09 Základy hospodaření

 Jak mít střediskové finance pod kontrolou

Bez peněz to prostě nejde. Každá činnost s jakýmkoli cílem – ať je to podnikání, projekt, aktivita pro děti, charitativní akce, ale i každá domácnost – potřebuje ekonomické a správní zajištění. U střediska tomu není jinak. A aby to vše fungovalo, je třeba je také dobře spravovat. Tato kapitola se proto věnuje rozpočtu, účetnictví, majetku střediska, inventarizaci a střediskovému hospodářskému týmu.

(článek byl editován 30. 11. 2020)

 

Co vše je hospodaření střediska

Každý střediskový vedoucí vstupuje do své nové funkce s určitou představou, kam středisko směrovat. Uvažuje, co by bylo pro středisko přínosem – např. bylo by fajn zajistit vlastní tábořiště, opravit na klubovně střechu, uspořádat velké setkání apod. Myšlenky a plány bohužel nelze uskutečňovat bez finančního zajištění.

Střediskový vedoucí brzy zjistí, že s jeho novou pozicí je spojena veškerá odpovědnost za hospodaření jemu svěřené jednotky. Vlastně to není zase tak rozdílné. Jako v každé domácnosti i zde je třeba mít dostatek financí, zajistit potřebné nákupy a je důležité průběžně hlídat, zda je ještě za co nakupovat. Důležité je také se o věci řádně starat, aby dlouho a dobře sloužily.

Hospodaření střediska však nespočívá jen v získávání peněz a v jejich “utrácení”. Veškerá agenda kolem finančních prostředků je obsáhlejší a vyžaduje určitý rozsah znalostí. Cílem střediskového vedoucího je, aby středisko fungovalo a hospodařilo v souladu s platnými právními předpisy (a také v souladu s našimi vnitřními předpisy), ale to rozhodně neznamená, že na vše zůstane sám.

 

Vše vychází z našich Stanov, ale jako takový je pro oblast hospodaření základním dokumentem, který celou problematiku hospodaření popisuje, Hospodářský řád a řada předpisů upravujících tuto oblast.

TIP

Pro získání celkového přehledu o tom, o čem vlastně nestátní neziskový sektor je, co obnáší zajištění jeho správného fungování a jaké všechny předpisy se ho dotýkají, vřele doporučujeme následující literaturu:

• STEJSKAL, Jan. Ekonomika neziskové organizace. 2. vydání. Praha: Junák - svaz skautů a skautek ČR, Tiskové a distribuční centrum, 2014.
• DOBROZEMSKÝ Václav a Jan STEJSKAL. Nevýdělečné organizace v teorii. 2., aktualizované vydání. Praha: Wolters Kluwer, 2016.
• PELIKÁNOVÁ, Anna. Účetnictví, daně a financování pro nestátní neziskovky. 3., aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2018.

 

Sestavení hospodářského týmu

Střediskový vedoucí nese hlavní zodpovědnost za plnění všech povinností souvisejících s hospodařením, to ale neznamená, že je vždy musí plnit on sám. Každé středisko by mělo mít svůj hospodářský tým, který se bude o jednotlivé agendy v rámci hospodaření střediska starat. Rozdělení agend (úkolů) může být trošku jiné dle velikosti střediska, činnosti střediska, “dostupných” činovníků, …

To co vám v plynulém zajišťování oblasti hospodaření může také pomoci je vytvoření si společných pravidel ve středisku. Mít například nastavený proces, kdo a jaké doklady může nosit k proplacení; a komu je vlastně nosí (oběh účetních dokladů); tento proces mít napojený na plán střediska (rozpočet). Pokud tyto pravidla budete mít i někde sepsaná, určitě to pomůže v rychlejším zorientování, např. když přijde do střediska někdo nový. Netvořte však pravidla pro pravidla! Myslete na stručnost, srozumitelnost, praktičnost, praxi a věcnost. Žádné vaše pravidlo nesmí být v rozporu s vyššími vnitřními předpisy organizace či legislativou ČR. Zkušení hospodáři se do tvorby pravidel, případně návodů pro činovníky střediska pustí jistě rádi sami; méně zkušení mohou čerpat ze zkušeností z okolních středisek nebo s jejich tvorbou může pomoci okres/kraj.

