Sněm střediska: Postup krok za krokem

Aby všechno správně proběhlo, je třeba krok za krokem postupovat takto:

A) Před sněmem:

Nezbytné kroky před střediskovým sněmem jsou nově jen dva a oba má za úkol provést středisková rada:

1) Svolání sněmu

Sněm svolává středisková rada svým usnesením. Musí to oznámit všem delegátům (tedy všem činovníkům registrovaným ve středisku) nejméně 30 dní dopředu. Ve chvíli, kdy je sněm založen ve skautISu, rozešle se známým delegátům informační e-mail, nicméně je dobré o sněmu informovat více, než jen tímto způsobem.

Pokud si nejste jisti, kdo je a není delegátem střediskového sněmu, podívejte se do článku, který to objasňuje a uvádí i konkrétní příklady.

Krom toho je třeba se stejným předstihem ohlásit sněm nadřízené organizační jednotce, která na něj může vyslat pozorovatele. Toto také proběhne automaticky založením sněmu ve skautISu.

2) Jmenování kandidátní komise

Nejpozději 14 dní před konáním sněmu jmenuje středisková rada kandidátní komisi. Na střediskový sněm může být kandidátní komise i jen jednočlenná (pro střediskové sněmy úplně stačí) či může mít až tři členy. Členové kandidátní komise mohou sami kandidovat, ale v řádu se uvádí, že to není vhodné. Mělo by být možné se tomu vyhnout a najít alespoň jednoho delegáta sněmu, který kandidovat nebude.

Kandidátní komise připravuje kandidátní listiny kandidátů, kontroluje, zda splňují podmínky. Návrhy na kandidáty se podávají kandidátní komisi (předsedovi), a to jak písemně, tak i ústně.

B) Přímo na sněmu:

Na sněmu je třeba provést minimálně toto:

3) Ověření schopnosti sněmu se usnášet

Do prezenční listiny se zaznamenají přítomní delegáti. Pokud je přítomna více jak polovina delegátů, je sněm usnášeníschopný. Pokud se jedná o mimořádný sněm, je usnášeníschopný už při přítomnosti třetiny delegátů.

Mimořádný sněm je takový, kde neproběhne volba vedoucího střediska a jeho zástupce a současně rady a současně revizní komise. Pokud se volí jen do některé z těchto funkcí (nebo nejtypičtěji, volí se například jen delegáti vyšších sněmů), jde o sněm mimořádný a stačí tedy přítomnost méně delegátů.

Co dělat, pokud není přítomno dost delegátů, aby byl sněm usnášeníschopný? Svolavatel (tedy středisková rada) nejpozději do dvou měsíců svolá náhradní sněm. Na takovém sněmu stačí přítomnost třetiny delegátů, a to i když volí všechny výše zmíněné funkce, a je to tedy řádný sněm.

Takovýto náhradní sněm je třeba také svolat 30 dní předem. Nicméně pokud máte obavy o usnášeníschopnost vašeho sněmu, je možné postupovat tak, že už při svolávání řádného sněmu rovnou oznámíte, že ve stejný den (například o hodinu později) proběhne sněm náhradní. Tak si zajistíte, že na usnášeníschopnost sněmu bude stačit jedna třetina delegátů.

4) Schválení programu a pravidel jednání

Středisková rada navrhuje program sněmu a pravidla jeho jednání. Na začátku je třeba program a pravidla schválit, před schválením je možné o nich vést diskusi a změnit je.

5) Zpráva kandidátní komise a určení lhůty pro podávání řádných návrhů na kandidaturu

Kandidátní komise informuje, jaké jsou podány návrhy na kandidáty a oznámí, do kdy je ještě během konání střediskového sněmu možné podávat řádné návrhy. Obvykle je takový termín kolem 30 minut v budoucnu, od zprávy komise. Sněm pokračuje v jednání jinými body a každý má příležitost si rozmyslet, zda chce kandidovat. S ohledem na to, že je možné podávat řádné kandidatury ještě na sněmu (na střediskových sněmech jsou všichni kandidáti řádní, institut pilných návrhů na kandidaturu slouží pouze pro vyšší sněmy - okresní, krajský a Valný).

6) Volba volební komise

Všechny tři členy volební komise navrhují delegáti střediskového sněmu. Hlavní novinkou na střediskových sněmech (nikoli u sněmů VOJ) je možnost být ve volební komisi a zároveň případně i kandidovat do nějaké funkce. Jsou tu však omezení: musí být alespoň jeden člen volební komise, který na nic nekandiduje a také žádný z členů volební komise nesmí kandidovat na funkci vedoucího střediska ani jeho zástupce.

S ohledem na tyto podmínky je praktické navrhovat členy volební komise až poté, co uplyne lhůta vyhlášená kandidátní komisí pro podávání řádných kandidátek.

7) Definitivní kandidátky

Kandidátní komise připraví definitivní podobu kandidátních listin a předá je volební komisi. Volební komise následně může, pokud je to třeba, instruovat delegáty jak upravit rozdané hlasovací lístky, aby odpovídali posledním změnám. Je samozřejmě praktické (pokud je to možné) tisknout hlasovací lístky až v tuto chvíli.

8) Volby a sčítání hlasů a oznámení výsledků

Volí se tajně. Volební komise sečte odevzdané hlasy. Volba obvykle probíhá najednou na všechny funkce a není nutné ji rozdělovat do více volebních kol. Pokud však někdo kandidoval na vedoucího střediska a jeho zástupce a zároveň na nějakou další funkci, která je s tímto neslučitelná, proběhne nejdříve volba vedoucího+zástupce, a pak další volby, s tím, že kandidátky těch zvolených na vedoucího+zástupce se vyřadí.

Po sečtení hlasů komise ohlásí výsledky voleb. V tu chvíli je čas na protesty. Pokud některý z delegátů považuje volby za neregulérní, má protestovat. V programu sněmu na to musí být vyhrazen přiměřený čas. Praktické je přesunout usnesení potvrzující regulérnost voleb úplně na konec sněmu a celý čas od ohlášení výsledků do potvrzovacího usnesení ponechat na protesty.

9) Potvrzení regulérnosti voleb usnesením sněmu

Po vypořádání všech případných protestů sněm jako orgán zodpovědný za průběh voleb potvrzuje regulérnost voleb svým usnesením. Potvrzuje, že volby proběhly v souladu s vnitřním právem a právním řádem.

Doporučené znění usnesení je: "Střediskový sněm bere na vědomí výsledek voleb sdělený volební komisí a potvrzuje, že volby proběhly v souladu s vnitřním právem a právním řádem."

Nově zvolení činovníci (důležité především ve vztahu k vedoucímu střediska a jeho zástupci) se svých funkcí ujímají okamžikem ukončení sněmu.

10) Uchování hlasovacích lístků

Hlasovací lístky je potřeba uchovat nejméně do příštího sněmu, a to v zapečetěné obálce, která se otevře pouze v rámci řízení o přezkoumávání voleb, pokud k tomu dojde.

C) Po sněmu, co nejdříve, ideálně bezprostředně

Výsledky sněmu je třeba zadat do skautISu, což pak umožní automaticky zvoleným činovníkům přidělit funkce a role – všem jedním kliknutím, bez zdlouhavého zadávání. Hlavně je však třeba bezodkladně (do 10ti dnů po sněmu) zvládnout úplně novou agendu spojenou se zadáváním některých zvolených činovníků (vedoucího střediska, jeho zástupce a všech z revizní komise i s určením, kdo je předseda RK) do spolkového rejstříku.

11) Zadat výsledky do skautISu

Podrobný návod najdete v nápovědě skautISu. Prakticky jde o to zadat výsledky voleb, označit zvolené činovníky za zvolené, zadat usnesení sněmu, přidělit automaticky nově zvoleným činovníkům funkce a role a sněm uzavřít.

12) Zpracovat a nahrát do skautISu úplný zápis ze sněmu

Zápis by měl obsahovat všechny potřebné dokumenty včetně příloh (např. prezenćní listina, zprávy komisí atd.). Abyste měli ze sněmu dobře zpracovaný zápis, je možné použít připravenou sadu formulářů, která obsahuje vše podstatné a stačí vyplnit pár položek (buď předem na počítači, nebo klidně propiskou až na místě sněmu). Neváhejte tedy tyto formuláře použít, mohou vám průběh sněmu a jeho dokumentaci značně zjednodušit. 

Poté, co dokumenty vyplníte a opatříte podpisy, je dohromady zkompletujte dle čísel příloh, naskenujte je a ideálně nahrajte jako jediný soubor ve formátu pdf. ke sněmu. Není nutné čekat na ověření zápisu ze strany nadřízené jednotky, naopak zápis nahrajte co nejdříve klidně bez tohoto podpisu. Ten poté při první možné příležitosti doplňte pouze na tištěnou verzi, kterou budete ukládat mezi střediskové dokumenty.

13) Připravit podklady pro zápis činovníků do spolkového rejstříku

K přípravě podkladů pro zápis také existuje podrobný návod. Ve zkratce jde o to, že každý ze zapisovaných činovníků musí ze skautISu stáhnout souhlas se svým zápisem do rejstříků (vygeneruje se mu automaticky s doplněním všech údajů) dojít s ním na CzechPOINT, tam ho ověřeně podepsat a nechat si vzniklý dokument autorizovaně převést do elektronické podoby, stáhnout si ho z úschovny a nahrát ho do skautISu. Vedoucí střediska musí navíc totéž ještě provést se zkráceným zápisem ze sněmu, který dokládá volbu všech zapisovaných činovníků. I zkrácený zápis vygeneruje SkautIS automaticky. 

Kde získat více informací?

Určitě v Organizačním řádu, tam se popisují všechny náležitosti střediskového sněmu a průběh voleb. Případně i ve Směrnici k VSJ a sněmům OJ. V případě dotazů můžete psát na registrace@skaut.cz.