04 Základy řízení

Tvořit a řídit spokojený tým

Úmorně dlouhé jednání střediskové rady, rozpačité chvíle, když hledáte, kdo se ujme nového úkolu, a všechny ruce jsou dole, zoufalství při vyhodnocování úkolů, kdy většina zůstala nesplněna… Mnozí to známe z vlastní zkušenosti. Tušíme, že tudy cesta nevede. Kudy na to jinak a lépe, nabízí následující kapitola, ale pozor, jednoduché to nebude!

(článek byl editován 30. 9. 2020)

Složení střediskové rady

Vedoucí střediska může většinu věcí na středisku dělat sám, nebo může mít celý tým lidí, kteří mu s tím pomohou – střediskovou radu. Vedení týmu, tj. plánování, rozdělení práce, rozhodování a kontrolu, může mít na starosti on sám, naopak jednotlivé dílčí činnosti zvládnou členové týmu, středisková rada.

Kdo je členem střediskové rady?

• vedoucí střediska,
• zástupce vedoucího střediska,
• vedoucí oddílů,
• volení členové a členky střediskové rady.

Vedoucí střediska zpravidla řídí zasedání střediskové rady, úkoluje jednotlivé členy, udržuje směrování střediska ke stanovené vizi a cílům. Tato vize by měla být sdílená, protože pokud by se odlišovala, nemusí být členy střediska přijata a vedení a fungování střediska zřejmě nebude  úspěšné.                       

Zástupce vedoucího střediska je pravou rukou vedoucího (je s ním volen ve dvojici), měl by se podílet na všech zásadních rozhodnutích (je vhodné, když zásadní témata probere před jednáním v radě vedoucí střediska se svým zástupcem), měl by vedoucímu pomáhat při řízení rady a měl by být kdykoliv schopen vedoucího plně zastoupit (z pohledu právního jednání není rozhodné, zda jedná vedoucí střediska, nebo jeho zástupce). Samozřejmě si můžou s vedoucím mezi sebe agendu řízení střediska rozdělit tak, aby jim to vyhovovalo. Zároveň je možné, aby měl vedoucí střediska zástupce dva.

Vedoucí oddílů tvoří základ střediskové rady, a kromě zastupování zájmů jednotlivých výchovných jednotek by se měli podílet i na realizování vize celého střediska. Nefungující středisko způsobuje komplikace činnosti oddílů, zejména problémy s účtováním, neschopnost využít dotací a jiných forem financování činnosti, nemožnost sdílení zkušeností mezi oddíly, nedůvěru při přestupech dětí mezi oddíly, drobení materiálu a vybavení atd. Středisková rada rozhoduje o věcech, které jsou pro oddíl důležité – schvaluje tábory, určuje roční rozpočet apod. Úkolem vedoucího střediska je motivovat vedoucí oddílů a zajistit, aby práce ve střediskové radě pro ně byla pozitivním zážitkem, zkušeností, jak je možné spolupracovat v rámci hierarchického uspořádání Junáka – českého skauta.

Funkce vedoucího je povinná pro každou výchovnou jednotku, má hlasovací právo a získává se jmenováním vedoucího střediska. Vedoucí oddílů jsou ve střediskové radě zastupitelní svými zástupci (vč. hlasovacího práva).

Volení členové střediskové rady se účastní kolektivního rozhodování o záležitostech střediska, které spadají do pravomocí rady – laicky řečeno mohou na střediskových radách hlasovat. Obsazení funkce je dobrovolné, může to tedy být každý ve středisku, kdo se chce zapojit do činnosti střediska. Není podstatné, jestli má nějakou konkrétní funkci, ale spíše jaké má zkušenosti, co do střediska přináší, čím může pomoci, jakou odpovědnost na sebe chce a může převzít. O počtu volených členů ve střediskové radě rozhoduje střediskový sněm. Počet volených členů se doporučuje zachovat na přiměřeném množství, není vhodné, aby překračoval počet vedoucích oddílů a vůbec se nedoporučuje občasná praxe, že jsou do role člena střediskové rady formálně nebo jen na základě neformální dohody automaticky ustaveni všichni dospělí nad 18 let. Taková rada může být zkostnatělá, neschopná konstruktivního a efektivního jednání a způsobovat frustraci osob ve vedení oddílů.

