Návod: Vložení výkazů účetní závěrky do skautISu

Jak se vypořádat s novou povinností vkládat účetní závěrky do spolkového rejstříku? Jednoduše s využitím rozsířené agendy hospodářských výkazů ve skautISu. V tomto článku najdete podrobná návod krok za krokem.

Organizační jednotky mají povinnost zveřejňovat své účetní závěrky pro jednotlivé roky ve sbírce listin v rámci spolkového rejstříku. Tato povinnost nejprve přichází za roky 2014 a 2015 pro jednotky, které vedou podvojné účetnictví (závěrky za tyto roky je nutné vložit do skautISu nejpozději do 14. listopadu 2016). Následně od roku 2017 (prvně za účetní rok 2016) budou účetní závěrky s hospodářským výkazem do skautISu nahrávat všechny organizační jednotky bez ohledu na to, zda vedou podvojné nebo jednoduché účetnictví. Přímo do spolkového rejstříku dokumenty následně zveřejňovat Kancelář ústředí.

Dodatečné doplnění závěrek za rok 2014 a 2015

Nejpozději do 14. listopadu 2016 je třeba nahrát své účetní závěrky let 2014 a 2015 do skautISu k hospodářským výkazům, které tam již máte z předchozích let uloženy. Jednotky s podvojným účetnictvím tedy ve skautISu uvidí u těchto hospodářských výkazů, že dané výkazy nemají ještě "potvrzeny" a tedy je potřeba je doplnit.

Od registrace registrace 2017 už budou účetní závěrky do skautISu vkládat všechny jednotky a to rovnou s zakládáním hospodářského výkazu.

Založení nového hospodářského výkazu

Účetní závěrka do spolkového rejstříku se vkládá prostřednictvím skautISu spolu s hospodářským výkazem za daný rok. Proto spolu se zpracováváním registrace OJ běžně založí hospodářský výkaz a do něj následně vloží i dokumenty účetní závěrky.

Pro zpětné vložení účetních závěrek 2014 a 2015 se žádné nové výkazy ve skautISu nezakládají, pouze dokumenty doplníte do již existujících výkazů.

Úprava hospodářského výkazu a vložení účetní závěrky

Hospodářský výkaz a účetní závěrku může ve skautISu editovat uživatel s rolí hospodáře OJ nebo vedoucí/administrátor OJ.

 

Krok 1: Upravit údaje hospodářského výkazu

Pomocí tlačítka "Upravit" lze do již existujícího hospodářského výkazu snadno vložit účetní závěrku, případně opravit některý z číselných údajů, pokud byste v nich objevili chybu.

Krok 2: Nahrání souboru účetní závěrky

Výkaz se vždy sestavuje k 31.12. účetního roku a i tento údaj je proto uveden ve skautISu a je pro daný výkaz už předpřipravený (ve výjimečných případech může být datum). 

Dále organizační jednotky, které vedou podvojné účetnictví, do skautISu vkládají naskenované dokumenty s výkazy účetní závěrky. Jednoduše pomocí tlačítka "Procházet" vyhledají daný soubor pro nahrání do skautISu.

Pozor: Dokument musí být naskenovaný ve formátu PDF, musí obsahovat výkazy jen daného účetního roku a musí být podepsán vedoucím OJ (statutárním orgánem). Jde o běžně naskenovaný PDF dokument s běžně naskenovaným podpisem z doby vzniku účetní závěrky.

Zadání všech údajů hospodářského výkazu a vložení účetní závěrky potvrdíte kliknutím na "Uložit". Dokud nedojde k úplnému odevzdání a potvrzení výkazu, lze se později k údajům vrátit a pomocí "Upravit" ještě údaje upravit (viz. krok 1 a 2).

Krok 3: Odevzdání výkazu

Jakmile jsou údaje vyplněny a v pořádku, stačí kliknout na tlačítko "Odevzdat". A tímto krokem končí práce hospodáře, následné kroky již musí udělat vedoucí OJ (nebo jeho zástupce).

Vedoucímu OJ přijde v tuto chvíli zpráva ze skautISu, která ho upozorní, že je potřeba daný výkaz ve skautISu potvrdit.

Krok 4: Potvrzení výkazu účetní závěrky

Je nutné, aby nyní ve skautISu správnost údajů v hospodářském výkazu a účetní závěrce potvrdil vedoucí OJ (nebo jeho zástupce). Tento krok nemůže udělat nikdo jiný, neboť tím dochází k závaznému potvrzení daných dokumentů, které jsou následně vkládány do spolkového rejstříku.

Aby nedošlo k omylu, je po kliknutí na tlačítko "Potvrdit údaje ve výkazu" zobrazen ještě dotaz, zda jsou údaje opravdu v pořádku a zde je možné buď definitivně výkaz potvrdit, nebo se stornem vrátit zpět (a třeba ještě údaje pomocí tlačítka "Opravit" ještě upravit a změnit na správné).

Protože jde o závazné potvrzení dokumentů zveřejňovaných ve spolkovém rejstříku (a protože pro jednoduché účetnictví se dokonce kompletně všechny dokumenty generují čistě elektronicky přímo ve skautISu) je nutné, aby potvrzení provedl právě vedoucí OJ a ten navíc musí mít tzv. ověřený účet, který nezpochybnitelně prokazuje, že daný úkon udělal on (jde o jakých "skautISový elektronický podpis").

Pokud vedoucí zatím nemá "ověřený účet" ve skautISu, je na to upozorněn a místo tlačítka pro potvrzení se zobrazuje upozornění.

Jak získat ověřený účet? Všichni vedoucí OJ i jejich zástupci získávají ověřený účet ve skautISu automaticky v okamžiku, kdy jsou zapisováni jako osoba do spolkového rejstříku. Tedy všichni vedoucí OJ získají svůj ověřený účet prvně během nejpozději do poloviny listopadu 2016 spolu se zapisováním osoby po sněmu (a v budoucnosti každá zvolená osoba spolu se zadáním dokumentů do skautISu po sněmu příslušné OJ). Ověření účtu ve skautISu je spojeno právě s dokumenty pro zápis osoby do rejstříku, protože v tu chvíli jsou údaje osoby ověřovány na CzechPOINTu a předávány do skautISu.

Krok 5: Vše nahráno ve skautISu

Po potvrzení výkazů práce pro vedení OJ ve skautISu končí. V hospodářském výkazu je vidět, že dokument byl nejen odevzdán (což může dělat i hospodář), ale už i závazně potvrzen (dělá vedoucí OJ či jeho zástupce s ověřeným účtem).

Dále už se o zaslání dokumentů a jejich zveřejnění ve spolkovém rejstříku postará Kancelář ústředí. (V případě, že by při kontrole došlo k objevení nějaké chyby ve výkazu, budete na to upozorněni a bude potřeba obratem dodat opravený výkaz.)

Dotazy a připomínky

Pokud vám nějaká věc není jasná, potřebujete pomoci nebo narazíte na nějaký problém, neváhejte nás kontaktovat na e-mailu registrace@skaut.cz a pokusíme se vám co nejrychleji pomoci.