Aktuální informace z oblasti hospodaření mohou činovníci dostávat v podobě Hospodářských střípků či Revizních střípků. V případě dotazů se můžete obracet na e-mail ekonomicke@skaut.cz a pro sdílení dobré praxe můžeš jít do facebookové skupiny Hospodaření pro skauty.

TIP

Jak může hospodářský tým vypadat? Příklady rozdělení hospodaření střediska na jednotlivé agendy:

• pokladník = stará se o hotovostní operace střediska; středisko může mít i více pokladníků (pokladník střediska, pokladník pro jednotlivé oddíly, pokladník velkých akcí/táborů, …);
• bankéř = stará se o bezhotovostní operace střediska (bankovní převody); spravuje a platí došlé faktury; případně i vydává faktury za středisko;
• hospodář = stará se o finanční plánování a plnění rozpočtu střediska; hlídá čerpání dotací a jejich finančního vyúčtování; vypracovává zprávu o ročním hospodaření střediska; koordinuje tým starající se o hospodaření střediska;
• správce = pečuje o majetek střediska a navrhuje jeho obnovu či doplnění; středisko může mít i více správců (např. správce pro každý oddíl, správce tábořiště, správce základny, správci dle místa uskladnění majetku, …);
• fundraiser = získává dodatečné zdroje pro středisko (dary, dotace, spolupráci);
• účetní = zaúčtovává doklady střediska; připravuje účetní výkazy střediska (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, přílohu k účetní závěrce; pro jednoduché účetnictví - přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích); zpracovává daňové přiznání (v případě, že středisko má povinnost daňové přiznání podávat; s daňovým poradcem máte možnost prodloužení termínu jeho odevzdání).

Může docházet k různé kombinaci či slučování jednotlivých agend na úrovni střediska. Případně lze některé agendy zajistit i smluvně (například externí účetní). Při smluvním zajištění si dejte pozor na to, že opravdu půjde o odborníky se specializací na nestátní neziskové organizace!

 

Vše by mělo začínat plánem - rozpočet

Pro sestavení plánu financí, jejich sledování a následného vyhodnocování využívá středisko rozpočet. Rozpočet střediska je finančním obrazem činnosti střediska v následujícím roce. Dává nám odpověď na dvě základní otázky: Kolik peněz budeme potřebovat na svoji činnost? Z jakých zdrojů je získáme? Ideální je tedy mít plán činnosti na nadcházející rok a spolu s ním sestavit finanční plán na tento rok. Plánování činnosti střediska by mělo zohledňovat nejen roční výhled ale i výhled dlouhodobý.

Příprava rozpočtu na další rok by měla začít v předstihu, zhruba jeden až dva měsíce před koncem roku. První zamyšlení nad rozpočtem pravděpodobně proběhne v době, kdy budete stanovovat členské příspěvky. Pracovní návrh může připravit hospodář (či pracovní skupina) podle aktuálních potřeb střediska a oddílů a podle dlouhodobého plánu (např. spoření na tábořiště). Pro tvorbu je nezbytné mít od vedení střediska i oddílů podklady. Výslednou podobu rozpočtu dotváří a schvaluje středisková rada. Před předložením rozpočtu ke schválení je vhodné vypracovat i komentáře k jednotlivým položkám. Tyto informace by měly být k dispozici před koncem roku. Na rozpočet jsou většinou navázány zdroje, jako například dotace MŠMT, proto se rozpočet sestavuje obvykle na období kalendářního roku, který je shodný s účetním i daňovým rokem, nikoli na školní/skautský rok. Při tvorbě rozpočtu vám může pomoci podrobná metodika.

Jak bylo uvedeno, rozpočet vzniká po sestavení plánu na další rok. Oddíly si řeknou, co potřebují: například se domluví na zimním táboře či plánují střediskové setkání s bývalými členy apod. Pokud víte, kdo kterou akci povede, můžete k rozpočtové kapitole přidat i odpovědného činovníka.

