Středisko a jeho bankovní účet

Bezhotovostní platební styk je nejen pro nás osobně, ale i pro středisko stále častější forma platby. Je třeba tedy na pravou míru uvést co je a není možné provádět v hospodaření střediska za zachování účetních principů vyplývající ze zákona o účetnictví.

Článek je adresován střediskům, nicméně platí obecně pro všechny organizační jednotky. Slovo středisko tedy můžeš v celém textu nahrazovat libovolnou jinou organizační jednotkou.

Bankovní účet

Pro bezhotovostní platební styk má středisko zřízen bankovní účet (účty). Vlastníkem tohoto účtu (těchto účtů) je tedy právnická osoba - středisko. Dispoziční práva k tomuto účtu má statutární orgán - vedoucí střediska a další osoby, které pověří (například zástupce, hospodář).

Mýtus: Členové střediskové rady ani revizní komise nemůžou mít o stavu účtů přehled nebo je to příliš administrativně nebo finančně drahé.

Realita: V dnešní době moderních technologií je možné k řadě účtů zřídit nejen více dispozičních práv ale také právo nahlížení, a to pro větší počet lidí. Praktické může být zřízení práva nahlížet pro vedoucí oddílů (případně oddílové hospodáře) či vedoucí velkých akcí. Je také možné kontrolovat měsíční výpisy zachycující pohyby na účtu. Zasílání výpisů již nemusí být papírové, existuje i podoba elektronická, které se v rámci řízení organizační jednotky dá sdílet na zabezpečeném úložišti dat. U řady bank tyto služby nejsou zpoplatněny, tedy nezatěžují středisko dodatečnými náklady.

Zkontroluj si!

• vlastnictví účtu (účtů) tvého střediska - bankovní účet je veden na středisko (právnickou osobu), nejsou využívány jiné (soukromé) účty;
• nastavení bankovních služeb a cenu bankovních služeb - řada bank má dnes standardní služby bez poplatků! Mysli na hospodárnost, proč platit za něco co mohu mít zadarmo;
• nastavení dispozičních práv, práv nahlížení na účet, seznam platebních karet a jejich aktuálnost - pamatuj na úpravu při předávání funkcí.

PAMATUJ, že v rámci každoroční kontroly (inventarizace) se kontrolují i stavy všech bankovních účtů střediska; stav bankovního účtu dle výpisu z banky musí souhlasit se stavem vedeným v účetnictví.

Internetové bankovnictví (=elektronické bankovnictví, e-banking)

Možnost ovládání svých účtů z pohodlí kanceláře či domova je v dnešní době již standardem. Můžete nejen platit faktury, ale také nastavit trvalé příkazy na stálé platby. Nicméně, jako i jinde, je důležité mít v otázkách nakládání s financemi pořádek. Ideální je mít tato pravidla sepsána.

Mýtus: Autorizace plateb je zbytečné zdržování. Dáváme najevo, že nevěříme osobě, která má platby na starosti (většinou hospodář).

Realita: U firem je autorizace naprostým standardem. Je nutné si uvědomit, že ať už statutární orgán nebo hospodář, nejednají svým jménem, ale jednají ve jménu právnické osoby - střediska. Jsou to také jen lidi a mohou se dopustit chyby při přepisu údajů z faktur/smluv či jiných dokumentů. Osoba, která platbu autorizuje, také kontroluje obsah platby. Proto je dobré mít nastavenou kontrolu a zároveň je důležité říci, že kontrola nerovná se nedůvěra. Je na zvážení vedení střediska (střediskové rady), aby stanovila pravidla používání internetového bankovnictví.

Zkontroluj si!

• nastavení ochranných limitů plateb na operace na bankovním účtu - lze nastavit denní/týdenní limit, jak na bankovním účtu, tak na platební kartě;
• nastavení dispozičních práv a autorizací plateb - ideálně vycházejících z vnitřních pravidel střediska.

PAMATUJ, že  pokud nějaká pravidla ve středisku jsou, měly by být pro přehlednost v needitovatelné písemné podobě a uloženy spolu s ostatními dokumenty střediska.

Proplácení nákladů činovníkům

Je jasné, že s naší činností se váží náklady. Pokud jde o hotovostní platby, pravděpodobně nevzniká žádný problém či nejasnosti při poplácení. Činovník přijde s prvotním dokladem se všemi povinnými náležitostmi a na základě výdajového pokladního dokladu mu pokladník (hospodář) střediska proplatí jeho výdaj z pokladny střediska. Co když je ale výdaj v řádu několika tisíc? Nebo hospodář střediska vyplácí zálohy na tábor?

Mýtus: Všechny pohyby mezi střediskem a činovníkem musí proběhnout v hotovosti. Činovník nesmí platit v obchodě svojí platební kartou.

Realita: Jak bylo zmíněno výše, bezhotovostní platby jsou stále častější.  Ve dvou zmíněných příkladech tedy lze použít i převodu na soukromý bankovní účet. Jedná se i o bezpečnější variantu. Hospodář nemusí od banky jít s několika tisíci, hospodář tábora se pak nemusí strachovat o několik desítek tisíc “pod polštářem” ve stanu. V době před tábory se mnohdy stávalo, že výběr záloh nemohl proběhnout najednou, výše narážela na ochranné limity.

