Poděl se a inspiruj příklady dobré praxe vnitřní komunikace v jednotkách

Každý z nás, od oddílu přes středisko až po ústředí, potřebuje najít nějaký systém, jak se společně domlouvat, jak uchovávat důležité informace a jak je ve správný čas a v poutavé formě předávat správným lidem. Někdy nám k tomu stačí nástěnka a krátký telefonát. Někdy ale jen těžko najdeme společnou chvilku, jak něco naplánovat a tradiční komunikační nástroje nám nestačí. Naštěstí existuje řada skautských i neskautských (online) nástrojů, které nám mohou s organizací naší komunikace pomoci. V tomto článku se některé z nich pokusíme představit.

V rámci strategického tématu „Podpora interní komunikace v jednotkách“ bychom chtěli zpracovat sérii článků s příklady systémů zlepšující interní komunikaci v jednotkách. Ať už půjde o

• komunikaci v rámci oddílové / střediskové / okresní / … rady
• komunikaci s rodiči
• komunikaci mezi členy oddílu / kmene / klubu
• další příklady interní komunikace

Těmito příklady dobré praxe bychom rádi inspirovali další jednotky a pomohli jim tak najít svůj vlastní funkční systém, zajišťující dostatečnou informovanost, organizaci úkolů a ukládání vědomostí.

„Vzdálenost není to, co rozděluje lidi. Je to pouze nedostatek komunikace.“

Budeme rádi, když se s námi podělíš o tvé vlastní zkušenosti – ať už s uvedenými nástroji nebo i s vašimi vlastními systémy, zkušenostmi a nápady. Vítané nejsou pouze „softwarové novinky“, ale všechna funkční řešení podporující interní komunikaci v jednotkách.

Dej nám vědět, jaké u vás používáte způsoby pro šíření informací, domluvu nebo organizaci vaší činnosti ve formuláři na konci článku. Můžeš se rozepsat a jít do detailu, nebo napsat jen krátký popis vašeho systému a my se ti ozveme, abychom zjistili podrobnosti.

Pokud se nemůžete dočkat příkladů dobré praxe, přečtěte si vynikající článek Středisko: Když IT slouží skautům v časopisu Skauting, o použití skautských i neskautských online nástrojů ve středisku, od Michala Janaty – Kalicha a Víta Rusňáka – Vira.

Skautské (online) nástroje

Následující přehled přináší neúplný výčet nástrojů, které považujeme za vhodné / často používané a že ke každému uvádíme pouze stručný popis a odkaz. Podrobněji se těmto nástrojům (a dalším, které získáme z vašich tipů) budeme věnovat v dalších článcích.

Skautské G Suite – všechny nástroje vždy po ruce

Google nabízí řadu volně dostupných nástrojů (Gmail, Google Disk, apod.), které jsou však do určité míry limitované kapacitou nebo funkčností. Jako skauti máme díky nabídce G Suite pro neziskové organizace dostupnou rozšířenou nabídku služeb, která běžně stojí kolem 200 Kč za měsíc.

Všechny služby jsou dostupné pod jedním účtem, který si může každý z nás (s propojeným účtem ve skautISu nebo pomocí vedoucího) založit ve skautISu.

Gmail

• běžná emailová schránka v doméně @skaut.cz / @skautka.cz / @list.skauting.cz
• případně si můžeme založit email s doménou @nasskautskyweb.skauting.cz
• emailová schránka má společnou kapacitu s dalšími Google službami (ta je však neomezená)
• email je propojen s Google Diskem pro snadné sdílení velkých soborů
• email je propojen s dalšími službami (Keep – zápisník, Kalendář, Kontakty,…)

Google Drive

• neomezené webové úložiště s běžnými kancelářskými aplikacemi
• Soukromé úložiště
  • neomezená kapacita úložiště
  • snadné vyhledávání v souborech
  • možnost sdílet soubory s konkrétními lidmi nebo s kýmkoliv s odkazem
  • aplikace pro PC / Android / iPhone
  • aplikace Zálohování a Synchronizace k částečnému/kompletnímu zálohování PC do „cloudu“
  • aplikace Streamování souborů z disku pro zobrazení souborů z Google disku jako samostatného počítačového disku
• Týmové úložiště
  • má obdobné vlastnosti jako soukromé úložiště, ale soubory nemají vlastníky
  • všechny soubory jsou součástí týmu a kdokoliv je přidán do týmu, má k nim přístup
• Tabulky
  • tabulkový procesor (jako MS Excel) s možností týmové spolupráce, komentování a sdílení
• Dokumenty
  • nástroj na psaní dokumentů (jako MS Word) s možností týmové spolupráce, komentování a sdílení
• Rozšíření a skripty
  • možnost stáhnout nebo naprogramovat řadu rozšíření (pro obrázky, prezentace apod.), automatické zpracování dat, apod.

