Návod: Sněm a zapisování do spolkového rejstříku – z pohledu vedoucího jednotky / pořadatele sněmu

Poté co na sněmu proběhnou volby, je potřeba některé zvolené činovníky (vedoucího jednotky, jeho zástupce, předsedu a členy revizní komise) zapsat do spolkového rejstříku. Při praktickém jednání s úřady a partnery je to velmi užitečné a navíc jde o zákonnou povinnost.

V následujícím textu přinášíme kompletní návod se všemi souvislostmi. Dále je k dispozici zkrácený návod pro všechny, kdo byli do některé ze zapisovaných funkcí zvoleni. Ten obsahuje jen to nejzákladnější, co musí udělat každý zvolený, a co nelze zařídit společně.

A jako doplněk je tu také stručný tahák:

A pokud už řešíme rejstříkovou agendu, tak je také k dispozici návod pro zápis změny sídla organizační jednotky. To ovšem není zdaleka ta k častá a pravidelná agenda jako sněmy.

Zvolili jsme na sněmu činovníky, co teď? Vyplatí se začít zařizovat hned na místě.

Většinu potřebných dokumentů získáme ze skautISu. Často je není třeba ani příliš upravovat. Vyplatí se tedy sněm hned na místě zadávat do skautISu a poté si potřebné dokumenty nechat automaticky vygenerovat. Jejich další cesta pak bude taková, že je dotčení činovníci na Czech POINTu ověřeně podepíší a nechají si je autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby. Tyto autorizovaně zkonvertované dokumenty se pak nahrají zpět do skautISu a zbytek práce s přípravou podání a jeho odesláním na soud už je na Kanceláři ústředí Junáka.

Co je o osobách do spolkového rejstříku zapisováno

Ze zákona se do rejstříku u každé osoby zapisuje:

• jméno
• datum narození
• bydliště
• termíny vzniku funkce
• rodné číslo (není veřejně vidět)
• místo a okres narození (není veřejně vidět)
• rodné přijmení (není veřejně vidět)

Tyto údaje jsou evidovány ve skautISu u osoby na záložkách "Základní údaje" a "Další údaje". Pokud některé z nich nemáte dosud vyplněny, zadejte je ke své osobě, ušetříte si pak trochu vyplňování v okamžiku zvolení do dané funkce či vyplňování kandidátky na sněm.

Jak vypadá zápis organizační jednotky ve spolkovém rejstříku včetně uvedení osob ve vedení a složení revizní komise si můžete prohlédnout například u Libereckého kraje - v rejstříku.

Teď tedy k celému procesu podrobněji - návod:

1) Potřebné dokumenty

K doložení zápisu osob do rejstříku potřebuje tři dokumenty:

• Jeden dokládá skutečný stav vzniklý volbou na sněmu - že osoba opravdu má tu funkci, kterou do rejstříku chceme zapsat.
• Druhý dokument je pak souhlas osoby se zápisem do rejstříku.

Oba tyto dokumenty potřebujeme ve formě s ověřeným podpisem a autorizovaně zkonvertované do elektronické podoby.

Třetím dokumentem jsou pak Stanovy Junáka - českého skauta, které dokládají, že věci zapisované jako ostatní skutečnosti (zástupce vedoucího jednotky a jeho oprávnění) jsou takto v pořádku. Stanovami se však nemusíte zabývat, neboť ty již ve spolkovém rejstříku jsou uloženy ve sbírce dokumentů u zápisu Junáka - českého skauta.

2) Výpis ze Zápisu ze střediskového sněmu, konaného dne …

Dokumentem dokládajícím reálný stav je „Výpis ze Zápisu ze střediskového sněmu”. Ten obsahuje identifikaci střediska, informaci o tom, do jakých orgánů se volilo a kdo byl zvolen. Dále obsahuje usnesení, kterým sněm potvrzuje výsledek voleb. Tento výpis je možné získat ve skautISu na stránce příslušného sněmu. Funguje to tak, že ve chvíli, kdy do skautISu vše zadáme a sněm uzavřeme, nabídne se na nám na stránce sněmu na záložce základní údaje výpis ke stažení (spolu s balíkem souhlasů zvolených osob, o kterém bude řeč dále):

 

Je důležité zmínit, že tento dokument je možné ze skautISu získat až poté, co do něj jednotka vloží naskenovaný zápis ze sněmu. Není ale nutné v tomto případě čekat, až zápis potvrdí nadřízená jednotka, stačí vložit scan zápisu bez potvrzení. Více o náležitostech úplného zápisu naleznete v bodě 12 článku Sněm střediska: Postup krok za krokem.

 

Tento dokument si vytiskneme a nyní je na vedoucím střediska (vše už řeší nově zvolený vedoucí), aby ho donesl na Czech POINT (na městských a státních úřadech jsme osvobozeni od poplatků, ale na poštách ne), tam ověřeně dokument podepsal a nechal ho autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby. To prakticky probíhá tak, že úředník dokument vezme, naskenuje a doplní do něj doložku konverze (že elektronický dokument odpovídá tomu papírovému) a elektronický podpis (svůj a úřadu – zajišťuje, že dokument nebude dále měněn). Klient pak dostane papír s "pořadovým číslem dokumentu" a "pořadovým číslem konverze" a na www.czechpoint.cz/uschovna si po zadání těchto údajů může dokument stáhnout:

Pohlídejte si, že máte každou listinu zkonvertovanou jako samostatný soubor. Není tak možné v případě vedoucích středisek, kteří obvykle nechávají konvertovat své Prohlášení a souhlas zároveň se Zkráceným výpisem ze sněmu, aby měli tyto dvě listiny zkonvertovány do jedné. To samé platí o Prohlášení a souhlasech ostatních zapisovaných osob - každé má být zkonvertováno samostatně.