Nutno zároveň dodat, že tyto převody z bankovního účtu mají také svá pravidla! Sestavuje se Interní doklad či předpis závazku vůči činnovíkovi, kde je tato platba zdůvodněna. Tyto doklady jsou pak nedílnou součástí účetnictví střediska.

Druhým mýtem je, že činovník nesmí platit v kamenných obchodech svoji platební kartou. Jestli v obchodě zaplatí za nákup například bonbónů kartou nebo dá minci v hodnotě 50,- Kč je jedno. Obchod mu pro tuto transakci vydá potvrzení, které se stává platným prvotním dokladem. Jedinou komplikací zde může být zaokrouhlování. To si jednotka specifikuje ve svých vnitřních pravidlech.

Pozor, ale na speciální nastavení, které je u nákupů na faktury a v e-shopech (viz. níže)!

Zkontroluj si!

• že máte ve středisku nastavena pravidla pro proplácení nákladů činovníkům - kdo, komu a za jakých podmínek proplácí náklady; kdo tyto náklady povoluje/schvaluje; výdaje střediska by měly být v souladu s jeho rozpočtem;
• že máte nastaveny ve středisku pravidla zaokrouhlování pro platby platebními kartami - zaokrouhlení lze mít nastavené různě v různých střediscích, ale stejné v rámci jedné jednotky; příklady možností zaokrouhlení: vždy nahoru, vždy dolů, matematicky.

PAMATUJ, že každá elektronická platba má svůj podklad (faktura, dotační smlouva, interní doklad, apod.)

E-shopy

Nakupování na internetu spolu s rozvojem internetového bankovnictví umožňuje rychlou, pohodlnou a mnohdy i levnější variantu nákupu. Proč ji tedy v rámci principu hospodárnosti nevyužívat. Opět zde ale musí platit určité pravidla.

Mýtus: Pro proplacení faktury je důležitý jen věcný obsah - co kupujeme, nikoliv ostatní náležitosti - například na koho je faktura vystavena.

Realita:  Faktura, či jiný dokument, kde jsou jasně identifikovány obě strany, tak aby se mohla vstoupit do střediskového účetnictví, musí být fakturována na středisko. Musí obsahovat přesný a úplný název střediska, jeho sídlo a IČ. V praxi nastává u automaticky generovaných faktur, problém hlavně v našem názvu. Díky délce často není vyplněn název celý. Faktury většinou může vystavitel (obchodník nebo firma) editovat ručně, jen to pro něj bývá složitější. Druhým důležitým prvkem při těchto nákupech je dodržení principu transparentnosti. Při bezhotovostní platbě musí být faktura uhrazena z účtu střediska.

Co tedy s tím, když hospodáři činovník donese fakturu, která je adresovaná na jeho osobu nebo ji platil ze svého účtu? Nejdříve spolu s činovníkem zahájit komunikaci s prodejcem ohledně možnosti změny faktury. Většinou minimálně fakturační údaje změnit lze. Pokud tato komunikace selže, je určitou možností, a rozhodně né ideální, připojit k tomuto výdaji výpis z jeho účtu s konkrétní platbou a čestné prohlášení o tom, že nákup byl realizován pro potřeby vašeho střediska. Problematické může být tento výdaj uplatňovat proti dotaci či může nastat problém při reklamaci zboží.

Zkontroluj si!

• že faktury jsou adresovány na středisko, obsahují přesný a úplný název střediska, jeho sídlo a IČ - mnohdy činovníci opomíjejí rozdíl mezi fakturačními a dodacími údaji na faktuře;
• že na fakturách je jasně vyznačen způsob její úhrady -  při platbě na dobírku k faktuře musí být doplněn doklad o zaplacení dobírky; u bezhotovostní platby musí být platba provedena z účtu střediska.

PAMATUJ, a hlavně připomínej činovníkům, že existují pravidla pro nakupování na e-shopech; Dělejme věci, tak jak by se dělat měly!  

Transparentní bankovní účty

Stav osobních financí bývá citlivým údajem. Jsou však situace, kdy je vhodnější nebo etické pohyby na účtu zveřejnit. Již nějakou dobu existuje speciální typ bankovního účtu tzv. TRANSPARENTNÍ. Nejedná se o speciální bankovní produkt, jde o vlastnost bankovního účtu. Transparentní účty mohou posilovat důvěryhodnost hospodaření tím, že je umožněno komukoliv a kdykoliv nahlédnout do historie pohybů a na stav finančních prostředků na těchto účtech.

Mýtus: Středisko jako nezisková organizace musí mít transparentní účet.

Realita: V praxi je transparentní účet nejčastěji používán pro přijímání účastnických poplatků na akce. Je to rychlejší a jednodušší cesta, jak si sami účastníci (případně rodiče) mohou platbu zkontrolovat. Při používání tohoto nástroje je nutné jednat v souladu s našimi vnitřními předpisy (směrnice pro nakládání s osobními údaji, čl. 11, bod 45).

Zkontroluj si!

• že plátce ví, že platba bude provedena na transparentní bankovní účet;
• že nejsou identifikovány jmény odchozí platby, aniž by k tomu dotyčný udělil souhlas;
• že musíš nabízet i alternativu platby - na jiný, netransparentní účet; například platbu v hotovosti.

PAMATUJ, že transparentní účet je možný, nikoliv nutný nástroj.

 

Jana Godarová - Ellie

koodinátorka projektu vzdělávání HOČ

 

Tento článek je součástí střípků pro Revizory a hospodářských střípků.