Přihlášky a evidenční listy

Nahoru do: Řízení a organizování

Máte od všech členů podepsanou přihlášku? Jaká pravidla má Junák - český skaut stanovena pro nakládání s osobními údaji – a co to vlastně je? Čtěte dál.

Směrnice pro nakládání s osobními údaji

Po dlouhém období příprav dokončil Junák přípravu směrnice, jejímž úkolem je popsat způsob, jakým nakládáme s osobními údaji našich členů. Tyto informace jsou podstatné pro činovníky, zejména pak vedoucí oddílů a středisek, ale také pro širokou množinu našich členů, u mladších členů pak také jejich rodiče.

Směrnice pro nakládání s osobními údaji (včetně přilohy s přehledem funkcí)

Přílohou směrnice je také text poučení k přihlášce člena (dětí i dospělého), ve kterém se tak mohou dočíst pro ně podstatné informace, a udělují nám souhlas údaje zpracovávat.

Doporučujeme všem oddílům a střediskům ověřit si, zda od všech členů mají podepsané přihlášky včetně tohoto poučení:

pokud by jednotka přihlášku člena vůbec neměla, je třeba podepsat rovnou novou přihlášku a poučení
pokud přihlášky členů máte v pořádku, není nutné nechávat je podepisovat nová poučení

Dalšími přílohami směrnice je text poučení k přihlášce na akci (určený pro nečleny Junáka) a příloha popisující předpokládaný rozsah zpracování údajů u jednotlivých funkcí.

Níže najdete kromě samotné směrnice a jejích příloh také stručný návod, co směrnice znamená pro vedoucího oddílu a vedoucího střediska. Pro zájemce jsou dále k dispozici i texty poučení ve formátu MS Word pro možnost zapracování do vašich vlastních přihlášek.

Děkujeme také více než desítce těch, kteří se v minulých letech podíleli na tvorbě či připomínkování směrnice.

Přihlášky uložené ve skautISu

Často bývá v oddíle problém udržet pořádek ve všech dokumentech. V případě přihlášek je nově možné využít přímo skautIS, který umožňuje evidovat samotné přihlášky členů, jejichž naskenovanou podobu do skautISu nahraje vedoucí odídlu a v případě dospělých členů s vlastním účtem je možné potvrdit souhlas se zpracováním osobních údajů. SkautIS tak u dospělých osob nahrazuje papírovou přihlášku. A jako bonus skautIS automaticky zobrazí přehled osob s přihláškou a bez ní.

Evidenční listy

Evidneční listy jsou pouhým doplňkem přihlášky (v žádném případě ji nemohou nahradit) a slouží pro získání osobních údajů členů. Níže nabízíme nezávazný vzor (také editovatelný), který obsahuje všechny položky evidované ve skautISu. Evidenční list si může každá jednotka přízpůsobit vlastním podmínkám.

Nové verze přihlášek, splňujících všechny náležitosti GDPR (tedy ty co je nutné v oddílech a střediscích používat nejpozději od 25. května 2018), vždy snadno poznáte podle označení v patičce každé stránky dané přihlášky, které určuje měsíc vydání. Nové verze přihlášek jsou označeny "ver. 05/2018" (v budoucnu i novějším měsícem a rokem).

Další podrobné informace k níže odkazovaným přihláškám naleznete v článku, který byl vydán v květnu 2018 a osvětluje problematiku nových přihlášek s ohledem na začátek účinnosti GDPR (obecného nařízení pro nakládání s osobními údaji platného v Evropské unii a tedy i ČR).

Jak zpracovávat přihlášky a jak zapojit dospělé členy v samostatném článku.