Rozpočet by ale neměl být na programu jen jednou ročně, měl by být pravidelně kontrolován a porovnáván se skutečnými výdaji a měnícími se plány. Může se stát, že rozpočet budete třeba měnit: když vám změní nájem; bude nutné neplánovat větší opravu; nezískáte dotaci či ji získáte v nižší než plánované výši; přijdou neplánované události … V takovém případě je potřeba na tyto změny reagovat, změnit rozpočet. Sledujte a zajímejte se, jak o příjmovou stránku rozpočtu - hledejte nové zdroje; tak i o výdajovou stránku - položte si otázku: nemůžeme někde ušetřit?

Ukázka konkrétního rozpočtu střediska, akce

Mysli na to, že by si středisko mělo také vytvářet rezervu pro případ, že by mu náhle vypadl nějaký zdroj peněz. Můžete tak v rozpočtu plánovat například rezervu v řádu 10 procent, které ušetříte do dalších let. Rezervu se hodí mít dlouhodobou (střádáte na horší časy), ale i na konkrétní rok, pokud máte například některý zdroj nejistý.

Finančními zdroji střediska mohou být:

1. Vlastní zdroje:

1. Především členské příspěvky, jejichž výběr je zakotven ve stanovách Junáka - českého skauta. Výše členských příspěvků se schvaluje na každý rok samostatně.
2. Pro střediska jsou významnou položkou v příjmech účastnické poplatky členů za akce (tábory, výpravy).
3. Výnosy z vlastní činnosti (pronájmy, školení).

2. Cizí zdroje (zejména půjčky, a to od banky, Skautské nadace, ústředí, jiné jednotky atp.).
3. Finance získané fundraisingovou činností:

1. Pravidelné dotace (investiční a neinvestiční) MŠMT, získávané a přerozdělované z ústředí Junáka,
2. Dotace měst, obcí, krajů, místních akčních skupin (MAS),
3. Dotace ze zdrojů EU a jejich struktur, např. i Visegradský fond, Erasmus +, Norské fondy atp.
4. Dary od firem nebo od fyzických osob (dary rodičů, přátel skautingu atp.),

 

Třetí zdroj získávání financí je velmi důležitý hlavně v případě plánu střediska uskutečnit větší investiční záměr nebo akci (skautské závody, mezinárodní, národní setkání skautů atp.). Jedná se pro skauting o poměrně novou formu získávání finančních zdrojů, ale je třeba si uvědomit, že může být do budoucna zásadní (např. při snížení dotace MŠMT) a je třeba se s problematikou fundraisingu seznámit a začít se jí věnovat. Více informací najdeš v metodice Finanční zdroje, podrobně se zdroji pro činnost střediska a jejich získávání zabývá také samostatná kapitola příručky pro vedoucí střediska - kapitola 10 Fundraising. O novinkách z této oblasti se dozvíš také v facebookové skupině Zdroje pro skauty.

Rozdíl mezi darem a reklamou Dar = je bezúplatné nabytí bez jakéhokoliv protiplnění (jednostranný právní úkon); dárce může být jak fyzická, tak právnická osoba. Darovat lze jak peníze, službu tak i věc. Dárce, který obdarovává středisko si může tento dar odečíst od základu daně z příjmu právnických osob. Dar je pro středisko příjmem, který je osvobozen od daně z příjmu právnických osob. Více o darech a jejich účetních souvislostech v metodickém listu Dary, darovací smlouvy a všechno kolem. Sponzoring/Reklama = dvoustranný právní úkon s protiplněním; jedna strana se zaváže, že dá peníze (či nějakou jinou věc/službu), když ta druhá strana udělá to, co se domluví (bude nosit na akcích trička daného podnikatele – tj. budou tedy dělat reklamu); z toho vyplývá, že sponzoring není nic jiného, než forma reklamy, resp. nějaké jiné protislužby; pro středisko jsou tyto příjmy zařazeny do doplňkové činnosti, a jsou předmětem daně z příjmů právnických osob; u druhé strany (firmy) se jedná o výdaj na reklamu, který daňově uznatelným nákladem. Tedy nic jako sponzorský dar neexistuje! Pro účetnictví střediska není rozhodující název smlouvy, ale obsah ujednání! Nebojte se tuto oblast ještě před přijetím peněz, konečnou podobou domluvy, konzultovat s odborníky. pro doplnění ještě uvádíme vymezení Dotace/Grant = je účelový příspěvek; středisko ji/jej může obdržet například od obce, kraje nebo nadace; při jeho využití a vyúčtování se řídí dotační smlouvou; speciální postavení v našich zdrojích mají dotace od MŠMT, které koordinuje ústředí Junáka (jejich čerpání se řídí příslušnými směrnicemi a konkrétním rozhodnutím, které středisko obdrží). Více o těchto prostředcích a jejich zaúčtování v metodickém listu Účtování o prostředcích na podporu činnosti.

