Vedení střediska vám ulehčí aktualizovaný kalendář s termíny střediskových činností

Smyslem tohoto kalendáře je přiblížit vedoucím středisek průběh celého roku a pomoci jim zorientovat se, kdy je vhodná doba pro jednotlivé činnosti, či přímo konkrétní závazné termíny. Kalendář má jednotlivé “nadpisy” propojené s metodikou na Křižovatce k tomuto tématu.

Celý kalendář je také možné si otevřít přímo v tomto sdíleném dokumentu.

LEDEN

• Registrační údaje o členech a jednotce - je třeba zadat do skautISu nejpozději do 31. 1.
• Členské karty - s uzavřením registrace je nejvhodnější čas k jejich objednání novým členům.
• Pojištění odpovědnosti - zkontrolovat ve skautISu zda jej mají všichni aktivní členové, kteří to potřebují (nad 15 let).  Pojištění je vždy na kalendářní rok.
• Náborové informace - zadat do skautISu a zároveň aktualizovat údaje o klubovnách a podpořit oddíly při náborech.
• Ochrana osobních údajů - poučení všech činovníků střediska o zacházení s nimi.
• Rozpočet střediska na daný rok - schválit na střediskové radě.
• Vnitřních účetní předpisy jednotky - schválit na střediskové radě (např. kdo a jak schvaluje výdaje, apod.).
• Vyúčtování grantů od obcí - dle termínů a pravidel, které můžou být v každém regionu jinak.
• Inventarizace - samotné provedení a pak  projednání zprávy na střediskové radě.
• Nové kvalifikace - upozornit činovníky, aby si zkontrolovali, že je mají zadané ve skautISu.
• Příprava táborů - je třeba vybrat vhodné místo, určit termíny a začít s administrativními (smlouvy, povolení) i výchovnými přípravami (oddíl se naučí práci s nářadím, vlastní jídelníček,...)
• Při změně vlastnictví nemovitosti je třeba podat daňové přiznání k dani z nemovitostí do 31.1.

ÚNOR

• Členské příspěvky - poslat na okres (případně kraj) nejpozději do 28. 2.
• Bezpečnost - proškolit činovníky o bezpečnosti při práci s dětmi, co dělat v krizových situacích a jak jim předcházet.
• Stav kluboven - zjistit jaký je aktuální stav, zda odpovídá bezpečnostním, provozním a jiným požadavkům. Naplánovat nutné opravy a zkontrolovat nutné revize (přístrojů, komínů, atd.)
• Pojištění majetku - zjistit jaký je aktuální stav a zda není potřeba změna.

BŘEZEN

• Účetní uzávěrka - nejzazší termín pro dokončení a schválení účetní uzávěrky a případnému podání daňového přiznání k dani z příjmů je 31. 3.
• Hodnocení kvality - do 31. 3. je potřeba ukončit ve skautISu všechna hodnocení za předchozí rok.
• Plán činnosti střediska - zjistit jaký je aktuální stav realizace jednotlivých plánů, koho či co je potřeba podpořit.
• Personalistika -  zjistit  (např. pomocí výchovného zpravodaje), jaké mají vedoucí oddílů plány a kdo  povede příští skautský rok oddíly. Případně hledat společně vhodné nástupce.

DUBEN

• Hospodářský výkaz - včetně účetní závěrky je třeba vložit do skautISu nejpozději do 15. 4. (v případě daňového poradce, je nutné vyznačit tuto skutečnost do skautISu, a pak je termín na zpracování do konce června a zadání do skautISu až do 15. 7.).
• Zpráva o hospodaření - do 30. 4. je třeba předložit střediskové radě zprávu o hospodaření za předešlý kalendářní rok k projednání.
• Výroční zpráva - pokud ji středisko dělá, tak teď je ten nejlepší čas pro její vydání a zamyšlení se nad tím, komu by se měla dát či poslat (např. bývalým členům, rodičům). Je možné ji spojit i s poděkováním přátelům, obci, sponzorům,atd.
• Fundraising - vytipovat vhodné instituce i konkrétní sponzory a oslovit je formou dopisu, osobním setkáním, vzít jim výr.zprávu (ať již střediska či organizace) a při té příležitosti požádat o příspěvek či dar či zjistit další možnosti spolupráce.
• Příprava táborů - zjistit jaké je aktuální situace s přípravou táborů a v případě potřeby oddílům pomoci.

KVĚTEN

• Závody - zajištění účasti oddílů v základních kolech (od dubna), v krajských kolech ( v červnu).

ČERVEN

• Schválení táborů - 5. 6. je nejzazší termín pro schválení táborů a jejich zapsání do skautISu a kontrola rolí a přístupů v něm. 
• Školení činovníků - k bezpečnosti na táborech, k hygienické vyhlášce a tomu, co dělat v krizových situacích a jak jim předcházet.
• Školení hospodářů táborů -  aby jim bylo jasné jak mají hospodaření tábora provést, kdy a jak předat hospodáři střediska apod.
• Pojištění odpovědnost za škodu - dopojištění činovníků, kteří jedou na tábor a nejsou zatím pojištěni.

ČERVENEC

• Návštěvy táborů
• Poděkování - všem činovníkům za celoroční činnost a vhodně je ocenit (na táboře, na zvláštní poradě, na vlastní dovolené pro činovníky apod.).
• Dohody - nebývá to v našich střediscích zvykem, ale je to určitě ideál ke kterému bychom se měli snažit přiblížit. Mít s jednotlivými činovníky či šéfy akcí/projektů uzavřenou časově omezenou dohodu ze které je jasné, co se od nich očekává, že budou dělat a co k tomu od nás dostanou za podporu a zázemí. O prázdninách by na to mohl být vhodný čas. Možná vám však bude vyhovovat září, či jaro.

SRPEN

• Návštěvy táborů
• Vzdělávání - zejména účast na lesních vzdělávacích akcí, ale jistě je dobré hledat i jiné formy sebevzdělávání a seberozvoje.
• Střediskové plánování - zamyslet se nad vhodnou formou společného setkání a plánování činnosti střediska, například zorganizovat výjezdní střediskovou radu, na které by byl čas společně pracovat i si užít samotného společenství přátel.
• Hodnocení kvality - jednotlivých táborů, aby si vedení vzájemně poskytlo zpětnou vazbu a středisko mělo představu o kvalitě táborů.
• Vyúčtování táborů a jejich kontrola střediskem.

ZÁŘÍ

• Náborové údaje - do 7. 9. kontrola kontaktů a dalších údajů o oddílech ve skautISu, na vašem webu, případně zaslání těchto informací rodičům. Stejné informace se pak objeví na veřejné mapě kluboven.
• Nábory - zvážit jaká může být konkrétní podpora od střediska při náboru nových dětí.
• Poděkování - a (veřejné) ocenění za tábory a další akce či projekty, které se během léta povedly. Můžete využít i on-line generátor poděkování ve skautském grafickém stylu.
• Hodnocení kvality - než se oddíly i středisko pustí do plánů na nový školní rok, bylo by dobré zhodnotit si ten minulý a napřít svoje úsilí pak správným směrem.
• Roční plán činnosti - nejlepším způsobem je jeho společná příprava, s tím, že si nejprve ujasníte jaké jsou vaše priority a cíle v tomto období a na ně navážete konkrétní akce a lidi, kteří je zrealizují. Schválení tohoto plánu i plánu oddílů je dobrým základem pro společnou práci ve středisku.
• Výchovný plán -  ve spolupráci s výchovným zpravodajem vytvořit výchovný plán střediska. Ten bývá zpravidla dlouhodobý, řeší udržitelnost jednotlivých oddílů, vyváženost věkových kategorií a jejich vzájemné propojení (přechody), práci s RaR apod. a je potřeba jej vhodně propojit s ročním plánem.
• Rozpočet - kontrola jeho plnění a případně jeho úpravy v návaznosti na nové plány a situaci ve středisku.
• Dotace - v případě zájmu požádat prostřednictvím skautISu o dotace na práci s neorganizovanou mládeží na následující kalendářní rok, vždy podle aktuálních informací na Křižovatce.
• Vzdělávání - zamyslet se společně s výchovným zpravodajem či zpravodajem pro vzdělávání nad tím jaké vzdělání by potřebovali jednotlivý činovníci, jaká kurzy či vzdělávací akce jim doporučit a zda nenastal čas nějaký seminář, rádcovský kurz apod. uspořádat. V případě přihlašování na kurzy si pohlídejte uzávěrky (obvykle v prosinci až lednu).
• Celostátní akce - nyní je určitě správný čas zjistit si na Křižovatce jaké letos jsou a kterých se bude středisko aktivně účastnit a mohli s tím všichni počítat.
• Výchovné nástroje - nejlépe výchovný zpravodaj by měl s oddíly probrat jak se jim daří naplňovat skautskou výchovnou metodu a jaké nabízí ústředí nástroje pro podporu výchovy (stezky, odborky, metodiky, rádcovské zápisníky, atd.)
• Časopisy - zkontrulujte si ve skautISu, že mají všichni objednaný správný druh časopisu.

ŘÍJEN

• Noví členové - dbát na to, aby si oddíly pohlídaly přihlášky, zapsání do skautISu a podpořit komunikaci s rodiči (například rozdat brožuru s informacemi o organizaci, středisku a oddílu).
• Granty a dotace - zjistěte si, kdy vaše obec či kraj vypisují granty, na co budou zaměřeny a za jakých podmínek. Nejen v říjnu, ale v průběhu celého roku. Nejlépe tím někoho pověřte. Kontrola, získaných finančních prostředků - je fakticky čerpáno.
• Střediskový sněm - zpravidla každé 3 roky se konají sněmy jednotek, zamyslete se jak bude vypadat ten váš. Není to příležitost někoho ocenit, něco společně naplánovat, či se věnovat  tématům nadcházejícího Valného sněmu?

LISTOPAD

• Skutečnost táborů -  nejpozději do 15. 11. je potřeba dle aktuální Směrnice k táborům zadat do skautISu hlášení o uskutečněných táborech.
• Dotace - v případě zájmu požádat prostřednictvím skautISu o dotace na na opravy a investice, které chcete realizovat následující kalendářní rok, vždy podle aktuálních informací na Křižovatce.
• Provozní dotace - je potřeba je vyúčtovat svojí nařízené jednotce, konkrétní termíny jsou v každém regionu jinak.
• Členské příspěvky - je třeba si zjistit jaká částka se bude odvádět pro okres a kraj a stanovit vlastní výši příspěvků pro tento školní rok.

PROSINEC

• Dotace - vyúčtování dotací má být hotovo zpravidla měsíc po skončení akce či projektu, ale vždy nejpozději do 15.12. (např. stavební dotace, neorganizovanou mládež, celostátní akce či vzdělávací akce).
• Vzdělávání a rozvoj činovníků - vyhledání vhodných vzdělávacích kurzů a školení pro lidi ve středisku, nabídka jejich podpory (proplacení účastnického poplatku, cestovné apod.)
• Personalistika - konec roku je jistě vhodným časem pro společné milé setkání, popovídání a možná i někomu osobní či veřejné poděkování, předání PF přátelům, sponzorům, přiznivcům, atd. Zkrátka budovat komunitu kolem střediska.

 

Pokud hledáte další zdroje inspirace, tak doporučujeme:

• Nové vzdělávání pro vedoucí středisek
• Příručka pro vedoucí středisek
• Uvítací balíčky do činovnických funkcí
• Skautské benefity

• Mentoring, Koučing, Poradna a Supervize
• Spisovna
• Celostátní akce HelpDesk pro celé vedení středisek