Zpravodaje jmenuje vedoucí střediska se souhlasem střediskové rady (odvolávat může samostatně). Zpravodajové se účastní střediskových rad s hlasem poradním (tedy nehlasují, pakliže zároveň nezastávají jinou funkci, která jim to umožňuje – například volený člen střediskové rady) a pomáhají s řízením střediska. Příloha organizačního řádu zná množství zpravodajských funkcí (např. hospodářský zpravodaj, mediální zpravodaj, výchovný zpravodaj apod.). Je však nutno podotknout, že nejde o vyčerpávající výčet. Vedoucí střediska může jmenovat tolik zpravodajů, kolik pokládá za vhodné, a náplň jejich činnosti závisí na jeho rozhodnutí, respektive na vzájemné domluvě. Zpravodaje si můžeme představit jako „střediskové ministry“, kteří odpovídají vedoucímu střediska za svůj „resort“. Asi nejčastějšími zpravodaji ve většině středisek jsou hospodářský zpravodaj, který spravuje střediskové finance, výchovný zpravodaj koordinující výchovnou činnost napříč oddíly střediska, organizační zpravodaj či tajemník pro záležitosti skautISu a registrace atd.

Stále platí, že vedoucí střediska musí zajistit plnění veškerých povinností, které má jeho jednotka vůči samosprávě, státním orgánům či organizaci, odpovídá za řádné hospodaření střediska. K tomu, aby to vše zvládl, potřebuje spolupracovníky, které pověří jednotlivými agendami. Jeho úkolem je najít dostatek takových spolupracovníků. Sám se pak může soustředit na reprezentaci, zajišťování personálních, finančních a dalších zdrojů, rozvoj kontaktů apod.

Nestačí přemýšlet nad střediskovou radou jen jako nad skupinou lidí s funkcemi, vždy je potřeba za funkcí vidět konkrétní osobu s jejím charakterem, přednostmi i slabými stránkami. Pokud obsadíme funkci někým, kdo ji vlastně vykonávat nechce anebo na ni není ten správný „typ“, moc si nepomůžeme. Proto je vhodné vnímat v rámci střediskové rady nejen funkce, ale také týmové role (inspiraci můžete nalézt třeba u Belbinovy teorie týmových rolí) a motivace těch druhých.

Při hledání lidí do týmu (střediskové rady) by měl mít vedoucí střediska jasno, co konkrétně potřebuje zajistit (jakou činnost, funkci, akci), kolik to zájemci zabere času, co naopak může nabídnout (benefity, proplacení cesťáků, informace, klubovnu, ...) apod. Měl by si vytipovat vhodné kandidáty, ale zároveň dát prostor i případným zájemcům, kteří by se sami mohli přihlásit, protože je zrovna tato činnost zajímá, třebaže se zatím v dané problematice tolik neorientují. Mnohem užitečnější je mít méně zkušeného člověka, který má o činnost zájem a je ochotný se učit, než špičkového odborníka, který dělá věci z donucení a s nechutí, protože už třeba zastává jiné náročné funkce a je přetížený. V jakých vodách hledat „nové lidi“ a jak se o ně starat, více popisujeme v samostatné kapitole příručky pro vedoucího střediska - kapitola 5 Personalistika.

Naprostou nezbytností je pak se členy střediskové rady skutečně pracovat, mít zájem o jejich práci, oceňovat a podporovat je. Lidé, kteří chtějí dělat ve středisku něco navíc, nerostou na stromech a vedoucí o ně musí pečovat, musí být leaderem, se kterým budou rádi a efektivně spolupracovat.

Řízení střediskové rady a porad

Jak často by se střediskové rady měly scházet? Jak je připravovat? Co tam řešit? A co pak s výstupy a se zápisem? O vedení porad existuje spousty materiálů a rozhodně se nemusíme omezovat jen na ty skautské. Stačí do Google zadat „vedení porad“. 

Interval rad

Obvyklý interval střediskových rad je jednou měsíčně. Určitě existuje mnoho situací, kdy může být lepší mít je častěji, nicméně zde je několik důvodů, proč má měsíční opakování smysl:

• Je čas vše připravit – je prostor sesbírat informace (z okresní rady, z balíčku, od oddílů, z dalších zdrojů), připravit program, a ještě si ho případně vzájemně připomínkovat a vlastně odsouhlasit ještě před radou. Snadno se pak dosáhne toho, že s týdenním předstihem všichni přesně vědí, o čem se bude mluvit a mohou se dobře připravit.
• Je možné mít určený obvyklý termín (něco ve smyslu třetí čtvrtek v měsíci), ale zároveň je dost času domluvit změny a třeba pomocí Doodle (doodle.com) určit jiné datum či čas schůzky.
• Oddíly mají dost prostoru na svoje oddílové rady.