  

Správa finančních prostředků a stanovení odpovědnosti

Střediskový vedoucí přebírá se svojí funkcí i hmotnou odpovědnost za finanční prostředky střediska. Jedná se o finanční hotovost a možnost nakládat s penězi na bankovním účtu střediska – tzv. disponibilní práva.

Není cílem a ani v silách střediskového vedoucího zajišťovat veškeré finanční toky pro středisko sám. Při převzetí disponibilních práv k bankovnímu účtu střediska z titulu funkce statutárního orgánu může přidělit dispoziční práva další osobě. Tato osoba bude oprávněna provádět úhrady, vyzvednout hotovost, sledovat pohyby na bankovním účtu. Moderní elektronické bankovnictví také umožňuje i práva náhledů (může se hodit hospodářům velkých akcí) či další nastavení - více o bankovních účtech a jak s nimi pracovat v článku na Křižovatce.

Střediskový vedoucí dále pověřuje osobu (osoby) na základě podepsané hmotné odpovědnosti při správě hotovosti. Jedná se o pozici střediskového pokladníka a pokladníků táborů či větších akcí. Tito pokladníci mají na starosti výběry hotovosti od členů a proplácení drobných výdajů. Pokladníci u proplácených výdajů kontrolují správnost a úplnost prvotních dokladů. Svoji činnost zachycují v pokladních knihách, které jsou po uzavření předány ke zpracování do účetnictví. Na skautské Křižovatce najdete podrobné metodiky na téma:

• Pokladna
• Doklady
• Cestovní náhrady a
• Směrnici k proplácení telekomunikačních poplatků

Vedení hospodaření samostatných akcí

Jednotlivé akce mají (mohou mít) svého pokladníka. Ve většině případů bude tento člověk pro danou akci zajišťovat nejen správu finančních prostředků, ale bude zodpovědný i za celkové vyúčtování akce.

Dokumentace akce

Dá se očekávat, že jiný rozsah bude mít dokumentace jednodenního výletu, vícedenní výpravy, okresních závodů či střediskového tábora. Jednotlivá vyúčtování akcí se předávají osobě odpovědné za zpracování účetnictví střediska a ta je pak zanese do střediskového účetnictví.

TIP

Na základě potřeby systematizovat vyúčtování víkendových výprav a tím minimalizovat počty chyb a nejasností s tím spojených vznikl v roce 2009 dobrovolnický projekt Skautské hospodaření (někdy naleznete také pod označením h.skauting). Od té doby je průběžně rozšiřován podle možností a potřeby. Systém je napojen na skautIS, díky čemuž se může přihlášený uživatel dostat k akcím, členům své jednotky i všem účastníkům dané akce a dále s nimi pracovat. V současné době (rok 2020) má moduly pro: Akce, speciálně Tábory, tvorbu Cestovních příkazů (Cesťáků) a pro Platby (evidence poplatků a to jak na akce, tak třeba i pro registrační poplatky). Tento systém neslouží pro vedení účetnictví střediska!

Zkušenosti či problémy můžete sdílet ve facebookové skupině Skautské hospodaření online

Vedení účetnictví

Všechna střediska (a i jiné organizační jednotky) Junáka - českého skauta mají právní osobnost. Je tedy na ně nahlíženo jako na právnickou osobu. Na každou právnickou osobu se sídlem na území České republiky se vztahuje zákon o účetnictví, který definuje povinnost vést účetnictví – je tedy účetní jednotkou.

I za vedení účetnictví odpovídá vedoucí střediska. Není podmínkou, že každý vedoucí střediska musí být schopen vést účetnictví. Je ale pravda, že by měl mít povědomost o této problematice. Vedení účetnictví může pro středisko zpracovávat dobrovolník či je možné uzavřít smlouvu s profesionální účetní či účetní společností. Jak bylo řečeno v úvodu, mějte na paměti, že každý, kdo umí zpracovávat účetnictví podnikajícím subjektům, nemusí ovládat specifika účetnictví spolků, jako je naše středisko.

V této příručce není prostor rozpracovávat oblast vedení účetnictví do detailu a ani to nebylo záměrem. Nastíníme zde jen hlavní oblasti dotýkající se účetnictví s odkazy na právní předpisy a vnitřní předpisy naší organizace, které celou problematiku řeší detailněji.

Právní předpisy upravující vedení účetnictví pro nestátní neziskové organizace:

• zákon 563/1991 Sb. o účetnictví,
• vyhláška 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, u kterých není hlavním předmětem činnosti podnikání,
• České účetní standardy pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání 401 – 411,
• vyhláška 325/2015 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které vedou jednoduché účetnictví.

TIP

Přístupnějším zdrojem informací o vedení účetnictví může být pro vedoucího střediska (a nejen pro něj) odborná literatura, například:

• STEJSKAL, Jan. Účetnictví pro organizační jednotky Junáka. Praha: Junák - svaz skautů a skautek ČR, 2004.
• STEJSKAL, Jan. Jednoduché účetnictví pro občanská sdružení. Praha: Tiskové a distribuční centrum, 2008.
• DOBROZEMSKÝ Václav a Jan STEJSKAL. Nevýdělečné organizace v praxi. 2., aktualizované vydání. Praha: Wolters Kluwer, 2017.
• PELIKÁNOVÁ, Anna. Sbírka souvztažností pro nestátní neziskovky. Praha: Grada Publishing, 2017.

Informace je možné získat prostřednictvím kurzů a seminářů. Lze využít jistě vzdělávání v rámci skautského hnutí, ale i mimo něj. 

Legislativní změny v posledních letech umožňují účetním jednotkám za splnění určitých kritérií volbu, jaký druh účetnictví povedou a v jakém rozsahu. Tato volba není ani nikterak omezena vnitřními předpisy Junáka - českého skauta a je tedy na rozhodnutí každé jednotky. Volbu ovlivňuje především skutečnost, jaký druh účetnictví jednotka doposud vede, znalosti a dovednosti osoby odpovědné za vedení účetnictví a velikost střediska a majetku. Než se rozhodnete pro změnu druhu účetnictví, doporučujeme konzultaci s profesionálním účetním či pracovníky ústředí, které můžete kontaktovat na adrese hospodareni@skaut.cz.

Jednotky si mohou vybrat mezi následujícími typy účetnictví:

1. Jednoduchým účetnictvím

Řídí se zákonem 563/1991 Sb., o účetnictví. § 1f stanoví výčet kritérií, která jednotka musí splňovat. Předmětem jednoduchého účetnictví jsou výdaje a příjmy, majetek a závazky.

2. Účetnictvím (dříve nazývaným podvojným)

Řídí se zákonem 563/1991 Sb., o účetnictví. § 1b specifikuje kategorii účetní jednotky a s tím následně související rozsah zpracovávaného účetnictví. Účetní jednotky účtují podvojnými zápisy o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a výsledku hospodaření.

 

Oba druhy vedení účetnictví mají spoustu společných znaků a povinností. U obou se provádí v rámci ukončování roku inventarizace (která bude blíže rozpracovaná v závěrečné části této kapitoly).

Výsledkem uzavření roku u jednoduchého účetnictví jsou sestavené přehledy o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích. Výsledkem uzavření roku u účetnictví je sestavení účetní závěrky. Účetní závěrka se skládá z rozvahy, výkazu zisky a ztráty, přílohy k účetní závěrce. Pomohou nám metodiky: Účetní závěrka, Přehledy v jednoduchém účetnictví a Výkazy a čtení výkazů.

 

Dle nových legislativních změn posledních let jsou i naše organizační jednotky povinny zveřejňovat účetní závěrku a přehledy do veřejné sbírky listin. Údaje se vyplňují po uzavření účetního roku do hospodářského výkazu ve skautISu (do 15. 4., pokud středisko má odložený termín, využívá daňového poradce, tak do 15. 7.). Do skautISu se zároveň nahrává i soubor ke zveřejnění, jehož zajišťuje kancelář ústředí.

Informování o hospodaření střediska

Hospodářský řád středisku ukládá povinnost sestavit zprávu o hospodaření (do 6 měsíců po ukončení roku, tj. do 30. 6.). Jedná se o vyhodnocení plnění střediskového rozpočtu. Zpráva je zdrojem informací pro střediskovou radu i členy střediska o tom, jak středisko hospodařilo v uplynulém období. Přesná forma není stanovena. Doporučený obsah a rozsah zprávy o hospodaření popisuje metodika.

O tom, jak ve středisku hospodaříme, je dobré informovat i naše donátory a veřejnost obecně. Obraz fungujícího střediska se nejlépe odráží na vědomí a podpoře okolí střediska. Když má středisko dobré jméno v místě svého působení, lidé o něm vědí a podporují ho i finančně. Vyplatí se proto mít své finanční záležitosti transparentní. K prezentaci hospodaření střediska na veřejnost je vhodná výroční zpráva, o které se více dočtete v samostatné kapitole příručky pro vedoucí střediska - kapitola 12 PR – komunikace s veřejností.

Úschova účetních dokladů

Účetní doklady jsou řádně archivovány po dobu stanovenou zákonem, jež je pro běžné účetní doklady 5 let, pro účetní závěrky a výroční zprávy 10 let, pro mzdové listy 30 let. Zároveň je nutné vzít v úvahu také zákon o rozpočtových pravidlech vyplývající ze smluv o čerpání finančních prostředků z dotací a fondů, případně vyplývající ze smluv o čerpání prostředků. Více v metodice o archivaci účetních záznamů.

Účetní program

Jen menší část středisek využívá služeb profesionála v oblasti zpracování účetnictví. Větší část se snaží tuto oblast zpracovávat v rámci dobrovolnické činnosti. Osoba, kterou vedoucí střediska pověřil zpracováním účetnictví, bude pátrat po nějakém softwaru, ve kterém bude moci tuto agendu zpracovávat.

Naše organizace v tuto chvíli nezajišťuje jednotkám jednotný účetní program. Jednoduché účetnictví je možno vést pomocí excelových tabulek, ale účetnictví (podvojné) potřebuje účetní program. Nabídka společností produkujících účetní programy se stále vyvíjí a podmínky pro využívání verzí zdarma také. Proto je třeba při výběru účetního programu zvážit aktuální nabídky, níže uvádíme některé softwary s kterými mají naše jednotky zkušenosti:

Účetní systém ESO

ČRDM a společnost Skeleton Software připravily on-line účetní systém ESO, který lze využít pro jednoduché i (podvojné) účetnictví. Systém je zároveň napojený na skautIS a umí si z něho nahrát data o jednotkách i členech. Více naleznete na Křižovatce ON-LINE ÚČETNICTVÍ ESO nebo ve facebookové skupině Skeleton ESO.

Komerční Účetní systémy

Money S3 (odspolečnosti CÍGLER SOFTWARE, a. s.) nabízí i Start verzi programu zdarma v rozsahu 500 účetních operací (pro začátek dostačující rozsah pro malou skautskou účetní jednotku). V případě potřeby je poté možné dokoupit placenou licenci a data se v systému jednoduše převedou. Mezi další komerční účetní systémy patří například Pohoda (od společnosti STROMWARE, s.r.o.), ta však již vyžaduje od základu placenou licenci. Další tipy na účetní software případně čerpejte u okolních středisek.

