Usnadněte si registraci, rozesílání podkladů k platbám i kontrolu úhrad

Systém h.skauting.cz usnadňuje hospodářskou agendu. V tomto článku se dozvíte, jak si ušetřit práci a čas při výběru registračních poplatků. Další možnosti využití systému h.skauting.cz se dozvíte v tomto článku.

Jak h.skauting usnadní registraci?

• načte seznam členů ze skautIS
• vygeneruje variabilní symboly pro úhradu plateb
• automaticky rozesílá e-maily s podklady k platbám
• u Fio banky lze zkontrolovat, kdo již uhradil (načte se bankovní výpis a přiřadí se dle variabilních symbolů)
• automaticky může rozesílat i potvrzovací e-maily o zaplacení

 

V dalším textu naleznete návod na zpracování registračních poplatků pomocí h.skauting.

H.skauting využijte, až budete mít ve skautIS založenou registraci a osoby budou zatřízené v registračních kategoriích.

Systém najdete na stránce h.skauting.cz. Pro jeho využití je potřeba se přihlásit pomocí účtu ve skautIS. Nejvhodnější rolí je vedoucí/admin dané jednotky, jejíž registrační poplatky budete chtít vybírat.

Správa plateb v h.skauting.cz

Aby správa plateb mohla fungovat správně, je potřeba nastavit platný email, ze kterého se budou odesílat informace jednotlivým členům a bankovní účet na který budou platby zasílány.

Nastavení emailu

Pro rozesílání emailů lze využít jen emaily zapojené do skatských GSuite, tedy @skaut.cz, @skautka.cz nebo domény přidané ve skautisu. Jak si založit skautský email nejdeš zde.

 

Nastavení bankovního účtu

Nastavení najdete v sekci Platby –> Bankovní účty.

Přidat účet může pouze osoba s rolí Vedoucí/admin střediska, jelikož oddíl vlastní účet mít nemůže.

Bankovní účet lze buď načíst ze skautisu, pokud ho tam má jednotka uvedený nebo ho zadat ručně.

Pokud máte uvedený účet u FIO banky a máte zájem využívat párování plateb, tak zadejte FIO token s právem číst (https://www.fio.cz/docs/cz/API_Bankovnictvi.pdf - kapitola 2).

Registrační skupina plateb

Když máme založený email i bankovní účet, nic nám už nebrání založit v platbách novou registrační skupinu plateb. (Pro registrace vybírané v září použijte Obecnou skupinu plateb, protože ji nelze navázat na lednovou registraci ve skautisu.)

Informační email si upravíte dle libosti a definované proměnné (označené %proměnná%) se při odesílání emailu nahradí hodnotou pro odesílané platby.

Další VS je číslo, které se bude dále automaticky navyšovat o jedničku pro novou každou platbu.

Po založení registrační skupiny plateb přidáme osoby z registrace ve skautIS.

Pokud žádné osoby nevidíte, zkontrolujte ve skautisu, že je jsou osoby do registrace přidané. Díky tomu se i převezme správná částka uvedená v registraci do plateb.

U každé osoby, kterou chceme přidat nesmíme zapomenout zaškrtnou políčko na levé straně, vybrat email na který se má zpráva odeslat (nabídka emailů je tvořena kontakty osoby ve skautisu).

VS se zatím nevyplnil, ale jednoduše kliknutím na tlačítko Dogenerovat VS se doplní další VS v řadě u plateb, kde nebyl žádný uveden.

Pokud chceme přidat osobu, která není v registraci tak můžeme buď přes hromadné přidání nebo pomocí volných polí nad seznamem plateb. V obou případech se ale ochuzujeme o přebrání informací, které jsou v registraci již uvedeny (např.: částka).

Časopisy

Pod tlačítkem Časopisy najdete seznam změn v rozesílání časopisů, které nastanou po odevzdání registrace.

Rozeslání emailů

Pokud máme vše připraveno, ještě si to můžeme zkontrolovat zasláním testovacího emailu, který bude odeslán na email aktuálně přihlášeného uživatele.

Testovací email obsahuje náhodně vygenerované hodnoty, ale pokud v něm vidíte nenahrazené proměnné, tak je v nich chyba a ani ve finálním emailu by nebyly nahrazeny.

Pro rozeslání všech emailů stačí kliknout na Email/Rozeslat emaily.

Párování odeslaných a příchozích plateb

Pokud máte účet u FIO banky a nastavený token (viz výše), tak můžete využít funkci párování plateb. Ta projde odeslané platby a na základě shody částky a VS označí platby za dokončené. Také si díky tomu můžete prohlížet poslední došlé platby na účet například pro ruční párování, když nesedí VS nebo částka.

 

Časté dotazy

Co a k čemu je QR kód?

QR kód je strojově čitelný obrázek, který obsahuje informace nutné pro odeslání platby. Většina mobilních bankovnictví dnes nabízí předvyplnění platebních informací na základě načtení QR kódu foťákem telefonu. Tento způsob vyplnění platebních informací šetří čas a snižuje pravděpodobnost překlepu nebo vynechání VS.

Jak mohu projektu pomoci?

Pokud se vám myšlenka h.skauting.cz líbí a máte chuť jí podpořit, tak více informací najdete na https://h.skauting.cz/o-projektu

Máte-li jakékoliv další otázky, můžete je zaslat Sinuhetovi (František Hána) -  sinacek@skaut.cz.

František Hána (Sinuhet) a Marie Konečná (Maňule)

Podpora a rozvoj on-line hospodářského nástroje h.skauting.cz pro oddíly a střediska je realizován v rámci projektu ve strategickém tématu Přiměřenost administrativy.