Délka rady

Na téma délky střediskových rad existuje více názorů. Část z nich uvádí, že rada by měla proběhnout do 60 minut, a pokud je to nutné, lepší je svolat v nejbližší době další radu, než tu současnou natahovat. Jiné názory uvádějí jako optimální (únosnou) délku rady v rozmezí 90 až 120 minut, ovšem s jednou či více přestávkami. Je vhodné, když si společně domluvíte nějaký mezní čas, kdy chcete rady končit. Rozhodně se vyplatí, pokud samotný program naplánujete na kratší časovou dotaci, než ve skutečnosti rada má. Má se za to, že je vhodné ponechat 20 % času na „nepředvídatelné“ okolnosti, povídání apod. (a pokud by i bez nich rada skončila dřív, nikomu to jistě nebude vadit).

Program rady

Co se na střediskové radě má dít? Samozřejmě ideálně to, co se předem objeví v programu. Následující body rozhodně nejsou úplným výčtem, spíš inspirací, možností:

Stálé body – až na výjimky je má smysl opakovat stálé body na každé radě:

• zprávy oddílů – jak se oddílům daří, co potřebují řešit, zprávy o akcích (kde kdo byl a proč – cíle, jak to dopadlo, co ostatním doporučuje a nedoporučuje),
• okénka zpravodajů – pokud to potřebují. Výchovní zpravodajové budou nejspíš chtít pravidelně informovat o různých akcích (vzdělávacích, celostátních, rádcovských kurzech a podobně) a možná také budou chtít zapojit nějaký pravidelný vzdělávací miniblok. Hospodář možná uvítá pravidelné okénko na připomenutí termínů nebo na upozornění na problémy či změny (a třeba předání dokladů po konci rady) apod.,
• souhrn informací z organizace – informace z okresu a kraje, informace získané z balíčku a dalších „celostátních“ zdrojů. Při předávání informací je důležitý jejich vhodný výběr, přemýšlejte, které informace členové střediskové rady potřebují a které ne,
• procesní věci – schvalování usnesení, kontrola minulých zápisů, procházení úkolů, změny programu a podobně.

„Reaktivní“ body – objeví se na radě v předvídatelných termínech v průběhu roku, protože to třeba vyžadují nějaké předpisy nebo je to logické vzhledem k obvykle pořádaným akcím nebo jiným okolnostem:

• schvalování táborů (konec května / začátek června),
• rozpočet a zpráva o hospodaření (rozpočet obvykle prosinec/leden, zprávy o hospodaření podle hospodářského řádu nejpozději do konce června),
• revizní komise a její agenda – přichází s ní revizní komise podle revizní řádu – jím má i určené termíny (obvykle konec dubna), takže si je nejspíš sama ohlídá,
• koordinace náborových akcí,
• plány oddílů,
• další věci, které vám pomůže pojmenovat kalendář střediskových činností.

„Proaktivní“ body – tady uplatňujeme vlastní iniciativu, tvoříme a děláme svoje středisko takové, jaké ho chceme. Například prostřednictvím:

• přípravy střediskové strategie a jejím průběžným vyhodnocováním (k tomu doporučujeme využít skautské Hodnocení kvality),
• přípravy vlastních akcí střediska,
• aktivity pro členy střediskové rady – od teambuildingu přes zábavu až po vzdělávání.

 Na uspořádání těchto bodů do programu existuje rovněž více pohledů. Jedny uvádějí, že se vyplatí vyřešit náročné nebo méně zábavné body v první části rady, ať již jsou jakéhokoliv typu výše zmíněného, jiné názory doporučují strukturovat body dle oblastí – „organizační“, „výchovné“ apod. Tyto metody je samozřejmě možné vhodně kombinovat, a to i s dělením uvedeným výše (stálé, reaktivní a proaktivní body). Doporučujeme poslat členům rady program rady s předstihem tak, aby jej případně mohli připomínkovat a zároveň se na radu připravit. Po zvážení lze doporučit pozvat na radu jako hosty (tedy zásadně nikoliv s hlasovacím právem) i ostatní osoby, ať už zpravodaje, což je obvykle samozřejmostí, tak ostatní dospělé členy, případně i členy mladší. V zásadních otázkách lze doporučit se těchto hostů dotázat na jejich postoj, případně argumenty, a poté je členové rady mohou uvážit při svém rozhodování.

Pro efektivitu porad je důležité najít vhodné vyvážení jejich formálního průběhu s neformálním povídáním a odbíháním od tématu. Pokud jako vedoucí porady dokážete přerušit nebo utnout člena, který mluví mimo téma, případně se opakuje, porady se značně zefektivní (k tomu vám může pomoci, pokud dáte zejména k „povídacím bodům“ mezní časovou dotaci – tedy stanovíte-li si čas, kdy bod opustíte a přesunete se na další).

Je velmi důležité, aby vedoucí porady nebyl zároveň zapisovatelem, jelikož v takovém případě nemá možnost zastávat obě role pořádně. Někdy se osvědčuje i to, aby vedoucí střediska poradu nevedl, popř. ji vedl pouze někdy, pouze část. Má pak větší možnost zapojit se plně do diskuse nad tématy. Střídání se ve vedení porad dává ale také možnost ostatním tuto dovednost trénovat a vyzkoušet si poradu z „druhé strany stolu“.

Naopak může být vhodné se předem domluvit na ustavení funkce “zpravodaje” a “moderátora” jednotlivých bodů porady. Zpravodaj je odborník na dané téma, předkládá informace, odpovídá na dotazy apod. (typicky pro bod o vzdělávání to bude zpravodaj pro vzdělání), ale daný bodu přímo nemoderuje. K tomu je určen moderátor, který nemusí obsahově aktivně vystupovat, ale dbá právě o efektivitu bodu - řídí diskusi, předává slovo apod. Zpravodaji to umožní se plně soustředit na obsah daného bodu a jeho projednání zůstává efektivní. Dle uvážení může být vhodné tyto role rozdělit mezi přítomné členy rady, případně i hosty podle jejich schopností a možností. Všichni tak získávají spolupodíl a odpovědnost na průběhu rady a její efektivitě, včetně přípravy na radu. Zároveň tento mechanismus může zabránit neomluveným absencím, pozdním příchodům a jiným nešvarům, jelikož vedoucí střediska/celé porady jasně stanoví, že daný bod má na starosti konkrétní dvojice zpravodaj a moderátor, a pokud se některý z nich rozhodne rady nezúčastnit, je na něm, aby si za sebe našel náhradu.

 Kromě programu je tu ještě jedna otázka – zápis. Prakticky potřebujeme, aby zápis ze střediskové rady odpovídal na tyto otázky:

• Kdy se rada konala a kdo tam byl?
• O čem se mluvilo?
• Co se rozhodlo?
• Co se má dělat a dokdy?

 „Kdo tam byl“ se vyřeší snadno – seznamem přítomných na začátku. Pro přehlednost a větší jednoznačnost se hodí používat celá jména (případně dokonce celá jména a ještě přezdívku – pro případné určení osoby, která je v textu popsána jen přezdívkou). Může být praktické uvádět také seznam nepřítomných (pro snadné zjištění usnášeníschopnosti) a také omluvených (pro motivaci k omlouvání).

 „O čem se mluvilo“ bude asi nejdelší částí zápisu. Jak takový záznam strukturovat, aby se v něm dobře orientovalo, si asi budete muset vyzkoušet. A závisí to také do velké míry na tom, kdo zápis pořizuje. Může jít o různě strukturovaný (odrážkový, číslovaný) seznam, odstavce s číslovanými nadpisy nebo asi i cokoli jiného. Obecně se hodí, aby šlo na části zápisu snadno odkazovat, ideálně podle projednávaných bodů, praktické je číslování nebo stručné nadpisy. A nejdůležitější je, aby popis byl srozumitelný hlavně těm, kdo na radě nebyli.

 V části „Co se rozhodlo“ potřebujete zachytit schválená usnesení. A to zpravidla přesně (doslova) tak, jak byla schválena, ideálně ještě s výsledkem hlasování. Například:

 „Co kdo má dělat“ je prostě jen seznam úkolů, které z usnesení a také z ostatních projednávaných věcí vyplývají. Ty nejspíš nevzniknou hned při zapisování, ale až tím, že někdo zápis dodatečně projde a vypíše, co pro koho který závěr znamená. Ideální úkol říká:

• kdo to má udělat,
• co přesně má udělat,
• dokdy to má být hotové.