Google skupiny (konference)

• webový archiv pro skupinovou mailovou komunikaci
• zajištění zasílání mailů přes jednu adresu k více adresátům (např. rada@jednotka.skauting.cz)
• možnost, jak na Google disku sdílet dokumenty s celými skupinami
• jednotlivé skupiny můžeme založit přímo ve skautISu, detailní nastavení pak provedeme přímo u skupiny

Google Kalendář

• soukromé i sdílené kalendáře pro informování o akcích, domlouvání termínů a prezentaci na webu
• možnost propojení s mobilním telefonem, počítačem a dalšími službami

Google weby

• můžeme vytvořit jednoduché weby bez znalosti programování
• můžeme sdílet weby pouze s určitým okruhem uživatelů
• snadno přidáme soubory a dokumenty z Google Drive
• můžeme nastavit přihlašování uživatelů
• můžeme web zprovoznit na doméně něco.skauting.cz (funguje pouze bez přihlašování)

Proč to vlastně zkusit?

• je to jednoduché
• používá to velká část skautů
• vyhovuje to nejnovějším požadavkům na ochranu osobních údajů (GDPR)

Skautské weby – webové stránky na pár kliknutí

Za prostor na webu je obvykle potřeba platit nemalé měsíční poplatky. Pro naše skautské jednotky a skautské projekty je tu naštěstí Lebeda – webový hosting, který nabízí místo pro naše webové stránky. Na několik kliknutí na něj můžeme snadno nainstalovat redakční systém Wordpress s připravenou šablonou pro oddíly a střediska. Bez jakékoliv znalosti programování tak snadno vytvoříme webovou prezentaci pro veřejnost, ale i pro rodiče dětí nebo pro radu naší jednotky.

Skautský webhosting Lebeda

• bezplatný prostor pro umístění webových stránek či webové aplikace
• správa hostingu pod účtem ze skautISu
• možnost vytvořit si vlastní webové stránky zcela dle vlastní potřeby
• nebo několika kliknutími zřízení webové stránky s připravenou šablonou (na redakčním systému Wordpress)
• pohodlnou správu webů a jejich nastavení (pro skauty dostupné přihlašování přes skautIS, pro ostatní organizace přihlašování účty hostingu Lebeda)
• bezpečný provoz webových stránek včetně SSL certifikátu (Lets Encrypt)
• hezké adresy na několika různých doménách (*.skauting.cz, *.oddilovyweb.cz, *.mujspolek.cz, *.nasoddil.cz), případně na libovolné vlastní doméně

Dobrý skautský web

• šablona webu pro Wordpress - jeden z nejrozšířenějších redakčních systémů na světě
• šablona je přizpůsobená obvyklým potřebám oddílů a středisek
• vhodná pro zobrazení na PC i na telefonu
• jednoduchá administrace v prostředí Wordpressu

Pluginy pro Wordpress

• zásuvné moduly rozšiřující možnosti Wordpressu o nové funkce
  • skautISová integrace – přihlašování podle práv ve skautISu, zobrazování obsahu vybraným uživatelům, apod.
  • skautské fonty – umožní používat skautské fonty v šablonách bez jejich podpory
  • skaut bazar – jednoduchý bazar skautského vybavení
  • Google Disk galerie – propojení Google Drive a WordPressu, funguje pro zobrazování galerií z disku

Skautská grafika - logo a „brambory“ pro každého

Již dva roky používáme jednotný vizuální styl plný jednoduché a účelné grafiky, zaoblených tvarů a pestrých barev. Každý vedoucí je zároveň tak trochu grafikem a potřebuje mít přístup k trochu robustnějšímu nástroji, než je Malování ve Windows. Řešením je online nástroj Canva, který umožní jakékoliv sdělení transformovat během pár minut do graficky poutavé podoby. Pro tvorbu vlastních log jednotek a řady dalších univerzálních grafických výstupů pak můžeme využít skautský Generátor.

Generátor

• online nástroj pro tvorbu jednotných grafických výstupů
• původně sloužil pouze pro generování loga jednotek
• dnes rozšiřován pro generování různých grafických výstupů s vlastními texty (PF, poděkování, Skautský dobrý skutek, atd.)
• funkcionalita generátoru se bude i nadále rozšiřovat

Canva

• online nástroj na tvorbu a editaci grafiky dostupný zdarma
• šablony pro oddíly, střediska, kurzy, akce a další příležitosti
• poutavá grafika během pár minut

SkautIS – hezky všechno pohromadě

Základem vnitřní komunikace v každé organizaci musí být přehled o tom, s kým máme vůbec komunikovat. Každý člen naší organizace musí být evidován ve skautISu a tak si snadno můžeme zjistit, koho se naše sdělení týká a vybrat tu nejlepší cestu. SkautIS nám nabízí velké množství funkcí, z nichž mezi ty nejzákladnější patří:

• základní informace o členství
• správa kontaktů na jednotlivé členy (a jejich rodiče)
• evidence kvalifikace, omezení, odběru časopisů apod.
• správa vlastních služeb (Skautská Energie, STSka,…)
• nastavení některých výše zmíněných služeb od Googlu (email, skupiny,…)
• a mnoho dalšího

Pro efektivní komunikaci v jednotkách se vyplatí nepoužívat funkce skautISu jen na poviné vyplnění údajů během registrace, hlášení táborů (atp.), ale i k řadě dalších úkonů. Při správné evidenci kontaktů si můžeme vyexportovat vždy jen ty osoby, které potřebujeme, při správném rozdělení rolí mohou rádcové spravovat  své družiny a aktualizovat o nich informace. Role navíc díky řadě pluginů můžeme využít i na vlastních webových stránkách a personalizovat tak obsah pro vybrané skupiny uživatelů. Možností je mnoho.

Protože je SkautIS rozsáhlá služba, není vždy snadné najít to, co právě hledáme. Naštěstí pro nás neustále doplňuje tým skautISu a dobrovolníků  nápovědu na stránky https://napoveda.skaut.cz. Většina obvyklých problémů je zde popsána. A kdyby ne, tak existuje ještě online podpora, kde nám vždy rádi pomohou.

Další dostupné webové nástroje

Doodle

Oblíbená platforma pro nalezení nejvhodnějšího termínu akce / porady pro všechny účastníky.

• kalendář se zaškrtáváním vhodných termínů
• po registraci možnost editace a mazání dotazníků

Facebook

Facebook je nejrozšířenější sociální síť na světě a tak zřejmě velká část (zejména) mladších členů bude mít k facebooku přístup. Ne všechny jeho funkcionality se však hodí pro vnitřní komunikaci v jednotce. Výhodou je velká rozšířenost mezi členy, nevýhodou je špatné vyhledávání v historii. Hodí se tak spíše pro aktuální informace, než pro dlouhodobé plánování.

Facebookové skupiny

• možnost tvorby soukromých, uzavřených a otevřených skupin pro různé cílové skupiny
• zobrazování příspěvků všem členům skupiny
• sdílení dokumentů, událostí, fotek apod.

Messenger

• komunikační aplikace pro zasílání zpráv jednotlivcům i skupinám osob
• možnost označovat lidi ve skupinové konverzaci (a zaslat jim tak upomínku)
• možnost anket, sdílení souborů, atd.
• pro PC i mobilní telefony

Skype

• komunikační aplikace pro zasílání zpráv jednotlivcům i skupinám osob
• jedna z nejčastějších aplikací pro videohovory
• pro PC i mobilní telefony

WhatsApp

• komunikační aplikace pro zasílání zpráv jednotlivcům i skupinám osob
• aplikace pro videohovory
• pro mobilní telefony (i pro PC při současné instalaci na mobilu)
• uživatel se identifikuje pomocí svého telefonního čísla a zároveň vidí všechny své telefonní kontakty požívající WhatsApp

Trello

• bezplatná webová aplikace pro správu projektů v týmu
• základem jsou nástěnky s listy a jednotlivými kartami, které mohou obsahovat popisky, komentáře, termíny, seznamy úkolů a řadu dalších detailů
• karty je možné libovolně přesouvat, upravovat, doplňovat a přiřazovat jednotlivým lidem
• vhodné pro zaznamenání úkolů a sledování jeho vývoje
• možnost napojení na řadu dalších služeb (Google Drive, Kalendář,…)

Slack

• komunikační nástroj pro zasílání zpráv členům týmu (PC i mobilní aplikace)
• podpora tematické komunikace - možnost tvorby kanálů (oddělených chatů) pro různé situace
• možnost napojení na ostatní cloudové služby (Google Drive, Trello, Gmail,…)
• možnost použití „robotů“ pro připomínání úkolů, rozhodování atd.
• snadné hledání v historii chatu
• možnost získat prémiovou verzi zdarma pro neziskové organizace (přes Techsoup)

Techsoup aneb A co jiný software?

Práce neziskových organizací si váží velké množství firem a nabízí jim svoje produkty se slevou, nebo dokonce zadarmo. Pro jednodušší ověřování, kdo je nezisková organizace, vznikla organizace Techsoup. Když se u ní zaregistrujeme, můžeme dostat řadu dalších potřebných produktů s výraznou slevou a někdy dokonce zadarmo. A to nejen pro použití v naší organizaci, ale i pro (nekomerční) použití našimi dobrovolníky. Více najdete na samostatné stránce na Křižovatce. Můžete tak levně přijít k takovým věcem jako je:

• Microsoft Office
• Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator,…)
• Norton Security
• Autodesk
• a další

Používáte nějaký sytém, který by mohl inspirovat ostatní? Funguje vám komunikace v oddíle na jedničku? Pochlubte se a představte nám váš příklad dobré praxe. V následujícím formuláři můžete popsat kompletně váš systém a postupy, nebo můžete napsat jen zkráceně, jak pracujete, a my se vám ozveme. Pokud vám nevyhovuje psaní ve formuláři, můžete nám napsat i na následující email.

projektový pracovník pro skautské weby a interní komunikaci