Registrace 2019 v plném proudu. Jaké jsou termíny a kde najít další informace?

Před několika dny se naplno ve skautISu rozeběhla registrace pro rok 2019. Všechna střediska by již nyní měla mít určeny členské příspěvky a založeny své registrační kategorie pro tento rok. Během ledna pak musí všechny oddíly a střediska i přístavy svá registrační data řádně ve skautISu zpracovat a odevzdat. Přinášíme souhrn termínů, informací a užitečných odkazů.

Založení registračních kategorií

I ta letošní registrace začala určením členských příspěvků a založením registračních kategorií. Všechna střediska a přístavy své registrační kategorie měly založit nejpozději do 1. 1. 2019 (okresy i kraje už před tím v prosinci 2018). Pokud však náhodou nějaké středisko ještě své jednotlivé registrační kategorie nezaložilo, ať to urchleně napraví. Upozorňujeme, že dokud nemá nadřízená jednotka své registrační kategorie ve skautISu založeny, nemohou oddíly (podřízené jednotky) svou registraci kompletně zpracovat a odevzdat.

Termíny pro odevzdání registrace

Termíny pro zpracování a odevzdání dat registrace 2019 zůstávají obdobné jako v minulosti:

• střediska předají registraci okresům (nebo krajům v případě středisek registrovaných přímo pod krajem) nejpozději 31. 1. 2019,
• ZvOJ předají registraci do KÚJ nejpozději 31. 1. 2019,
• okresy předají registraci krajům nejpozději 14. 2. 2019 a
• kraje předají registraci do KÚJ nejpozději 28. 2. 2019.

Tedy všechny jednotky, ve kterých se přímo sdružují členky a členové, musí odevzdat registraci do konce ledna 2019 (střediska, přístavy i ZvOJ). Nadřízená jednotka má na kontrolu a převzetí (či vrácení k opravě) registrace jednotky typicky 14 dní.

Termíny zaplacení členských příspěvků

Pro zaplacení členských příspěvků za členy jsou stanoveny obdobné termíny jako v minulosti (odlišné od termínů odevzdání dat registrace):

• střediska zaplatí členské příspěvky nadřízeným okresům (nebo krajům v případě středisek registrovaných přímo pod krajem) nejpozději 28.2.2019,
• ZvOJ zaplatí členské příspěvky do KÚJ nejpozději 28. 2. 2019,
• okresy zaplatí členské příspěvky krajům nejpozději 14. 3. 2019 a
• kraje zaplatí členské příspěvky do KÚJ nejpozději 28. 3. 2019.

Doporučujeme před odesláním členských příspěvků nadřízené jednotce zkontrolovat, že byla vaše registrace nadřízenou jednotkou již převzata a je tedy v pořádku (abyste v případě objevení a opravování chyby ve vaší vrácené registraci nemuseli dodatečně řešit i změnu platby).

Hospodářské výkazy a účetní závěrky

Pamatujte, že registraci 2019 netvoří pouze přehled registrovaných členů a uhrazení členských příspěvků, ale také další součásti jako hospodářský výkaz za rok 2018 a účetní závěrka nebo její část za rok 2018, které ale všechny organizační jednotky vyplní přímo ve skautISu v období mezi 1. 1. a 15. 4. 2019 (pro jednotky využívající odkladu pro podání daňového přiznání je stanoven dodatečný termín 10. 7. 2019, tato skutečnost však musí být při založení hospodářského výkazu ve skautISu označena nejpozději do 15.4.2019). Vkládání účetních závěrek za rok 2018 je povinností, která vzniká všem organizačním jednotkám Junáka - českého skauta ze zákona. Více informací získáte v návodu pro vložení účetních závérek do skautISu.

Nové termíny pro ZvOJ: Zvláštní organizační jednotky, v souladu s Řádem pro ZvOJ a směrnicí k registraci, navíc předávají e-mailem do KÚJ
a) rozpočet a plán činnosti na rok 2019 nejpozději do 15. 4. 2019 (doporučuje se předložit už v termínu registrace, tedy do 31. 1. 2019),
b) výroční zprávu o činnosti a zprávu o hospodaření za rok 2018 nejpozději do 30. 6. 2018 (je-li to možné, je vhodné odevzdat už dřívě, např. stejně jako hospodářský výkaz).

Další užitečné informace

Od 1. ledna 2019 je již naplno v Organizačním řádu (příloha č. 1) pro nové vedoucí organizačních jednotek účinná povinnost získání kvalifikace střediskové minimum a to nejpozději do jednoho roku od ustavení do funkce (typicky zvolení na střediskovém sněmu). Střediskové minimum však nepotřebují současní vedoucí středisek a dalších OJ, pokud působili ve funkci vedoucího OJ alespoň 2 roky za posledních 5 let a splňovali původní kvalifikační požadavky, neboť na ně se automaticky uplatňuje výjimka. Kontrolu potřebné kvalifikace, upozornění na potřebu do 1 roku střediskové minimum dodatečně získat, či uplatnění automatické výjimky, rovnou hlíhá a odpovídajícím způsobem zobrazuje skautIS při kontrole a odevzdávání registrace.

Pamatujte, že registrace je jen jednoročním zaznamenáním stavu organizace a její členské základny. Ale údaje o členech i jednotkách je potřeba aktualizovat průběžně. Nenechávejte tedy aktualizace a doplňování údajů až na poslední chvíli těsně před odevzdáním registrace na konci ledna. Zkontrolovat a aktualizovat údaje členů, jejich kontakty, kvalifikace apod. můžete kdykoli během roku. Průběžná aktualizace údajů vám ušetří čas, neboť při odevzdávání registrace pouze provedete závěrečnou kontrolu a odevzdání dat, ale už nebudete muset žádné údaje na poslední chvíli shánět.

Další užitečné informace o tom, jaké údaje a kdy je potřeba evidovat o členech i jednotkách ve skautISu, najdete ve Směrnici k evidenci údajů ve skautISu. Tam také najdete termíny související s nutností zadávat změny ve vedení, revizní komisi a k tomu potřebné dokumenty pro zápis do spolkového rejstříku. V roce 2019 bude probíhat velké množství volebních sněmů a tak je vhodné na to pamatovat. Drtivá většina změn v údajích osob i jednotek se ve skautISu provádí obratem, nejpozději do 10 dní (typicky údaje zapisované do rejstříku, kontakty apod.); méně podstatné změny pak nejpozději do 30 dní.

Směrnice k registraci a skautISu

Kompletní znění směrnic k registraci 2019 i evidenci údajů ve skautISu si můžete standardně stáhnout ve spisovně

Sekce k registraci na Křižovatce

Kompletní přehled všech důležitých informací, termínů, dokumentů a odkazů i na nápovědu najdete vždy v rámci informační sekce k registraci na Křižovatce - www.skaut.cz/registrace

V případě dalších dotazů, nejasností apod. se na nás neváhejte obrátit e-mailem registrace@skaut.cz

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci

Jiřina Manková (Špunt)
asistentka organizačního zpravodaje