Využijte úplně novou možnost e-přihlášek pro nováčky! Funkci najdete ve skautISu a můžete mrknout i na video s návodem

Začíná nový skautský rok a za dveřmi mnoha skautských kluboven už postávají netrpělivé holky a kluci, kteří by se do oddílu rádi přidali. Ulehčete trochu té administrativy sobě i rodičům nováčků, použijte úplně novou funkčnost a rozesílejte elektronické přihlášky. Jak to celé funguje, k čemu je to dobré? Čtěte dál nebo nás sledujte už 8. září od 20:00 na YouTube a Facebooku SkautInfo.

Papírové přihlášky vs. nové elektronické

Až do září 2020 vedla jediná cesta, jak řádně přijmout nováčka do oddílu, přes vyplnění papírové přihlášky rodičem, předání vyplněného papíru vedení oddílu a následné ruční přepisování údajů do skautISu. Tato cesta je samozřejmě možná i nadále a pokud vám nebo rodičům bude i nadále vyhovovat, používejte ji dál. Upozorňujeme, že jsme k září 2020 drobně aktualizovali texty poučení na přihláškách (jde o dílčí formální úpravy), a tak budete-li tisknout další papírové přihlášky, použijte už tyto nové. Všechny vzory přihlášek najdete v sekci www.skaut.cz/osobniudaje, konkrétně v článku s odkazy na stažení všech variant přihlášek

Jestliže si ale chcete ulehčit práci a zbavit se zbytečného papírování, můžete používat úplně novou funkčnost skautISu řešící právě elektronické přihlášky pro nováčky. Po několika měsících testování se skutečnými oddíly jsme přesvědčeni, že jde o funkci, která vám významně ulehčí administrativu a pro rodiče bude jednoduchá na vyplnění.

Nechce se vám číst? Podívejte se na video!

Kompletní představení s praktickými ukázkami včetně různých užitečných tipů najdete v záznamu živého vysílání, kde jsme funkce představovali. Jednoduše mrkněte na video a hned budete vše vědět.

Jak elektronické přihlášky fungují?

Přihláška člena do organizace je klíčový moment a je potřeba s ním řádně nakládat, mnoho lidí si to jinak než na papíře nedovedla představit. Přesto se ukazuje, že i zde můžeme pokročit do 21. století a oddílové / střediskové papírování si zjednodušit. Fungování e-přihlášky je přitom docela jednoduché a pohodlné pro vedoucího i rodiče.

Pojďme si to ukázat na typické situaci z oddílu. Na schůzku dorazí nováček, zažije s ostatními skvělou první schůzku a na jejím konci si ho přijde vyzvednout jeden z rodičů. Chvíli si s rodičem povídáte a on se zeptá, jestli může svého potomka do oddílu přihlásit. Právě v tuto chvíli může přijít na řadu elektronická přihláška. Stačí, aby si nyní vedoucí poznamenal několik údajů a za chvíli bude mít rodič odkaz na přihlášku pro své dítko v e-mailu.

K odeslání odkazu na elektronickou přihlášku potřebujete:

• jméno a příjmení nováčka
• jméno a příjmení rodiče
• e-mailovou adresu rodiče
• a svůj přístup do skautISu

Kde elektronické přihlášky najdete?

Přístup do správy elektronických přihlášek najdete u každé jednotky ve skautISu pod tlačítkem “E-přihlášky” na záložce “Členové”. A zde v dolní části jednoduše vytvoříte novou e-přihlášku, která se následně odešle rodiči k vyplnění.

Vyplnění přihlášky rodičem

Až přijde rodič domů, bude mít ve své schránce e-mail s informacemi o vygenerované e-přihlášce, kterou může snadno vyplnit online. Odkaz je jedinečný a slouží pouze pro daného nováčka a jeho rodiče.

Samotná e-přihláška se pro rodiče skládá ze tří kroků:

1. instrukce k e-přihlášce

Tato stránka poskytuje instrukce k vyplňování přihlášky, je na ní uvedeno koho se přihláška týká.

2. vyplnění osobních údajů a seznámení s poučením k přihlášce

Klíčová je druhá stránka, na které rodič vyplňuje všechny povinné, případně i další volitelné, údaje o nováčkovi. Zároveň také vyplňuje údaje minimálně sám o sobě (je povinné vyplnit údaje alespoň o jednom zákonném zástupci) - zde se využívá i nové funkčnosti kontaktů na rodiče, takže například skautští rodičové mohou vyhledat sami sebe a k přihlášce nováčka tak budou rovnou přiřazeni jako rodiče už existující ve skautISu.

A v poslední části přihlášky je kompletní text poučení k nakládání s osobními údaji a všechny čtyři volitelné (ale doporučované) doplňkové souhlasy ke zpracování dalších osobních údajů.

3. rekapitulace vyplněných údajů

V posledním kroku již rodič jen zkontroluje vyplněné údaje a přihlášku závazně odešle.

V tu chvíli mu systém podání přihlášky potvrdí jak na webové stránce, tak e-mailem. Podstatné je, že v této chvíli ještě není přihláška závazně přijatá, ale čeká na kontrolu a přijetí daným oddílem (na toto je rodič upozorněn).

Pro rodiče vyplnění zabere jen pár minut, udělá ho v pohodlí domova a systém mu na mnoha místech i napovídá a pomáhá (kontroluje existenci adresy bydliště, z rodného čísla doplní datum narození a pohlaví, podle věku hlídá, zda je to přihláška mladšího člena či dospělého apod.)

Kontrola a přijetí přihlášky oddílem

Jakmile je rodičem vyplněná e-přihláška odeslaná, vedoucí oddílu dostává e-mail, který ho na tuto skutečnost upozorní. Zároveň na již známé stránce správy e-přihlášek u oddílu už vyplněná e-přihláška čeká.

Teď už jen stačí rozkliknout detail e-přihlášky, zkontrolovat uvedené údaje a rozhodnout o přijetí přihlášky. Předpokládáme, že v drtivé většině případů bude přihláška řádně přijata (když už jste ji rodiči na začátku poslali, bude jen málo důvodů ji nepřijmout). Ale kdyby se přeci jen nějaký závažný důvod k odmítnutí objevil, lze přijetí odmítnout a rodiči to zdůvodnit.

Máme hotovo

Bylo to snadné, žádné luštění ručně vyplňované papírové přihlášky, pátrání po neúplné adrese či zjišťování správného rodného čísla. Prostě všechny povinné i další volitelné údaje máte ihned ve skautISu.

Na co pamatovat?

Přestože používání e-přihlášek je opravdu snadné, nezapomínejte, že jde o velmi důležitý krok a je třeba pozvánky rodičům posílat s uvážením a stejně tak je řádně a včas přijímat. Stejně jako máte pravidla pro zpracování papírových přihlášek, domluvte se, kdo bude spravovat elektronické přihlášky.

Součástí elektronické přihlášky je nejen poučení k ochraně a zpracování osobních údajů, ale i základní informace o skautingu. Přesto však je vhodné rodiče seznámit i dalšími cestami s důležitými informacemi o fungování vašeho oddílu apod.

Kde se dozvědět víc?

Protože e-přihlášky (a nejen ty) jsou opravdu velkou novinkou, chceme co nejvíce vedoucích a dalších zájemců s tímto novým nástrojem seznámit, ukázat různé užitečné triky, upozornit na podstatné drobnosti apod.

Zúčastněte se v úterý 8. září od 20:00 živého videostreamu na Facebook či Youtube kanále skautInfo. Budeme podrobně představovat fungování e-přihlášky, ale také práce s kontakty rodičů a možnosti online aktualizace údajů mladších členů přímo jejich rodiči (třeba v období před registrací). Kromě toho budeme odpovídat na vaše dotazy související s všemi představovanými novinkami skautISu.

Dále již nyní najdete v nápovědě skautISu základní návod a můžete se tak opět o něco lépe podívat na to, jak e-přihlášky používat.

Máte dotazy a podněty?

Neváhejte je už nyní psát do komentářů nebo na podpora@skaut.cz Nejpozději během živého vysílání na dotazy odpovíme.

Ať vám e-přihlášky opravdu dobře pomáhají v oddílech a střediscích.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci