Společenství přátel skautingu

Při vedení střediska či oddílu je vždy třeba zajistit mnoho činností, úkolů a práce. Je dobré, pokud se o tuto práci vedení střediska může podělit s někým dalším. Někdy však není snadné další více či méně aktivní spolupracovníky najít. A nejen proto má smysl se zamyslet nad budováním společenství přátel skautingu kolem vašeho střediska/oddílu.

Společenství bude mít taková pravidla, jaká mu nastavíte - záleží jen na vás, jak o něj budete pečovat a zapojovat do činnosti střediska, jak často budete s jeho členkami a členy v kontaktu, jaká pravidla fungování skupině nastavíte a jak ji pojmenujete. Může se jednat jak o bývalé činovníky, tak o aktivní rodiče členů a členek střediska, sympatizanty z řad veřejnosti a další. Péče o společenství nemusí zabrat mnoho času a nemusí být na vedoucím střediska. Vše je jen o domluvě s ostatními v týmu.

Budování společenství nemá být další povinností vedoucí/ho, je naopak velkou příležitostí obklopit se dalšími skvělými lidmi, kteří mají chuť pomoci, chtějí být středisku/oddílu nablízku a přispět k jeho rozvoji. Proč takové společenství budovat?

• jako potenciální zdroj spolupracovníků v různých oblastech činnosti (hospodaření, starost o nemovitosti střediska, příprava střediskových akcí, ...)
  • odlehčení stávajícím činovníkům a delegování úkolů širšímu okruhu lidí
  • “prostor” odkud lze čerpat dospělé nováčky, kteří se budou aktivně podílet na chodu střediska
• jako “expertní” základna pro středisko v případě nárazové potřeby (IT, stavař, grafik, účetní, …)
• jako jedna z cílových skupin pro fundraising
• jako základna bývalých/méně aktivních skautů pro mentorování (pro jakákoli témata spojená se skautingem)
• jako kontakty skrze které se můžete dostat k jiným lidem
• a mnoho dalšího

Článek vznikl s cílem pomoci s budováním společenství přátel kolem vašeho střediska či oddílu. Vnímáme potřebu jednotek pracovat s méně aktivními lidmi kolem nich tak, aby to oboustranně fungovalo a neztrácely se vzácné kontakty či kdysi vybudované dobré vztahy nebo aby se naopak nové vztahy vytvořily.

Článek nemůže, a ani to není jeho cílem, ukázat vám jednu správnou instantní cestu, jak pracovat s širším okruhem lidí kolem vašich středisek a oddílů. Má být spíše inspirací, jak taková spolupráce může vypadat, jak se členy a členkami společenství můžete pracovat a na co přitom nezapomenout.

Pozn. v článku dále pro jednoduchost hovoříme pouze o středisku, ale vše je platné také pro oddíly.

Článek je rozdělen do následujících kapitolek:

1. Sedněte si s týmem a pobavte se nad otázkami
          a) Proč/s jakým cílem chcete společenství vybudovat
          b) Kdo se o společenství bude starat
          c) Kdo mohou být potenciální členové společenství
          d) Jak nastavit vzájemné vztahy a komunikaci mezi střediskem
              a společenstvím
          e) Jaká bude péče o společenství
2. Oslovte potenciální přátele vašeho střediska
3. Vytvořte a udržujte evidenci oslovených lidí a zvolené komunikační kanály
4. Pečujte o společenství
5. Vyhodnocujte spolupráci

Krok za krokem:

1. Sedněte si s týmem a pobavte se nad otázkami:

          a) Proč/s jakým cílem chcete společenství vybudovat

Nejdůležitější je mít jasno v tom, proč byste vlastně takové společenství měli a chtěli vytvářet, za jakým účelem, s jakým smyslem. Zdánlivě jednoduchá otázka, ale doporučujeme ji nepodcenit :)
Chcete mít jen přehled, koho kolem střediska máte? Chcete mít v budoucnosti všechny členky a členy společenství registrované? Jak je chcete ve středisku aktivně zapojit? Chcete jen skauty? Chcete i rodiny s dětmi? Chcete je oslovovat pro dary středisku? Otázek je mnoho a je třeba si na ně odpovědět.

Základní možnosti:

• odlehčení stávajícím činovníkům a širší rozdělení opakujících se úkolů pro středisko
• “expertní” základna pro středisko v případě nárazové potřeby (IT, stavař, grafik, účetní, …)
• základna bývalých/méně aktivních skautů pro mentorování (pro jakákoli témata spojená se skautingem) - více o mentoringu najdete tady
• "prostor" k získávání dospělých nováčků ochotných aktivně se zapojit do chodu střediska (někdo, kdo v minulosti prošel skautskou výchovou; aktivní rodiče; někdo z okolí, kdo sympatizuje se skauty a s vaším střediskem - kamarádi, partneři,...)
• jedna z cílových skupin pro fundraising

Dle vašich potřeb ve středisku a zvoleného poslání a cílů společenství před dalšími kroky ještě zvažte, zda je tohle to správné společenství. Ve středisku můžete také pracovat s jinými formami:

Klub kmene dospělých
Je oddíl, kde probíhá program Kmene dospělých, jehož součástí je podpora oddílů mladších členů. Všichni členové registrovaní v takovém klubu jsou starší 18ti let a je jich minimálně 5. Vedoucí klubu (pozice zástupce nemusí být obsazena) má buď vůdcovskou zkoušku, nebo čekatelskou zkoušku + zkoušku pro vedení klubu Kmene dospělých.

Klub rodinného skautingu
Typicky sdružuje rodiče a jejich děti (které mohou a nemusí být členy Junáka - českého skauta) a všichni společně realizují „rodinný skauting“. Děti v klubu rodinného skautingu jsou často velmi malé, i batolata nebo děti výrazně předškolního věku. Klub má minimálně 4 dospělé členy. Vedoucí klubu (pozice zástupce nemusí být obsazena) má alespoň čekatelskou zkoušku.

Ve středisku máme za každý oddíl určeného jednoho člověka ( krycí jméno "chapadlo"), který má (a cíleně udržuje) kontakty na exčleny, s bývalými vedoucími a spřízněnými dušemi. Existuje poloveřejný seznam kam může někdo nahlédnou (např. potřebuju vytisknout větší množství materiálu a tenhle odddíl má jednoho ochotného exvůdce v tiskárně) a přes chapadlo daného oddílu ho zkontaktuje.
          (Dukát - Michal Šimek, České Budějovice)

          b) Kdo se o společenství bude starat

Možností je mnoho a neměla by to být další povinnost vedoucího střediska či jiného činovníka, který má na starosti hodně jiných aktivit ve středisku. Zkuste si sepsat, kdo všechno se v tuto chvíli kolem střediska “točí”, ať už má či nemá činovnickou funkci.
O kom mluvíme? Např.:

• činovníci bez specifické náplně práce
• členové Klubu kmene dospělých či Klubu rodinného skautingu
• dospělý nováček, kterého najdete konkrétně pro tuto roli (ze začátku)
• a další

Ať se toho ujme kdokoli, nezapomeňte s ním sepsat dobrovolnickou dohodu (po jakou dobu se o společenství bude starat; jak o ně bude pečovat a co dalšího tato role bude obnášet; co může očekávat za podporu od vedení střediska; …) - více k dohodě najdete zde.

          c) Kdo mohou být potenciální členové společenství

Na základě stanovených cílů si napište, kdo konkrétně by do společenství přátel skautingu mohl spadat. Nezapomeňte, že s každou skupinou (rodiče, bývalí členové,...) je třeba  pracovat trochu jinak a může to pro vás být důležité při rozhodování, s kým začnete.
Jaké jsou možnosti?

• bývalí členové
• bývalí vedoucí
• bývalí členové s dětmi
• rodiče členů
• veřejní partneři (starostové atd.)
• skautky a skauti 18 +, kteří teď odchází za školou do jiného města a přestávají být tolik aktivní

“Jako náš aktuální problém vidím, že se snažíme skloubit práci s bývalými členy, rodiče stávajících členů a externí příznivce, tyto skupiny mají málo společného, hledáme cestu. Ale jinak to funguje pěkně, daří se nám komunikovat pomocí newsletterů a dvakrát do roka je setkání, členové příležitostně pomůžou, dokonce občas někdo pošle sponzorský dar. Jsme ale teprv na začátku.”
          (Vilém Řiháček, Brno)

          d) Jak nastavit vzájemné vztahy a komunikaci mezi střediskem a společenstvím

Podle vybraných předchozích bodů se bude odvíjet, jak budou fungovat vztahy ve společenství a pak mezi společenstvím a vámi jakožto vedením střediska.

Otázky k zamyšlení:

Budou vztahy s členkami a členy společenství spíše formální nebo neformální? Nebo různě?
Budou přátelé skautingu komunikovat také mezi sebou nebo jen s vámi?
Jak je představíte ostatním členům střediska? Nebo to není třeba?
Jak budete pracovat s tím, že členky a členové společenství mohou být navázaní na různé členy střediska?

Je nezbytné mít jasno v tom, kdo s kým co a jak řeší, aby nevznikaly zbytečné zmatky v komunikaci mezi střediskem a společenstvím. Předejdete tak nedorozuměním a naopak podpoříte chuť přátel skautingu být ve spojení se střediskem.

          e) Jaká bude péče o společenství

Více k péči o společenství se dočtete níže ve čtvrté části.

