pomohlo? Co mohu nabídnout svému zástupci?

 

 

Autoři: Pavel Konečný – Flek a Ludmila Hobzová – Lída

Revize: Ondra Dyčka, Jana Jirasová, Josef Boubín

 

(článek byl editován 20. 1. 2021)