POZOR! Část organizačních jednotek využívá účetní program WINDUO. Tento účetní program není kompatibilní s novými 64bitovými operačními systémy, proto ho nelze spustit na novějších počítačích.

Plnění daňových povinností

Daňové povinnosti se nevyhýbají ani spolkům a v budoucnu tomu nebude jinak. Daňové problematice se blíže věnují jednotlivé metodické listy: Daně a Daňové přiznání. 

 POZNÁMKA: Daň z nabytí nemovitých věcí byla zrušena v roce 2020.

 

Péče o majetek střediska

Tak jako střediskový vedoucí přebírá odpovědnost za finanční majetek střediska, přebírá odpovědnost i za hmotný majetek střediska. V tomto případě opět platí, že je možné touto odpovědností písemně pověřit další osobu či osoby. Odpovědná osoba dohlíží, aby s majetkem střediska bylo nakládáno účelně a hospodárně a v souladu s posláním našeho hnutí. Nezapomeňte i na pojištění svého majetku.

Objem majetku může být dle velikosti střediska velmi rozdílný. U některého střediska bude majetek uložen v jedné místnosti a bude to v podstatě jen táborové vybavení. Jiné středisko může vlastnit několik kluboven, tábořišť či základen. I zde je k dispozici Směrnice k majetku a několik metodik: Majetek nejen z účetního pohledu, Nájmy a vše kolem nich; pro podrobnější informace ohledně vašich budov a pozemků nahlédni do samostatné kapitoly 11 Nemovitosti na středisku.

Ke správné péči o majetek střediska neodmyslitelně patří provádění každoročních inventur. Jedná se o kontroly stavu majetku střediska. Celý proces se nazývá nazývá inventarizací (porovnání skutečnosti vs. stav zachycený v účetnictví a operativní evidenci) a je plně v kompetenci vedoucího střediska. Vedoucí střediska písemně nařídí provedení inventarizace – je uveden její časový harmonogram, rozsah a především ustanovení členů inventarizační komise. Inventarizační komise má nejméně dva členy. Předsedou komise nesmí být statutární orgán, hospodář či jiný činovník pověřený správou kontrolovaného majetku. Inventarizaci podléhá, jak majetek hmotné povahy vedený v operativní evidenci/účetnictví, tak i veškerý majetek finanční a také kontrole podléhají i veškeré pohledávky a závazky střediska. S výsledky inventarizace je seznámena středisková rada. V její kompetenci je pak rozhodnutí, jak postupovat v případě nesrovnalostí či na základě doporučení inventarizační komise rozhodnutí o úpravě rozpočtu střediska (zjištění nutnosti obnovy vybavení či provedení nutných oprav) nebo vyřazení určitého majetku z evidence střediska.

Jak správně postupovat při celém procesu inventarizace popisuje Směrnice k inventarizaci a metodika k ní.

Příklady výsledků inventarizace

• Stav inventur odpovídá účetní evidenci.
• Při porovnání soupisu inventury ve skladu táborového vybavení chybí 2 ks kotlíku oproti účetní evidenci. Do účetní evidence nebyl předán vyřazovací protokol na tyto kotlíky, které byly zničené na táboře světlušek.
• Doporučení z inventury vybavení uloženého na tábořišti: zajistit v následujícím roce obnovu stanových podsad minimálně v počtu 20 ks.
• Při kontrole vybavení základy bylo zjištěno poškození okapů: toto poškození bude nutné v následujících dvou letech opravit.

 

Kontrolní dohled

U každé činnosti je důležité myslet na heslo „důvěřuj, ale prověřuj“. V oblasti hospodaření to platí dvojnásob. Každý se snažíme dělat vše nejlépe, ale i tak se můžeme dopustit chyby. Například je lepší si chybu ve vyúčtování dotace najít při vlastní kontrole, než když chybu ve vyúčtování dotací odhalí kontrola po třech letech.

Vzhledem k tomu, že naše hnutí hodně využívá externích zdrojů, které podléhají následnému vyúčtování, jsou vypracovány vnitřní kontrolní mechanismy. Ty jsou dány Revizním řádem a popsány metodikou Kontrola hospodaření.

Orgánem interní kontrolní činnosti je revizní komise. Revizní komise je orgán povinně volený sněmem jednotky. To znamená, že sněm do těchto lidí vkládá důvěru, že jednotce pomůže dostát všem závazným předpisům. Často je revizní komise spojována s kontrolou účetnictví, to však je jen zlomek její kontrolní činnosti.

Méně příjemná situace nastává, když je středisko vystaveno kontrole externí. Tyto kontroly přicházejí ze strany finančních úřadů či ze strany poskytovatelů finančních prostředků, jako jsou obce, kraje či Ministerstvo školství mládeže a tělovýchovy, evropské kontrolní úřady (při poskytnutí dotace z těchto nadnárodních zdrojů).

Externí kontroly jsou zaměřené zejména na soulad využití poskytnutých dotací a grantů se zákony, pravidly poskytovatele a předloženým projektem či žádostí. Podle typu kontroly mohou kontrolní orgány postupovat buď podle daňového řádu (zákon 280/2009 Sb.), nebo zákona o finanční kontrole ve veřejné správě (320/2001 Sb.).

Dopady externí kontroly mohou být velmi zásadní. Doporučujeme, aby organizační jednotka, která je kontrolována, o prováděné kontrole informovala svou nadřízenou jednotku a případně i kancelář ústředí, které mohou případně poskytnout odbornou radu nebo pomoc.

 

Co z této kapitoly nezapomenout

• Hlavní odpovědnost za oblast hospodaření střediska nese vedoucí střediska, a to i když jednotlivé činnosti vykonávají jím jmenovaní činovníci (hospodář, pokladník, správce základny, apod.).
• Hospodaření střediska se řídí Hospodářským řádem a českou legislativou. A i středisko si může vytvořit své návody, pravidla, kterými je pak jeho činnost vázaná.
• Vše by mělo začínat plánem. Důležité pro středisko nejen sestavení rozpočtu, ale i jeho sledování, případná revize v průběhu roku, a následné vyhodnocení.
• Středisko je povinné vést účetnictví. Vzhledem ke své činnosti může být také středisko povinné plnit daňové povinnosti (tyto povinnosti doporučujeme konzultovat s odborníky; příklady povinností střediska: podávání daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob, placení daně z nemovitostí, ...).
• Středisko každoročně sestavuje zprávu o hospodaření a prostřednictvím skautISu zveřejňuje účetní závěrku, popř. přehledy ve sbírce listin spolkového rejstříku.
• Vnitřní kontrolou střediska je pověřena revizní komise, která je volena sněmem střediska.

 

Otázky k zamyšlení:

1. Jak vypadá hospodářský tým našeho střediska? Jak je efektivní jeho spolupráce? Máme někde sepsaná pravidla, kterými se v oblasti hospodaření na středisku řídíme?
2. Jak stanovujeme a schvalujeme rozpočet našeho střediska? Reflektuje rozpočet plány výchovných jednotek (oddílů), dlouhodobý plán nákladů, finanční možnosti střediska či výsledky inventarizace? Vracíme se k rozpočtu během roku?
3. Máme dlouhodobý finanční plán? Pokud ano: Kdo jej vytvořil a kdy? Kdo všechno o něm ví? Jak vypadá a jak jej aktualizujeme?
4. Jak středisko získává finance pro zajištění své činnosti? Jaké zdroje využíváme?
5. Jak spolupracujeme s revizní komisí? Jak vypadá její činnost? Daří se nám učit z chyb, na které nás komise upozorní?

 

 

Autorky: Blanka Radová – Blaník, Hana Bejčková – Karamela, Marie Svobodová – Majka a Marie Konečná – Maňule

 

revize článku Jana Godarová - Ellie a Markéta Olišarová - Jóňa

(článek byl editován 30. 11. 2020)