Tím jsme získali v elektronické podobě doklad o tom, že volba do funkcí proběhla. Tento soubor pak nahrajeme zpět do skautISu a Kanceláři ústředí Junáka - českého skauta poslouží jako podklad pro podání na soud. Nahrání souboru se provede ve skautISu na stránce sněmu na záložce základní údaje pomocí tlačítka „Zkrácený výpis pro spolkový rejstřík“, které najdeme úplně dole:

 

Ve chvíli kdy je tam soubor nahrán, můžeme ho pomocí tohoto tlačítka také kdykoli v budoucnu stáhnout, pokud bychom ho někdy potřebovali (což nejspíše nebudeme).

3) Souhlasy zapisovaných osob

Protože nikoho není možné do rejstříku zapsat bez jeho souhlasu, je potřeba mít od všech zapisovaných osob souhlas s uvedením jejich osobních údajů v rejstříku. (Pokud byla osoba zvolena do funkce, kterou zastávala i v předchozím volebním období, není souhlas potřeba. Pokud se tedy např. člen revizní komise stane předsedou, bude u něho vyžadován nový souhlas. Edit k 1. 10. 2020: z důvodu změny postupu na rejstříkovém soudu tento dokument musí od roku 2020 zatím dodávat úplně všichni. Ti, co pokračují, ho musí mít ručně vygenerovaný ze skautISu, v čemž jim pomůže ústřední tým rejstříku rejstrik@skaut.cz. Více informací se nachází v tomto článku.) Tyto souhlasy také generuje skautIS automaticky, navíc nepotřebují ani žádné další úpravy. Prostě se stáhnou, vytisknou a pak s nimi vždy ten konkrétní činovník kterého se týkají, zajde na Czech POINT, podepíše je tam a nechá si je autorizovaně zkonvertovat, stejně jako bylo popsáno výše u zkráceného zápisu (a stejně tak jsme u tohoto úkonu na CzechPOINTech na úřadech osvobozeni od poplatků). Soubory vzniklé autorizovanou konverzí se opět nahrají do skautISu.

Soubory se souhlasem je možné získat dvěma způsoby: Buď jsou pro všechny činovníky k dispozici v jednom balíku ke stažení na stránce sněmu na záložce „základní údaje“ – jak je vidět výše u zkráceného zápisu, hned na prvním obrázku v článku. Nebo je možné každý souhlas zvlášť stáhnout vždy u jména příslušného činovníka v tabulce na záložce „Obsazení funkcí“ na stránce jednotky ve skautISu:

 

Ve sloupečku souhlas u zapisovaných činovníků vidíme odkazy „Žádost o souhlas“ a „Nahrát souhlas“. Podle očekávání pomocí „Žádost o souhlas“ dokument stáhneme a pomocí „Nahrát souhlas“ pak nahráváme autorizovaně zkonvertovaný soubor, který jsme získali na Czech POINTu, tak jak je popsáno výše u zkráceného zápisu.

Je třeba zdůraznit, že každý konkrétní činovník musí se souhlasem na Czech POINT osobně, protože ho tam musí vlastnoručně podepsat (případně tedy „prohlásit podpis za vlastní“).

4) Kdy máme hotovo?

Různí lidé postupně chodí s výše uvedenými dokumenty na Czech POINT, nechávají si je zkonvertovat a pak je nahrávají do skautISu. Aby bylo možné návrh na zápis připravit a poslat na soud, je potřeba, aby se podklady sešly všechny. Na zápisu se tedy nepracuje, dokud se nesejdou všechny tyto dokumenty:

• Výpis ze zápisu ze sněmu jednotky,
• souhlas vedoucího jednotky se zápisem,
• souhlas zástupce vedoucího jednotky se zápisem,
• souhlas všech tří (případně více) členů revizní komise se zápisem,

 

Všechny tyto dokumenty je nutné zajistit a opěvěřené vložit do skautISu nejpozději do 10 dní od ukončení sněmu! Začněte tedy vše řešit už na sněmu a nenechávejte to až na poslední chvíli.

Od okamžiku, kdy jednotka dodá všechny dokumenty ve správné podobě s potřebnými ověřenými podpisy a řádně zkonvertované, je Kancelář ústředí zpracuje a předá soudu k provedení zápisu do rejstříku. Samotný zápis soudem a následné veřejné zviditelnění údajů v on-line rejstříku trvá další cca 3-4 týdny. Že už jsou všechny údaje zapsány si může každá jednotka ověřit právě na https://or.justice.cz.

 

Další informace

Pokud budete potřebovat více informací, pište na registrace@skaut.cz.

Pokud naopak méně, využijte stručnější návod speciálně pro činovníky, kteří jen zařizují svůj souhlas se zapsáním nebo využijte stručný tahák zmíněný výše.

Problematiku zapisování údajů do rejstříku v organizačních jednotkách Junáka - českého skauta upravuje směrnice: