Rozpočet v nejisté době. Základem jsou kvalitní informace

Podzimní čas věnují hospodáři zpravidla vyúčtování dotací a uzavírání účetnictví. V současné době by se také, ještě o trochu více než jindy, měli věnovat rozpočtu. Jednak aktualizaci rozpočtu za rok 2020, a také přípravě rozpočtu na rok 2021. Jak ale na to, když v dnešní době není jisté téměř nic?

Jak na rozpočet - doporučení a tipy

1. Mějte kvalitní a včasné informace, spolupracujte na tvorbě rozpočtu s vedením střediska (VOJ), s oddílovými vedoucími;
2. Věnujte čas na vytvoření interaktivního rozpočtu v excelu;
3. Zamyslete se, jak vaše finance ovlivní pandemie a co s tím lze dělat;
4. Vymyslete více variant vývoje;
5. Po sestavení rozpočtu jej prodiskutujte na střediskové radě (radě VOJ) a pravidelně jej aktualizujte.

Základem dobrého rozpočtu jsou kvalitní informace. Spolupracujte.

Rozpočet je především plán činnosti vyjádřený řečí peněz. Proto základem pro jeho kvalitní sestavení je spolupráce hospodáře s vedením jednotky, které plán činnosti sestavuje.

Většinu provozních výdajů a příjmů budete znát jako hospodáři nejlépe sami (některé vstupy pro rozpočet jsou stejné každý rok). Vedení střediska má zase přehled o tom, jaké akce bude pořádat, zda plánuje nějaké investice nebo obnovu vybavení. Kromě vedení střediska mají k rozpočtu co říct i vedoucí jednotlivých oddílů - jistě plánují oddílové akce vč. tábora a vědí, zda z nich budou mít zisk nebo naopak budou potřebovat peníze (plánují ztrátu), možná má oddíl i klubovnu, o kterou se stará.

Investujte čas do tvorby souboru, kde je aktualizace rozpočtu hračka

Rozpočet je třeba aktualizovat při každé významné změně v plánech, aby středisková rada měla neustále reálný výhled, jak daný rok skončí - zda ziskem, či ztrátou, a jak velkou. Dobré je vytvořit rozpočet v excelu (nebo obdobném programu, nebo třeba rovnou ve sdíleném google dokumentu) tak, aby vstupní informace byly samostatně a do výsledného rozpočtu vstupovaly pomocí vzorců. Pak stačí při změně jen upravit vstupní hodnotu a okamžitě je vidět dopad do všech položek vč. výsledku hospodaření. Prvotní časová investice do tvorby rozpočtového souboru je sice velká, ale vyplatí se! Budete jej moci používat i následující roky.

Nebojte se rozložit položky na pevné (fixní a neměnné) a variabilní, které se mění v závislosti na počtu - např. osob. Při změně počtu osob pak dojde k aktualizaci všech souvisejících příjmů a výdajů - v případě akce jsou to účastnické poplatky, stravné, ubytování, atd.

Aktualizace rozpočtu 2020

Teď už nejspíš víte, jak jste hospodařili většinu roku 2020 i na jaké dotace dosáhnete. Je pravděpodobné, že vaše hospodaření ovlivnila pandemie covid-19, takže některé očekávané příjmy a výdaje v rozpočtu nebudou, nebo budou nižší/vyšší.

Má tedy smysl pustit se do aktualizace rozpočtu na letošní rok. Úpravami jednotlivých položek uvidíte, jak se vám změní výsledek hospodaření. Tyto informace budou důležité i pro tvorbu rozpočtu na rok 2021. Přesná čísla mají vyšší vypovídací schopnost než “tušení” a mnohdy překvapí, protože i dobrý vhled do dění ve středisku je nezbytné v rozpočtu vidět v součtu všech změn.

Dopady pandemie do financí středisek (OJ)

Již v roce 2020 zaznamenávají OJ dopady z pandemie do svých rozpočtů - pokles/výpadek příjmů nebo zvýšené náklady / nutné úspory na výdajích. Podrobně se tématu věnuje samostatný článek, kde se dozvíte, jakých oblastí v rozpočtu se pandemie pravděpodobně dotkne a tipy, jak situaci řešit. Jednou z možností je také úprava výše členského příspěvku. Co při jeho stanovení zvážit a jak řešit výpadky příjmů v rodinách našich členů se dozvíte v tomto článku.

Tvorba rozpočtu 2021 - přemýšlejte ve variantách

Při tvorbě rozpočtu na další rok se vyplatí vyjít z roku aktuálního - máte-li zpracován rozpočet ve vhodné formě (xls), můžete jej jen zkopírovat a aktualizovat data o:

• Změny a nové informace
• Aktualizované odhady - např. spotřeba energií v klubovnách

V dnešní nejisté době doporučujeme sáhnout k tvorbě několika variant rozpočtů:

• Optimistická varianta - jak by to bylo, kdyby nebyla pandemie, tzn. na chvilku pusťte tyto starosti z hlavy a dle předchozího odstavce aktualizujte data vč. akcí. Toto je váš “ideální” rozpočet - uvažujte o obvyklé výši dotace, naplánujte všechny akce, realizujte investice dle plánu
• Realistická varianta - vychází z optimistické, ale je upravena tak, aby reflektovala vaše očekávání a potřeby, které aktuálně máte. Promítněte do ní vaše obavy ze snížení dotací (ale ne na nulu), obavy z úbytku dalších zdrojů, očekávané zrušení akcí, apod.
• Pesimistická varianta - scénář nejhorší možné varianty, která je však stále reálná - dlouhodobé přerušení činnosti, omezení pořádání vícedenních akcí, aj. Tato varianta vás připraví na krizové dopady a ukáže slabá místa. Od těch se pak musíte odrazit při návrhu opatření, jak středisko finančně zajistit v r. 2021 i v dalších letech.

Každá z variant vychází z předpokladů budoucího vývoje. Tyto předpoklady, na nichž rozpočet stojí, si také zapište.

Pracujte s rozpočty celý rok

Vytvoření rozpočtu (variant rozpočtů) je pouze začátek. Při každé významné změně, či upřesnění nejistých informací, rozpočet vždy aktualizujte a znovu jej projděte na střediskové radě (radě OJ)! Jen tak budete dobře připraveni a na konci roku vás vaše hospodaření nepřekvapí :-).

 

Stručný návod na sestavení rozpočtu včetně ukázkového rozpočtu střediska najdete v článku Mějte finance pod kontrolou. Podrobně se tématu finančního řízení věnuje také Metodický list Rozpočet a vše kolem. Naleznete zde mimo jiné ukázky provozního rozpočtu a rozpočtu akce, obvyklé položky v těchto rozpočtech a vysvětlení různých metod pro sestavování rozpočtu.

Olga Dočekalová

Tento článek je součástí Hospodářských střípků. Chcete-li dostávat souhrn hospodářských článků mailem, můžete se přihlásit k odběru zde. Případné dotazy můžete směřovat na hospodareni@skaut.cz nebo ve skupině Hospodaření pro skauty na facebooku.