Rodiče ve skautISu v novém. Jak na to a k čemu to využít?

Jedna z prvních novinek nového skautského roku, kterou již nyní můžete začít v rámci skautISu naplno využívat, je přepracované zobrazování a správa kontaktů na rodiče členek a členů. Co tedy nová záložka “Rodiče” u jednotlivých osob přináší a proč by to mělo vedoucí zajímat? To zjistíte na dalších řádcích.

Již dlouhé roky skautIS umožňuje evidovat e-maily a telefonní čísla na rodiče. Takové údaje se však dosud zobrazovaly trochu nepřehledně ve stejném seznamu jako ostatní kontakty členů. To mohlo působit občas nepřehledně a hlavně to jen s velkými obtížemi vedoucím umožňovalo doplňovat k rodičům další údaje. Protože chceme, aby skautIS vedoucím opravdu dobře sloužil a mohli mít v údajích pořádek, rozhodli jsme se tyto kontakty vyčlenit do samostatné záložky “Rodiče” zobrazované u jednotlivých osob. Úprava také umožní v budoucnu přinést další zajímavé funkce skautISu.

(poznámka: všechny údaje uvedené na obrázcích jsou pouze ilustrační a nezobrazují žádné reálné osobní údaje)

Přidání kontaktů na rodiče či jiné zákonné zástupce

Nově lze u každé osoby ve skautISu zobrazit záložku “Rodiče” (typicky ji najdete hned za záložkou “Kontakty”, případně si můžete nastavit vlastní pořadí pod položkou “Další záložky > Nastavení záložek”) a zde přidávat kontakty a informace o matce, otci či jiném zákonném zástupci.

Proti původním obyčejným kontaktům má toto řešení několik výhod:

• uvádíte typ zákonného zástupce a máte prostor pro jméno a příjmení
• jednoduše zadáte jak e-mailovou adresu, tak telefonní číslo
• můžete doplnit i další poznámky pro vás podstatné poznámky
• je-li rodičem skaut či skautka již evidovaná ve skautISu, můžete ji snadno jako rodiče k dítěti připojit

Už tedy nemusíte složitě vymýšlet, jestli si do poznámky kontaktu napíšete jméno nebo jinou informaci, na vše máte nové kolonky. A pokud připojíte jako rodiče existující osobu, zajistíte si, že pokud skautský rodič u své osoby v budoucnu změní nějaký kontakt, ihned se to projeví i v údajích vašich svěřenců.

Kontakty na rodiče

Na nové záložce “Rodiče” můžete přidávat a upravovat údaje o zákonných zástupcích.

Připojení existující osoby jako rodiče

Chcete-li jako rodiče zadat existujícího člena (současného nebo dřívějšího), stačí ho vyhledat a kliknutím k dítěti připojit.

Toto napojení můžete udělat i kdykoli dodatečně, i ve chvíli, kdy už nějaké vámi dopsané kontakty na rodiče jsou zapsány. Stačí zadaný záznam smazat a místo toho vyhledat reálnou existující osobu rodiče (budete potřebovat jméno, příjmení a rodné číslo rodiče).

Rychlý pohled na kontakty rodičů

Abychom vedoucím poskytli ještě rychlejší přehled kontaktních informací, u dětí se jako první zobrazí i přímo na záložce “Kontakty”. Nově je však tato stránka rozdělena na dvě části - náhled kontaktů na rodiče a teprve pak i přímo kontakty daného dítěte. U dospělých členek a členů se již v tomto místě sekce s údaji rodičů nezobrazuje (i nadále však můžete pracovat se záložkou “Rodiče”).

Export kontaktů členů včetně údajů o rodičích

Pravděpodobně v oddílové praxi využíváte možnost exportovat údaje o jednotlivých členech (menu “Exporty > Osoby”). V této agendě můžete používat jak předpřipravené šablony exportů, tak si můžete vytvářet i úplně libovolné vlastní.

Nově v nastavení vlastních exportů máte možnost si zaškrtnout i exportování kontaktů a údajů rodičů. Jednoduše vyberete, které údaje o zákonných zástupcích chcete do exportu vypsat, a pak už je v případě potřeby jedním kliknutím obratem získáte v přehledné tabulce například v Excelu či PDF.

Co se stalo s původními kontakty na rodiče?

Abychom použití funkce co nejvíce usnadnili, automaticky jsme provedli převod starých typů kontaktů na nový systém údajů o rodičích. Pokud jste si tak v minulosti evidovali telefonní čísla a e-maily na rodiče, najdete je u svých členů převedené do nové záložky “Rodiče”. V případě, že jste dřívější poznámku využívali pro uvedení jména a příjmení rodiče, byl tento údaj nově převeden i k osobám rodičů v nové sekci. Jestliže se nedalo ze starých poznámek jméno poznat, je osoba označena jen generickým údajem “jméno matky”, “příjmení otce” apod. Takový údaje však může kdykoli vedoucí upravit a doplnit. Stačí kliknout u rodiče na tlačítko “Upravit”. A navíc k rodiči nově můžete doplňovat pole pro libovolnou další poznámku.

Zároveň rodiče, kteří měli v minulosti u dětí uvedenu e-mailovou adresu, byli o této skutečnosti informováni zprávou ze skautISu. Vědí tedy, že na ně máte u jejich dítka kontakt k dispozici.

Ohledně automatického převodu kontaktů se však musíme omluvit za drobnou nepřesnost, neboť zpráva, která byla rozeslána nebyla svým textem úplně ideálně srozumitelná. Proto pokud by se někdo na význam e-mailu o “změně e-mailové adresy k účtu” ptal, stačí ho ujistit, že nejde o založení nějakého nového speciálního účtu, ale jen informaci, že danou e-mailovou adresu vedeme jako kontakt na člena či členku v rámci skautských oddílů.

K čemu se to dále bude hodit?

Jak už jsme zmínili, tato změna má nejen zavést větší pořádek v kontaktech osob, ale také otevírá cestu k dalším funkcím skautISu. Například úplně nová elektronická přihláška pro nováčky tento způsob ukládání a propojování údajů rodičů již také plně podporuje. Stejně tak nové možnosti on-line aktualizace a kontrol údajů o dětech přímo jejich rodiči (podrobnosti k těmto funkcím již brzy zveřejníme v článcích a také v živém videostreamu počátkem září). Mimo to koncem září můžete těšit na rozšíření funkcí pro správu skautských Google skupin (e-mailových konferencí), které nově umožní vytvářet skupiny i zcela automaticky na základě vámi nastavených pravidel. To pak snadno umožní vytvořit například e-mailovou konferenci rodičů. A zde se již budou e-mailové adresy brát přímo z údajů jednotlivých rodičů (nebudou se vám tak míchat skutečné osobní e-maily členů a adresy rodičů, které dříve do konferencí nebylo možné snadno zadat).

V ještě vzdálenější budoucnosti pak takto jasně vyčleněná evidence údajů rodičů přináší další prostor pro vylepšení a funkce. Několik nápadů již máme, takže je určitě i nadále se na co těšit.

Máte k funkci nějaké dotazy?

Neváhejte položit svůj dotaz či připomínku do komentářů nebo nám napsat na e-mail podpora@skaut.cz

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci