Elektronická aktualizace údajů mladších členů jejich rodiči? I tak umí skautIS ulehčit práci vedoucím

Se začátkem nového skautského roku jsme naplno spustili elektronické přihlášky pro nováčky. Ve skautISu ale můžete využívat i elektronickou aktualizaci údajů současných členů přímo jejich rodiči. Jak tuto novou funkci využít například před registrací? I to se dozvíte v tomto článku.

Když do oddílu přichází nováček, můžete jeho rodiči dát do ruky k vyplnění papírovou přihlášku nebo ještě lépe, vzít si na něj kontakt a odeslat rodiči elektronickou přihlášku. Ale co když si chcete zjednodušit v průběhu roku (typicky v období před registrací) kontrolu a aktualizaci kontaktů a dalších údajů existujících členů oddílu? Na to je ve skautISu další nová funkce nazvaná "Aktualizace údajů osob", kterou najdete u své jednotky na záložce "Členové".

Nechce se vám číst? Podívejte se na video!

Kompletní představení s praktickými ukázkami včetně různých užitečných tipů najdete v záznamu živého vysílání, kde jsme funkce představovali. Jednoduše mrkněte na video a hned budete vše vědět.

Základem jsou kontakty na rodiče

Poznámka: Všechny údaje uvedené na ukázkách v tomto článku jsou smyšlené, nejde o žádné reálné osobní údaje.

Pokud přišel nováček do oddílu a jeho rodiče rovnou vyplňovali e-přihlášku, budete to mít v budoucnu jednoduché, neboť kontakt na alespoň jednoho rodiče už máte dávno uvedený ve skautISu. Pokud jde však o dřívější členy, je potřeba si nejprve zkontrolovat, že ve skautISu alespoň na jednoho z nich máte uvedený správný e-mail. Nejrychlejší bude použití přehledu v modulu "Exporty > Osoby", kdy v seznamu údajů členů a jejich rodičů snadno zjistíte, kde máte jakou e-mailovou adresu.

Samotná správa kontaktů na rodiče člena probíhá u dané osoby na záložce "Rodiče". Zde můžete existující kontakty zkontrolovat, aktualizovat nebo doplnit úplně nové. Pokud je navíc rodič skautem můžete ho snadno vyhledat a připojit k mladšímu členovi. Stejně tak pokud máte v oddíle / ve středisku sourozence, stačí zadat údaje rodiče jednou, a pak už je k sourozenci pouze vyhledat a existujícího rodiče tak s mladším členem propojit.

Jakmile máte u všech mladších členů zadané údajů alespoň jednoho rodiče (klíčová je platná e-mailová adresa), můžete se vrhnout na používání funkce pro aktualizaci údajů osob.

Jak požádat rodiče o aktualizaci údajů členů?

Je to velmi snadné. Stačí přejít na váš oddíl a na záložce "Členové" kliknout na nové tlačítko "Aktualizace údajů osob". 

Tím se dostanete do přehledu vašich mladších členů a možnosti práce s aktualizacemi údajů. Zde si snadno vyberete, u kterých členek a členů chcete provést aktualizaci údajů (tedy vyzvat zákonné zástupce, aby údaje zkontrolovali a aktualizovali). 

Následně kliknete na tlačítko "Požádat o aktualizaci údajů". Zobrazí se vám rekapitulace komu výzvu chcete poslat a máte také možnost doplnit vlastní volitelný vzkaz, který se vloží do e-mailu rodičům. V každém případě doporučujeme rodiče informovat o tom, že jim budete výzvu ke kontrole a aktualizaci údajů posílat - například do informací o tom, že se bude vybírat pravidelná registrace můžete zmínit, že budete ze skautISu výzvu posílat a ať na ni určitě včas reagují.

I bez tohoto osobního vzkazu se však rodiče z e-mailu dozvědí vše podstatné. Osobní vzkaz ale nemusí být vůbec na škodu (v ukázce e-mailu je uveden v části "Upřesňující zpráva k žádosti o aktualizaci").

Tímto máte první část hotovou. Zákonní zástupci nyní mají 14 dní na to, aby na e-mail zareagovali a údaje aktualizovali.

Kde se dozvím, že rodiče údaje aktualizovali?

Jak již bylo zmíněno, hlavní stránkou je seznam nové agendy "Aktualizace údajů osob", do které se dostanete ze záložky "Členové" u vašeho oddílu. Jak postupně rodiče budou údaje procházet a aktualizovat, vy v této tabulce uvidíte, kde se co změnilo a budete moci aktualizace potvrzovat - přijímat.