Při použití sdílených dokumentů (např. v rámci skautských G Suite) lze pořizovat zápis online na místě a rovnou jej sdílet, případně promítat přítomným členům. Doporučujeme, aby vedoucí střediska/jiná pověřená osoba rozeslal členům předběžný zápis a po uplynutí lhůty k připomínkování jeho finální podobu.

V případech, kdy se středisková rada nemůže fyzicky sejít osobně, může zasedat přes audio/videokonferenci podle čl. 151 Organizačního řádu. Tento postup musí být upraven ve vnitřním předpisu OJ (vyhlášce střediska). Zároveň je možné se usnášet i mimo zasedání (distančně) podle čl. 152 Organizačního řádu.

SkautIS – jak pomůže s provozem a administrativou

Skautský informační systém (skautIS) slouží hlavně ke shromažďování informací o členech – je tím „seznamem členů“, o kterém se mluví ve stanovách, a zápisem do něj členství vzniká. Umí toho už ale mnohem více a nové funkce průběžně přibývají.

 K čemu tedy může být skautIS užitečný vedoucímu střediska? Níže najdete stručný přehled. Detaily, jak to všechno udělat, buď zjistíte v nápovědě ke skautISu, nebo si systém můžete sami vyzkoušet v testovacím skautISu na adrese test-is.skaut.cz.

 skautIS

• Obsahuje údaje o všech členech střediska, jejich kontakty, civilní činnost, funkce a kvalifikace, vyznamenání, údaje o členství, členskou kartu, časopisy, STS, e-maily a Google Apps (skaut.cz a případně další domény, včetně případně té střediskové) a účty a role ve skautISu.
• V údajích členů střediska se dá vyhledávat (podle různých kritérií) a dají se také dělat různé exporty podle potřeby.
• Akce – agendu kolem sněmů, táborů a vzdělávacích akcí je možné vyřizovat ve skautISu. Co to může znamenat konkrétně:
  • Tábor – všechna skautská hlášení, personální obsazení, místo, rozpočet a další údaje o táboře se zadávají ve skautISu a jsou tam k dispozici i zpětně.
  • Vzdělávací akce – pokud vaše středisko pořádá vzdělávací akci, tak se prakticky všechna potřebná administrativa včetně přidělování kvalifikací absolventům odehrává ve skautISu. Více o tom ve speciálním návodu. Pro běžné vyhledávání vzdělávacích akcí doporučujeme využít Databázi vzdělávacích akcí, která je k tomu přímo určena a z níž je rovněž možné se na akci rovnou přihlásit (pokud to akce povolí). Na záložce „Moje akce“ ve skautISu pak najdete všechny vzdělávací akce, které se vás týkají – jste jejími účastníky, pořádáte je apod.
  • Sněmy – skautIS eviduje delegáty, pomůže zadat výsledky, pohlídá konfliktní členství v komisích a umožňuje také přehledně archivovat a pak vyhledat všechny potřebné zápisy a dokumenty.
• Členské benefity, jako jsou Skautská telefonní sít (STS) a Skautská energie nebo Skautské Google Apps, se administrují ve skautISu. Odpovědná osoba (což nemusí být vedoucí střediska) tam schvaluje změny služeb, žádosti o přidání a podobně (existují i další benefity, jako je třeba levný software Techsoup, který však běží mimo administraci skautISu).
• Časopisy – všechno objednávání časopisů se děje ve skautISu. Je v něm vidět, kdo jaký časopis dostává, je možné to kdykoli změnit a najdete zde i všechny proběhlé rozesílky – tedy to, co kdo dostal a kdy.
• Registrace a průběžná evidence členů - jsou významné agendy, která se kompletně administruje ve skautISu. Registrace se provádí jednou ročně, nicméně nové členy je třeba do skautISu zadávat pravidelně při jejich příchodu do organizace (teprve zapsáním do seznamu členů - tedy skautISu - osobě vzniká členství, o čemž je vhodné poučit i vedoucí oddílů).  Podrobné návody a aktuality k registraci a evidenci členů jsou na skaut.cz/registrace.

A co je potřeba k tomu, aby se dalo těchto funkcí využívat? Mít ve skautISu účet, a to účet takzvaně „propojený“ – spárovaný se záznamem o vaší osobě a vašem členství v Junáku – českém skautu. Ačkoli takový účet už většina lidí má, pro jistotu přidáváme návodný odkaz na nápovědu k založení a propojení účtu.

Pro všechny, kteří už propojený účet mají, můžeme dodat, že existuje ještě třetí úroveň ověření skautISového účtu. Tou je takzvaný „ověřený účet“, ten aktuálně slouží k nahrávání výkazů o účetní závěrce a časem bude nabízet i další výhody. Měli by jej mít všichni vedoucí organizačních jednotek, jejich zástupci a členové revizních komisí.

I když už ale máte propojený (nebo dokonce ověřený) účet, nestačí to k tomu, abyste mohli skautIS využívat naplno. Potřebujete ještě skautISovou „roli“, což je soubor oprávnění k práci s daty ve skautISu. Pro vedoucího střediska je optimální role „vedoucí/administrátor střediska“. Většina vedoucích středisek ji nejspíš má, protože se automaticky nabídne k přidání při zadávání výsledků sněmu ve skautISu. Nicméně pokud takovou roli nemáte, může vám ji přidat někdo, kdo ji sám má (předchozí vedoucí střediska), nebo někdo s rolí vedoucího/administrátora nějaké nadřízené jednotky (typicky například předseda okresní/krajské rady, organizační zpravodajové příslušných rad a další).

Pokud tedy máte propojený účet a přidělenou roli vedoucího/administrátora střediska (to si ověříte ve skautISu u své osoby, na záložce „účet a role ve skautISu“), můžete skautIS využívat ke všemu zmíněnému výše v seznamu. Rozhodně se hodí, pokud tuto roli nemáte ve středisku jen sami. Měl by ji mít organizační zpravodaj, člověk, co se stará o registraci, zástupce vedoucího střediska a podle potřeby i další činovníci.

Elektronická komunikace ve středisku a v organizaci

Pro elektronickou komunikaci budete zřejmě ve středisku používat nejvíce následující nástroje: střediskový web, e-maily a skautskou Křižovatku. Nově se nabízí možnost používat google chat nebo Slack.

Střediskový web může sloužit jak pro externí, tak pro interní komunikaci. Důležité je mít rozmyšleno, co na něm má být. Co sdělit veřejnosti, se můžete inspirovat v samostatné kapitole příručky pro vedoucí střediska - kapitola 12  PR – komunikace s veřejností, a co potřebujete komunikovat členům, oddílům, to je dobré společně promyslet a pak to udržet aktuální a relevantní. Pokud najdete někoho, kdo se tomu bude chtít věnovat, a na střediskové radě si uděláte čas na úvodní brainstormig a potom na klíčová rozhodnutí o obsahu webu, máte vyhráno. S technickými otázkami pomůže projekt Dobrý skautský web a hostovat můžete na skautském serveru, který je právě pro jednotky a akce určen.

Efektivně pracovat s e-maily vám pomůže středisková e-mailová konference. Pokud ji ještě nemáte, na záložce „domény a Google Apps“ na stránce střediska ve skautISu ji můžeme snadno založit, nastavit jí aliasy (různé e-maily) a přidat členy.

Google chat (spolu s google meet) nebo Slack mohou být vhodnou variantou pro komunikaci v týmu bez použití emailu. Všechny zmíněné nástroje je možné používat zdarma (google chat v rámci skautských G Suite, google meet je automaticky nabízen při událostech, které máte v google kalendáři, Slack po schválení žádosti v rámci neziskového programu). Google chat i Slack umožňují vytvářet vlákna pro jednotlivá témata, posílat soukromé zprávy i zprávy vytvořeným skupinám, přidávat google a jiné dokumenty, provádět videohovory, vytvářet hlasování a další funkce pomocí tzv. robotů.

Interní komunikace

Pokud chcete, aby vám neunikla žádná důležitá informace o tom, co se v hnutí děje, je dobré sledovat tři základní informační kanály:

1. Křižovatku – zde se všechny zprávy ukládají a jsou dohledatelné i zpětně. Je tu řada metodických věcí i novinek.
2. Facebook – zajímavé zprávy z Křižovatky proniknou na facebookovou stránku SkautInfo. Ta slouží ke sdílení informací především pro činovnice a činovníky. To je rozdíl proti stránce Junák – český skaut, která je určena primárně ke komunikaci vnější.
3. E-maily –  z Křižovatky chodí tři druhy e-mailů:
   • měsíčně – Balíček pro organizační jednotky (a každého, kdo si ho objedná), což je souhrn toho nejdůležitějšího, praktické informace pro „provoz“ střediska nebo VOJ, stejně jako pro vedoucí oddílů.
   • týdně – „Skautské novinky – týdenní přehled“ za poslední týden, obvykle je vybrané a zdůrazněné hlavní téma, ale v tomto e-mailu najdete vše, co se na Křižovatce za uplynulý týden objevilo.
   • nepravidelně – e-maily speciálně k různým tématům, od věcí speciálně pro vlčata a světlušky přes hospodaření, organizaci, revizní komise, IT až po členské benefity. Dle svého zájmu si můžete vybrat z 13 tematických kategorií, které chcete odebírat.

Jak si odebírání e-mailů zajistit a další podrobné informace, najdete na těchto odkazech:

• 3 snadné způsoby, jak sledovat skautské informace a nic neminout (návod)
• Informace e-mailem – co je k dispozici?
• Jak si objednat Balíček a proč?

Křižovatka

Množství výše uvedených a dalších informací, návodů a metodik je možné najít na Križovatce. Pokud se na ni přihlásíte stejným účtem a heslem jako do skautISu, získáte navíc přístup do důležitých sekcí, které jsou viditelné pouze členům Junáka – českého skauta. Hlavním informačním rozcestníkem však pro vás jistě bude sekce Řízení střediska.

Co z této kapitoly nezapomenout

• Členy střediskové rady jsou povinně vedoucí střediska se svým zástupcem a s vedoucími oddílů. Dále případní volení členové a členky střediskové rady.
• Zpravodajové, kteří jsou jmenovaní vedoucím střediska, mají ve střediskové radě hlas poradní.
• Nestačí přemýšlet nad střediskovou radou jen jako nad skupinou lidí s funkcemi, vždy je potřeba za funkcí vidět konkrétní osobu s jejím charakterem, přednostmi i slabými stránkami.
• Naprostou nezbytností je pak se členy střediskové rady skutečně pracovat, mít zájem o jejich práci, oceňovat ji a podporovat.
• Středisková rada by se měla ideálně scházet jednou měsíčně. Na programu rady by měly být stálé body (zprávy z oddílů, okénka zpravodajů, informace od vyšších organizačních jednotek, procesní záležitosti) i reaktivní a proaktivní body.
• Ze střediskové rady by měl být pořízený zápis, který bude členům rady snadno dostupný.
• Vedoucí střediska by neměl být ani zapisovatelem, ani moderátorem diskuse.
• SkautIS je skautský informační systém, který především shromažďuje informace o členech Junáka – českého skauta. Skrze skautIS se odevzdávají účetní závěrky, hlášenky i skutečnosti táborů, registrace. Systém nabízí také řadu dalších funkcí, jako je například přístup ke členským benefitům.

Otázky k zamyšlení

1. Funguje naše středisková rada i nad rámec svých povinností (jmenování vůdců, schvalování hlášenek apod.)? Měla by vůbec? A pokud ano, jakým způsobem?

2. Má naše středisko personálně pokryté všechny oblasti své činnosti a fungování? Leží vše na bedrech vedoucího střediska, nebo má vedoucí okolo sebe svůj tým, který mu s tím pomáhá? Dbáme na to, abychom nepřetěžovali stále ty samé lidi?

3. Jaké máme ve středisku zpravodaje? O co vše se starají? Neexistuje nějaká oblast, která by si zasloužila své zpravodajské pokrytí?

4. Jak probíhají naše střediskové rady? Kdo je řídí/moderuje? Kdo zastává funkci zapisovatele? Jsou všichni účastníci rad s jejich průběhem spokojení? Jak bychom naše střediskové rady mohli vylepšit?

5. Jaká témata na našich střediskových radách řešíme? Máme vyhrazený čas na sdílení informací z oddílů, od zpravodajů i od vyšších organizačních jednotek?

6. Jak v našem středisku používáme skautIS? Kdo údaje v něm spravuje?

7. Využíváme ve středisku možnosti interní komunikace v naší organizaci? Jaké informace a jak dostáváme od vyšších a zvláštních organizačních jednotek?

Autoři: Jan Novák, Michal Peroutka – Pérák, František Šereda – Moulin

(článek byl editován 30. 9. 2020)