Nové přihlášky a texty nových poučení k přihláškám členů (aktualizováno k září 2020)

V souvislosti s novelou ochrany osobních údajů (tzv. GDPR) přidáváme informace a vzory dokumentů, a tak v sekci Ochrana osobních údajů naleznete nové vzory přihlášek. V tomto souhrnném článku najdete přihlášky pro členy (ve verzi přímo k tisku či vyplnění), tak i nové texty poučení na přihlášky členů (v upravitelné verzi pro vlastní grafiku), stejně tak odkazy na táborové přihlášky (klíčové pro nečleny).

Od 25. května 2018 je třeba používat už jen nové upravené přihlášky s novým textem poučení (tak jak jsou uvedeny v odkazech v tomto článku). Přihlášky splňující požadavky GDPR jsou v patičce označeny verzí větčí než "ver. 05/2018", nejnovější verze přihlášek vydaná k září 2020 má označení "ver. 09/2020". Doporučujeme si na Křižovatce stáhnout a v oddíle i středisích používat oficiální nové přihlášky, které plně vyhovují požadavkům nového evropského nařízení pro ochranu osobních údajů (dále jen Nařízení). Pokud jste zvyklí používat vlastní přihlášky, pohlídejte si, abyste je aktualizovali a měli na nich správný nový text zahrnující všechny náležitosti nové právní úpravy dle vzoru poučení k přihláškám z Křižovatky.

Nové přihlášky existují stále v několika podobách, jak jste zvyklí doposud. Zároveň jsme však základní verzi přihlášky, která je rovnou určena k tisku bez nutnosti dalších úprav, upravili tak, že obsahuje najednou jak poučení, tak políčka pro zadání základních osobních údajů v minimálním rozsahu o členovi i případně alespoň jednom zákonném zástupci. Tuto přihlášku si můžete vytisknout a rovnou používat, nebo ji (v případě, že to pro činnost v oddíle potřebujete) můžete opět doplnit o vhodně realizovaný rozšiřující evidenční list s jehož pomocí sesbíráte i další osobní údaje (doplňující údaje můžete sbírat i elektronicky). Nadále však platí, že je nutné mít od členů přihlášku do organizace, která obsahuje poučení k osobním údajům, prohlášení a souhlas člena či zákonného zástupce. Samostatný evidenční list, který neobsahuje poučení a podpisy, nenahrazuje přihlášku člena do organizace a nelze ho tedy zcela samostatně použít (samostatný formulář slouží pouze jako případná příloha přihlášky).

V sekci nových přihlášek naleznete přihlášku pro mladšího i dospělého člena vhodnou přímo k tisku, případně i verze dokumentů k vlastní grafické úpravě včetně rozšiřujícího evidenčního listu. Poslední aktualizovanou přihláškou je přihláška na skautské akce určená pro neplnoleté nečleny, kterou byste využili v případě účasti nečlena na akci či táboře, když potřebujete osobní údaje evidovat i od nečlenů.

Na základě podnětů jsme doplnili i PDF verzi přihlášek mladších i dospělých členů, které je možné vyplnit pohodlně elektronicky v počítači a teprve následně je nutné je vytisknout a podepsat. Pokud se rozhodnete používat v oddíle (či středisku) tyto PDF formulářové verze, doporučujeme nejprve doplnit úplný název střediska, IČ a adresu (to lze udělat třeba v bezplatném Adobe Reader) a až následně rodičům a dospělým členům zasílat PDF již s takto vyplněnými údaji střediska.

U přihlášek na akci pro nečleny si pohlídejte, abyste od 25. května 2018 používali opravdu jejich novou podobu (k září 2020 vyšla nejnovější verze označená "ver. 09/2020"). V případě přihlášek na tábor pro členy platí, že můžete bez obav použít ty stávající (současná přihláška na tábor ani její aktualizace totiž nemusí řešit poučení k osobním údajům, neboť to řeší přihláška do organizace, a tak maximálně obsahují odkaz na poučení). Níže přihládáme pro úplnost i připravené kompletní nové vzory přihlášek na tábor ve verzi pro členy i nečleny.

Znovu připomínáme, že pokud máte od stávajících členů řádně vyplněné a podepsané přihlášky a evidenční listy, které jsou do současnosti ke stažení na Křižovatce nebo máte vlastní přihlášky obsahující požadované povinné části dle předpisů, není nutné resp. je naprosto zbytečné, abyste rozdávali vašim současným členům přihlášky nové a nutili je znovu podepisovat. Nové přihlášky využijete pro nově příchozí členy. Nejnovější verzi "ver. 09/2020" pak ideálně pro nováčky příchozí po 1. září 2020 (obsahují drobné úpravy ve formulacích pro lepší přehledno, ale co do rozsahu zpracování osobních údajů jsou stejné).

Nezapomeňte, že od podzimu 2020 jsme zavedli také e-přihlášky, které mohou nahradit tyto papírové

Až do září 2020 vedla jediná cesta, jak řádně přijmout nováčka do oddílu, přes vyplnění papírové přihlášky rodičem, předání vyplněného papíru vedení oddílu a následné ruční přepisování údajů do skautISu. Tato cesta je samozřejmě možná i nadále a pokud vám nebo rodičům bude i nadále vyhovovat, používejte ji dál.

Jestliže si ale chcete ulehčit práci a zbavit se zbytečného papírování, můžete používat úplně novou funkčnost skautISu řešící právě elektronické přihlášky pro nováčky. Více informací naleznete zde.

Pokud máte k novým přihláškám a evidenčním listům jakékoliv dotazy nebo připomínky, pište na registrace@skaut.cz. Další informace naleznete v sekci Ochrana osobní údajů. 

 

---

 

Nové verze přihlášek, splňujících všechny náležitosti GDPR (tedy ty co je nutné v oddílech a střediscích používat nejpozději od 25. května 2018), vždy snadno poznáte podle označení v patičce každé stránky dané přihlášky, které určuje měsíc vydání. Nejnovější verze přihlášek vydané k září 2020 jsou označeny "ver. 09/2020" (v budoucnu případně i novějším měsícem a rokem).

 

Přihláška a evidenční list pro děti a mladistvé

Přihláška a evidenční list pro dospělé

Přihláška na akci (pro nečleny):

Vzor přihlášky na tábor:

 

 

---

 

 

Záznamy o činnostech zpracování

Součástí agendy řádného zpracovávání osobních údajů je dle GDPR i vedení tzv. záznamů o činnostech zpracovávání. V rámci běžné skautské činnosti se ve všech organizačních jednotkách řeší dvě základní činnosti - evidence členů pro spolkovou činnost a evidence související s akcemi ve vztahu ke členům i nečlenům. Pro tyto agendy musí organizační jednotka vést tabulku evidující danou činnost (pomáhá k identifikaci jaké údaje, z jakého důvodu, s jakými opatřeními, případně jak dlouho jsou údaje zpracovány). Uvedená podoba je povinná a odpovídající zpracovávání osobních údajů v jednotkách dle poučení na přihláškách.

Jednotky, které navíc dělají další rozšiřující činnosti (týká se jen zlomku jednotek, které cíleně dělají i další činnost) mají možnost využít další připravené vzory a ty buď přímo využít, nebo upravit - takovou aktivitou "navíc" je například pronajímání základny či vybavení a s ním související evidence osobních údajů.