Skautské hospodaření online - usnadněte si práci

Nebaví tě vyúčtovávat výpravy, tábory, dělat cestovní příkazy na auta nebo kontrolovat kdo zaplatil na účet? Přesně proto vznikl před třemi lety projekt Skautského hospodaření online a postupně se rozrostl až do dnešní podoby.

V tomto příspěvku a několika dalších budou představeny jednotlivé části webu Skautského hospodaření online. Cílem projektu je nabídnout vedoucím a rádcům jednoduchý a intuitivní nástroj na vyúčtování výprav, se kterým hravě udělají vyúčtování akce. Web je na adrese http://h.skauting.cz a je dostupný všem, kdo má propojený účet se svojí jednotkou. Systém oprávnění je stejný jako ve skautisu, tedy pro práci jsou nejvhodnější role vedoucí/administrátor jednotky nebo správce akcí jednotky. Pro některé úkony stačí být uveden jako vedoucí akce, čímž získáte potřebná oprávnění pro danou akci nezávisle na roli. Aplikace je propojena se skautisem, odkud na načítá/ukládá všechny dostupné informace, které jsou pro daný kontext potřeba. Není tedy potřeba nic dělat nebo zadávat dvakrát.

Hlavní přínosy?

• Web je navržen tak, aby byl srozumitelný i pro málo zkušené
• Lze nad vyúčtováním akce spolupracovat ve více lidech v reálném čase.
• Přináší jednoduchý a jasný systém pro vyúčtování akcí, čímž šetří čas vedoucího i hospodáře.
• Generuje výstupy pro účetnictví.
• Vytváří historický archiv údajů, ve kterém je snazší dělat přehledy a vyhledávat.

Co systém nepřináší?

• Kompletní účetní systém pro středisko.
• Prostor pro řešení okrajových nebo příliš specifických potřeb jednotlivých středisek.

Modul Akce

Vyúčtování akce, nejčastěji výpravy, je pro spoustu vedoucích pruda, která jim bere čas a odkládají ji dokud to jen jde. V modulu Akce lze zvládnout vyúčtování výpravy během několika minut včetně seznamu účastníků a pokladní knihy, tedy lze vše vyřídit i v neděli večer po výpravě a mít klid.

Založení akce

Akci založíme pomocí jednoduchého formuláře, kde musíme vyplnit pouze 3 povinná textová políčka (označené červeně). Protože je systém propojený se skautisem, lze akci založit i tam (Akce/Další akce).

Po založení akce je možné nastavit vedení akce. Také zde lze a zadat "prefix" pokladních dokladů, čímž se nám bude zobrazovat volitelné políčko při zadávání dokladů do pokladní knihy. Tento prefix pak bude uveden na začátku všech čísel dokladů v pokladní knize, lze tedy jednoduše mít číselnou řadu dokladů oddělenou pro každou akci. Do prefixu lze zadávat kromě čísel i písmena, ale vše záleží na zvyklostech v dané jednotce.

Tyrkysová (světle modrá) tlačítka slouží pro generování výstupů. Zde je tlačítko pro hromadné vygenerování všech výstupů pro tisk a je zde ke stažení záverečná zpráva, což je přehled všech údajů o akci na jedné stránce. U seznamu akcí lze exportovat seznam všech akcí s údaji a seznamem dokladů pro usnadnění práce hospodáři.

Seznam účastníků

Seznam účastníků sestavíme jednoduše výběrem ze seznam členů jednotky a nastavíme jim počet dní na akci a kolik platili. V případě, že máme účastníky z jiné jednotky, lze změnit zobrazenou jednotku. Seznam členů jiných jednotek je dostupný jen v případě, že na to máte oprávnění.

Seznam účastníků je zde ve formátu pdf nebo xlsx, který je rozšířen o počet osobodnů a dětodnů.

Pokladní kniha

Poslední sekcí je pokladní kniha akce, kde uvádíme všechny příjmy a výdaje. Záznamy jsou automaticky řazeny podle data a v rámci stejného dne od příjmových po výdajové. Tedy je to ještě jednodušší než přidávat nové řádky do Excelu, abychom zajistili správné pořadí.

Částku lze zadat jako výpočet do kalkulačky. Pokud jsme koupili 2 chleby, každý za 28 Kč, 5 tatranek á 7 Kč a sirup za 33 Kč, tak částku uvedeme jako 3*28+5*7+33, čímž je jasné, jak jsem se k výsledné částce dostali. Výpočet se pak zobrazuje na vytisknutém druhotném pokladním dokladu (viz druhotné pokladní doklady).

Závěr

Na webu bylo k datu vydání článku vyúčtováno 381 výprav a 30 táborů. Aplikace vznikla za účelem šetřit vedoucím a hospodářům čas a snížit jejich frustraci z účtování. Podle ohlasů se to podařilo naplnit, což mě těší.

V dalších pokračováním představím další moduly, ale určitě není důvod čekat s jejich průzkumem. Zatím zde jen v krátkosti:

• Moudul Tábory rozšiřuje modul Akcí v práci s účastníky (vratky, placeno na účet, ...) a vedle zobrazení plánovaného rozpočtu (vyplněného ve skautisu u hlášenky) zobrazuje i jeho čerpání podle pokladní knihy.
• Modul Cesťáky slouží k vytváření a evidenci všeho okolo cestovních příkazů autem. Lze tedy jednoduše evidovat smlouvy o proplácení cestovních náhrad, vozidla s jejich spotřebou i jednotlivé cestovní příkazy s jejich cestami.
• Nejnovější modul Platby přináší způsob jak jednoduše rozeslat více požadavků na zaplacení platby středisku a jejich evidenci o zaplacení. Jeho hlavní využití spočívá v napojení na seznam registrovaných osob v lednové registraci a možnosti napojení na táborové účastníky, ale lze ho použít i na výběr libovolné jiné platby. Modul lze jednoduše a bezpečně propojit s bankovním účtem u FIO banky, díky čemuž je pak možné nechat automaticky párovat platby podle VS a částky. Každý požadavek na zaplacení odchází jako vlastní email ve vámi zvoleném formátu na adresu (lze vybírat podle osob ze skautisu) s možností vložit QR kód.

V případě, že vás systém zaujal, budu rád když ho budete využívat. Pokud by jste chtěli k jeho rozvoji jakkoliv (testování, vývoj, dokumentace, článek, finance, ... ) přispět nebo měli otázky, dejte mi vědět na sinacek+hospodareni@skaut.cz.

Díky za dočtení až sem
Sin