Osobní údaje a G Suite

Pokud používáte G Suite, tedy máte účet cokoli@skaut.cz, cokoli@skautka.cz apod., bude pro vás dodržování pravidel ochrany osobních údajů v online nástrojích o něco jednodušší. Jedna ze zásadních novinek je totiž podmínka mít data uchovávaná v Evropské unii. U běžných účtů Gmail.com tato garance nemusí být zaručena. Pouze u skautských G Suite účtů máme dle smlouvy na poskytování daných služeb společností Google toto garantováno a naše data v žádné své záloze a uložení neopustí území EU.

Jestliže si z nějakého důvodu nevystačíte s ukládáním a zpracováváním osobních údajů o členech čistě v rámci skautISu, nemusíte se bát mít například tabulku členů s informacemi o platbách na tábor, nebo plněním skautských stezek, či snad poslední přehled kontaktů na rodiče vašich členů s poznámkou o tom, kdy jste co s daným rodičem naposledy řešili, jako on-line tabulku v rámci skautského Google disku. Je však nutné, abyste takové tabulky vytvářeli (byli "vlastníkem") pouze pomocí skautského google účtu a ne pomocí jiných "osobních" účtů, které nemají garantované firemní podmínky Google.

Kromě vytváření dokumentů, které používáte pro oddílovou činnost a mohou obsahovat osobní údaje, pouze pod skautskými účty, je také nutné, abyste pečlivě zvažovali, kdy a za jakých situací takové on-line dokumenty, tabulky či celé složky sdílíte dalším osobám. Opět velmi apelujeme, abyste v plném rozsahu oprávnění k danému on-line souboru sdíleli jen na skautské Google účty, neboť jen u nich je zaručeno, že budou dodržena potřebná pravidla spojená s GDPR. Pro čtení můžete v případě nutnosti sdílet i na jiný účet. Ovšem vždy je nutné pečlivě zvažovat, komu data zpřístupňujete a zda je opravdu pro svou práci v oddíle, na akci atd. opravdu potřebuje.

Tedy vždy pečlivě zvažujte a kontrolujte nastavení daného on-line souboru či složky - s kým jaká data sdílíte a jaká k nim má sdílená osoba práva. Na vás bude se opět řídit obecnými zásadami - tedy sdílet data pouze s osobami, které to potřebují k nějakému zákonnému nebo smluvnímu účelu a mít jistotu, že i tyto osoby se budou řídit všemi uvedenými zásadami a doporučeními ve vztahu k ochraně osobních údajů (tedy nejen pravidly pro sdílení údajů, ale také běžnými bezpečnostními pravidly jako mít zabezpečené své PC proti jednoduchému přístupu heslem apod.).

Zejména je zde třeba apelovat na opatrnost s volný sdílením odkazů pro přístup k jednotlivým složkám nebo souborům. Mějte na paměti, že tyto odkazy, pokud se dostanou do nepovolaných rukou, umožňují bez jasné kontroly ohrožení uložených dat, tato data stáhnout a dále s nimi disponovat. Tyto odkazy si z naší praxe často žijí vlastním životem a to nejen u jednotlivých členů, ale ani v jednotkách pak často není přehlem v tom, kdo k jednotlivým datům má přístup a kdo už nikoliv.

Možnosti ukládání souborů on-line v rámci služeb Google disku

Skautský Google disk umožňuje našim členkám, členům i celým jednotkám a akcím využívat dva způsoby ukládání on-line souborů.

Buď můžete data ukládat do složek vytvářených v rámci "Můj disk", kde pak každý soubor i složka má svého vlastníka (viz výše). A tedy přestože několik souborů nahrají různé osoby do jedné a té stejné složky, tak ve skutečnosti každý takový soubor má svého vlastníka (tomu pak na jeho google disku soubor "zabírá místo") a je vlastně uložen u někoho jiného. Na toto je tedy nutné pamatovat a opravdu pro editaci složky i soubory sdílet jen osobám se skautskými google účty.

Nebo můžete využít relativně nové funkce tzv. "Týmový disk", který funguje tak, že se v rámci skautského on-line úložiště vytvoří speciální složka ("disk"), který nastavíte jako přístupný (s různou úrovní přístupu od čtení, přes zápis až po plnou správu) jednotlivým uživatelům. Jednotlivé soubory nahrávané na daný týmový disk jsou pak vždy uloženy právě na tomto disku, nemají žádného individuálního vlastníka a vždy platí, že se data nachází pouze v tomto "firemním skautském prostoru". Pro práci ve vedení oddílu či nějaké vzdělávací akce tak může být týmový disk mnohem vhodnějším a pohodlnějším řešením. Na druhou stranu týmový disk nemá některé sdílecí funkce jako soubory a složky na běžném "Google disku".

Pokud budete potřebovat do týmového disku zařadit účet, který není skautský, zajistěte, aby uživatel takového účtu nedostal "plný přístup" (u kterého je mimo další práva možné soubory z disku volně přesouvat mimo a kopírovat, a tedy jim měnit vlastníka), ale max pouze přístup "úpravy", který neumožňuje soubory z disku přesouvat. Ty tak zůstávají na týmovém disku a nemění vlastníka.

Jak získat skautský Google účet a mail?

Pokud ještě nemáte svůj vlastní skautský e-mail, není nic jednoduššího, než si ho pár kliknutími založit ve skautISu. Stačí se přihlásit do skautISu, zobrazit si svou osobu a tam na záložce "E-mail a G Suite" si novou skautskou e-mailovou schránku (a k ní napojené všechny služby jako právě Google disk) založit.

Podrobnosti najdete v nápovědě ke skautskýcm službám G Suite - napoveda.skaut.cz/google