2. Oslovte potenciální členky a členy společenství přátel vašeho střediska

Pravděpodobně už kolem sebe pár lidí, kteří vám budou spadat do společenství přátel skautingu, máte. Lišit se bude míra a forma jejich zapojení, frekvence vzájemného kontaktu a účasti na nějakých akcích apod. A lišit se bude také “skupina”, kam byste je zařadili (rodiče, bývalý členové, …). Podle vámi zvolené cílové skupiny/cílových skupin se rozhodněte, jak je oslovíte, jak se s nimi znovu spojíte, jak jim povíte o svém záměru a zjistíte jejich (ne)zájem.

Některé možnosti, jak je oslovit:

• formulář na webu střediska, přes který se sami “hlásí”
  • cílí spíše na rodiče, lidi zvenku, experty apod.
  • šance na oslovení není příliš vysoká (vyžaduje aktivitu ze strany zájemců)
  • je potřeba zvážit, za jakým účelem budete lidi hledat přes formulář (jestli obecně na zájem o skauting a pak až s nimi budete řešit konkrétnější podobu zapojení nebo rovnou na konkrétní věci, které středisko aktuálně potřebuje)

• aktivní obeslání e-mailem
  • cílí spíše na bývalé členy, kamarády a známé současných vedoucích, rodiče členů
  • tato varianta předpokládá, že už máte nějaký seznam lidí, které chcete (znovu) oslovit a znáte jejich e-mailové adresy

• pozvání na akci a tam je oslovit osobně
  • cílí teoreticky na kohokoliv (může se jednat o veřejnou akci nebo akci střediska k jeho výročí apod.)
  • časově náročnější, ale nejúčinnější
  • je dobré už vědět alespoň oblasti ve středisku, pro které by se vám ten či onen hodil a mohlo to pro něj být zajímavé

• osobní oslovení při vyzvedávání dětí po střediskových akcích
  • cílí zejména na rodiče

Pokud se s někým rovnou domluvíte na konkrétní podobě spolupráce, je dobré s ním projít všechny náležitosti dobrovolnické dohody (viz výše). S každým z těchto oslovených byste měli dojít k oboustranně sdílené představě, co chce on/ona a co můžete očekávat vy. Někdo bude mít ze začátku zájem jen o zasílání newsletterů a možná přijde občas pomoci na nějakou brigádu. S někým se rovnou domluvíte, že vám bude následující rok spravovat web apod.

“Na začátku jsme se snažili to nastavit tak, aby členy byli všichni, kdo o to projeví zájem. Tzn. prvotní aktivita byla na lidech (rodičích, příznivcích) - máme na stránkách i jakýsi přihlašovací formulář. Aktivně se ale přihlásilo jen minimum lidí, tak jsme zvolili přesně opačnou cestu - obeslali jsme úplně všechny, koho jsme uznali za vhodné s tím, ať se odhlásí všichni, kdo nemá zájem nebo ho to obtěžuje. Neodhlásil se nikdo :-) V mailing listu je přes 200 lidí, na akce chodí 15-30 lidí. Čekáme, jak se to usadí.”
          (Vilém Řiháček, Brno)

3. Vytvořte a udržujte evidenci oslovených lidí a zvolené komunikační kanály

Evidence přátel skautingu

Výše popsanými i dalšími nepopsanými způsoby získáte pár až desítky potvrzených kontaktů. Co s nimi dál, abyste o ně (zase) nepřišli? Vytvořte si jednoduchou evidenci a využijte třeba Google Disk, ve kterém ji můžete jednoduše přizpůsobit vašim potřebám. Stačí pár údajů jako jméno a kontakt a pak hlavně informace o formě komunikace a spolupráce, na které jste se domluvili (s čím mohou pomoci, na co a jak často je můžete oslovovat, zda mají zájem o zasílání newsletteru nebo členství ve FB skupině, kdy jste s nimi naposledy o spolupráci hovořili,...).
Je na vás, komu evidenci zpřístupníte, ale doporučujeme počet lidí spíš omezit (koordinátor společenství, vedoucí střediska,...). Odvíjet se to také bude od toho, jak nastavíte tok informací a komunikaci se členami a členkami společenství.

Komunikační kanály

Některé komunikační kanály potřebují také jistou údržbu. Ve Facebook skupině je potřeba aktualizovat lidi v ní, u mailové konference zase e-maily na nováčky apod.

4. Pečujte o společenství

Jak se o společenství můžete starat? Co pro ně můžete všechno dělat? Jak s jeho členy a členkami můžete být v kontaktu?

Možnosti pro inspiraci:

• jednou měsíčně/za dva měsíce jim posílejte střediskový newsletter
  • může obsahovat informace o aktuálním dění ve středisku; o možnosti přispět finančně na opravu klubovny; pozvánky na společné akce; výzvu, že hledáte pomoc s dopravou věcí na tábor; fotky z oddílových a střediskových akcí; poděkování za pomoc apod.
  • k rozesílce newsletteru je dobré přidat informaci o možnosti vyřazení z databáze adresátů

• využijte e-mail/skype k oslovení konkrétního člověka (o kterém už víte, co vám může a chce nabídnout) na konkrétní poptávku (tisk, odvoz, web,...)
  • podle toho, co středisko aktuálně potřebuje
  • pozor, abyste nepřepískli množství takových žádostí (např. aby vám jeden tatínek u něj v práci netiskl úplně všechny materiály)

• vytvořte Facebookovou skupinu, nebo je pozvěte do stávající střediskové (záleží, jaký účel by měla plnit)
  • tok informací o středisku
  • žádosti o pomoc
  • informace o aktivitách a setkáních společenství

• podpořte osobní setkání a alespoň jednou/dvakrát do roka uspořádejte společnou akci, např.:
  
  • oheň na táboře pro všechny s možností přespání
  • jarní či podzimní grilovačka u klubovny
  • setkání u příležitosti výročí střediska
  • společná brigáda (stavění tábora, oprava klubovny,...) spojená s posezením, kytarou a dobrým jídlem, aby to nebyla “jen” práce

• děkujte jim
  • zvolte vhodnou formu podle toho, co je konkrétní lidi opravdu potěší (poděkování před účastníky akce, drobná pozornost, vyznamenání, milý e-mail nebo “dopis”)
  • oddíly pro ně mohou hromadně něco vyrobit k Vánocům
  • poděkování by však mělo být přiměřené situaci a pomoci, tak opatrně na přehánění
  • více k děkování najdete zde, k vyznamenáním zde

• přemýšlejte nad každým, kde by se krom základní domluvené pomoci ještě mohl uplatnit - postupně zkoušejte dle potřeby větší zapojení v nějakém oddíle
  • je to náročné na tipování, kdo by o to mohl mít zájem, ale zároveň s kým by oddíl dokázal spolupracovat (u bývalých skautů je to snazší než u rodičů či jiných dospělých nováčků)

“My jsme na středisku takovej Klub přátel Junáka vytvořili a funguje to celkem dobře. Po půl roce fungování je pořád v zárodku a bude to chtít nejspíš ještě dost času a energie, než začne nějak samostatně fungovat, ale zatím to dává možnost rodičům dětí, bývalým členům, kamarádům nebo i nově příchozím dospělým se nějakým způsobem do střediska zapojit, seznámit se a mít trochu přehled o dění ve středisku”
          (Boro - Libor Brzobohatý, Brno)

5. Vyhodnocujte spolupráci

Z pohledu vedoucí/ho střediska má spolupráce má dvě roviny - jednak vůči koordinátorovi, který má společenství přátel skautingu na starost, a druhá právě s členy klubu přátel skautingu. Obě spolupráce je dobré čas od času zhodnotit, nejlépe oboustranně.

S koordinátorem společenství jde o zhodnocení naplňování dohody uzavřené na začátku spolupráce. S vedoucí střediska by si měli říct, zda se věci daří či nedaří tak, jak plánovali, zda koordinátorovi tato forma zapojení stále vyhovuje, jestli na jedné či druhé straně nedošlo k nějakým změnám (časové možnosti, motivace,...) a další. Následovat by měla úprava dohody s plánem na další domluvené období.

Podobné zhodnocení, byť v menší míře, by měl vedoucí střediska či koordinátor provést i se spolupracovníky z řad přátel skautingu. Jednou do roka (při rozjezdu klidně už po půl roce) je namístě provést  sběr zpětné vazby od celého společenství - abyste dokázali reagovat na jejich potřeby, jejich způsoby komunikace, jejich časové možnosti. K tomu můžete využít např. krátký Google formulář jako dotazník, nebo rychlou anketu na některém osobním setkání.
Více k hodnocení spolupráce najdete tady.

Závěrem

Zdá se vám, že je to až příliš práce? Vrátíte-li se na samotný začátek, připomenete si, že jaké společenství vytvoříte, takové ho budete mít. Smyslem není se na péči o společenství “odpálit”, ale obklopit se (staro)novými tvářemi a využít jejich potenciál pro rozvoj střediska. Možná konečně budete mít účetní, kterou to skutečně baví a rozumí tomu, nebo nového dospělého člena, který bude moct jezdit na výpravy a postupně se stane samostatným a plnohodnotným členem oddílové rady.
Pojmenujte si, proč právě u vás by společenství mělo nyní smysl a kdo by v něm mohl být. Pokud se k tomu v dohledné době nedostanete, tak alespoň těm, které kolem sebe teď máte, dávejte najevo, že k vám patří, a nebojte se je v případě potřeby oslovit a požádat o pomoc.