Všimněte si především barevného semaforu "Stav", který vám pomůže v rychlé orientaci:

• černá (nic) - zatím jste výzvu k aktualizaci nikdy neposlali
• červená (čeká) - rodiči jste výzvu odeslali v uvedený čas a nyní čekáte až rodič zareaguje
• oranžová (nedokončeno) - zákonný zástupce e-mail otevřel a do aktualizace údajů vstoupil, ale zatím žádný údaj nezměnil a údaje nepotvrdil
• modrá (změny provedeny) - rodič už kontrolu a aktualizaci údajů úspěšně provedl, nyní je potřeba projít detail a změněné údaje přijmout
• zelená (dokončeno) - změny údajů byly provedeny a vámi schváleny, vše už je u daného člena aktualizováno

Poznámka: Pokud by náhodou nějaký rodič nestihl údaje v 14 dnech aktualizovat, můžete mu kdykoli odeslat novou výzvu k aktualizaci. Stačí člena vybrat a odeslat novou výzvu. To lze udělat bez ohledu na to, v jakém stavu se původní výzva k aktualizaci údajů nachází.

Potvrzení změněných údajů vedoucím

Jakmile údaje rodič aktualizoval, uvidíte u dané osoby modré kolečko a hlavně odkaz na "Detail" změněných údajů. Přehledně si na stránce prohlédnete, jaké byly původní údaje a co rodič změnil nebo třeba úplně nově doplnil.

Aby se změny dokončily a projevily přímo u daných členek a členů, musí vedoucí kliknout na tlačítko "Změny beru na vědomí". Tím je celý proces dokončen a vy máte kontrolu a případnou aktualizaci údajů všech mladších členů hotovou a můžete se pustit do něčeho jiného.

Poznámka: Tato aktualizace údajů slouží jen pro mladší členy (do 18 let), neboť za ně údaje kontroluje a vyplňuje zákonný zástupce. U dospělých, ale případně i roverů, se předpokládá, že mají svůj vlastní účet ve skautISu a tedy si údaje mohou kdykoli kontrolovat a aktualizovat sami. Dospělí se v seznamu k aktualizaci vůbec nenabízí. U roverů a rangers se sami můžete rozhodnout, zda výzvu rodičům pošlete, nebo necháte samotné členy údaje aktualizovat tak, že se přihlásí do skautISu svým účtem a údaje zkontrolují přímo u své osoby.

A jak to vlastně vypadá z pohledu rodiče?

Poté, co rodičům rozešlete výzvu, do jejich e-mailové schránky dorazí e-mail s odkazem pro provedení elektronické kontroly a aktualizace údajů (viz ukázka výše). Kliknutím na odkaz se dostanou na speciální stránku (velmi podobnou e-přihlášce), kde po ověření už mohou provést aktualizaci potřebných údajů.

Nejprve se musí rodič autorizovat platnými údaji daného mladšího člena (skautIS se na jejich kombinaci bude ptát hned v prním kroku).

Jsou-li údaje v pořádku, může začít kontrolovat, aktualizovat a doplňovat údaje o svém dítěti. Mimo jiné může doplnit údaje o druhém rodiči (pokud jste měli dosud jen kontakty na jednoho), doplnit zdravotní a další údaje, které jsou pro činnost v oddíle potřebné a možná jste je v minulosti neměli zaevidované. 

A nakonec si všechny zadané údaje ještě jednou zákonný zástupce zkontroluje, zda jsou opravdu v pořádku a následně už kliknutím vše závazně odešle.

Zákonnému zástupci zabere kontrola údajů jen pár minut a vy získáte všechny nové údaje přehledně a pohodlně přímo do skautISu. Už žádné staré adresy, nefunkční telefonní čísla nebo e-maily, které jste špatně opsali z papírové přihlášky.

Na co pamatovat?

Věříme, že elektronická aktualizace údajů osob (stejně jako e-přihlášky) je velmi snadná a bude se vám i rodičům dobře používat. Přesto je velmi důležité pamatovat na to, že jde o osobní údaje a je nutné, aby všechny uváděné údaje byly správně. Je tedy jedno jestli jako dosud používáte nějaké papírové evidenční listy, nebo začnete používat novou elektronickou agendu, ale vždy dbejte na dobrou komunikaci s rodiči a správnost údajů, které o členkách a členech v oddílech evidujete.

Zároveň nenechávejte výzvy k aktualizaci až na poslední chvíli na konci ledna před registrací, ale v klidu a s předstihem nechte rodiče aktualizovat již před koncem roku, v období kdy je informujete o vybírání členských příspěvků a budete mít dost času na řešení případných nejasností.

Kde se dozvědět víc?

Protože aktualizace údajů členů (stejně jako e-přihlášky) jsou opravdu velkou novinkou, chceme co nejvíce vedoucích a dalších zájemců s tímto novým nástrojem seznámit, ukázat různé užitečné triky, upozornit na podstatné drobnosti apod. Proto jsme vysílali živý video přenos, ve kterém jsme funkce podrobně představili a také odpovídali nejrůznější související dotazy. Neváhejte se tedy podívat na YouTube na záznam tohoto videa.

Dále najdete v nápovědě skautISu základní návod, který je dostupný i přímo z jednotlivých stránek skautISu pomocí ikony "otazníku" v levém hlavním menu systému.

Máte dotazy a podněty?

Neváhejte je psát do komentářů nebo na podpora@skaut.cz, budeme se je snažit odpovědět a případně zahrnout do rozšíření nápovědy.

Ať vám elektronická aktualizace údajů mladších členů přímo jejich rodiči v oddílech dobře slouží.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci