Zvolili Tě vedoucí/m střediska? Paráda! S čím začít? S lidmi kolem sebe - dohodou s nimi

V 10ti bodech si na příkladu s výchovným zpravodajem Petrem ukážeme, jak uzavřít dobrovolnickou Dohodu. Zjistit, co ho motivuje a pracovat s tím.

Nikdo s Tebou žádnou Dohodu nikdy neuzavřel a teď ji máš uzavírat Ty sám/a? 

Může to být těžké, ale někdy je potřeba začít. A není třeba se toho bát! Je to snadnější než se zdá. A myslím, že ani není pravda, že jsi s nikým “dobrovolnickou dohodu” nikdy neuzavřel/a. Určitě jsi se svojí skautskou sestrou, bratrem či například s rodičem domlouval/a na tom, co bys od nich potřeboval/a, jak to zrealizujete, co jim k tomu můžeš poskytnout a do kdy bys to potřeboval/a. No vida a již máme základ dohody. Opravdu je to takto jednoduché. 

Proč uzavírat Dohodu? 

Protože se "svými lidmi" potřebuješ spolupracovat minimálně po celé své funkční období. Potřebuješ vědět, kdo bude mít co na starost, na koho se můžeš spolehnout a s čím se na koho můžeš obrátit. Hlavně ale potřebuješ znát motivaci svých lidí. Proč s Tebou budou spolupracovat a co k tomu potřebují. Jak jinak předat odpovědnost, než se společnou představou o spolupráci a o směřování střediska a ujištěním se o smysluplnosti vaší práce.

Zaměříme se nyní víc prakticky na Dohodu se členy střediska. Pojďme si ukázat jak by mohla vypadat například Dohoda s novým výchovným zpravodajem Petrem. Začněte tím, že si dáte schůzku. Na poprvé určitě osobní a udělejte si na sebe dostatek času v příjemném prostředí (klubovna, kavárna, ...). Je dobré, když oba přijdete na schůzku připraveni!

1. Nasdílejte si vzájemné představy o tom, co všechno by mohlo být v náplni výchovného zpravodaje. Zeptej se Petra, jakou má představu. Sděl mu jak to vidíš Ty, co si představuješ, co se již podařilo jeho předchůdcům. Zamyslete se společně nad tím, kam směřovat síly nyní.

2. Podělte se o své obavy a očekávání. Jen na vyřčené obavy je možné reagovat a řešit je, předcházet jim. Je třeba pěstovat vzájemnou důvěru a respekt.

3. Pojmenujte konkrétně náplň práce. Není vždy třeba objevovat Ameriku. Můžete si klidně povídat nad popisem činností, který už někdo před vámi vymyslel a jen je dát do konkrétních souvislostí vašeho střediska. Obsah práce se často také mění během roku (či let). Pamatujte, že je nutné jej upravovat.

4. Odhadni časovou náročnost. Kolik času to Petrovi zabere týdně či měsíčně? Potřebuješ jeho účast na střediskových poradách, na akcích? Na činnosti oddílů, na přípravě vzdělávacího kurzu? Na Setkání výchovných zpravodajů? Na osobních schůzkách s vedoucími? Tento údaj je pro řadu aktivních lidí velmi důležitý a je fér ho co nejpřesněji pojmenovat i když se pravděpodobně bude vyvíjet.

5. Jak můžeš Petra podpořit? Nabídni mů zcela konkrétní možnosti - cestovné, zázemí, vybavení, možnosti vzdělávání a nech Petra si vybrat, co potřebuje. Nezapomeň, že by se mu mohl hodit mentor/ka. Je možné navázat na předchůdce, ale i jiného vhodného člověka, který ho seznámí s problematikou, s lidmi, poskytne kontakty, svůj pohled na řešení problémů a hlavně podporu. Určitě stojí za to, dozvědět se o mentoringu samotném více :)

6. Zamyslete se společně také nad tím, co tato spolupráce přináší Petrovi. To totiž bývá jeho hlavní motivací k tomu, proč úkol přijímá. Je potřeba o jeho motivaci vědět a do budoucna zjišťovat, zda a jak se mění. Často je to osobní rozvoj, touha patřit do společenství, radost ze spolupráce, získání nových poznatků, zkušeností, smysluplnost a potřebnost práce, podpora rozvoje druhých atd.

7. Určete, na jak dlouho dohodu v tuto chvíli uzavíráte. Dohoda by měla reflektovat možnosti obou stran stejně jako případné vnější okolnosti (např. odchod na vysokou školu, narození dítěte apod.). U mladších či zaneprázdněných lidí doporučuji uzavírat kratší dohody (třeba jen na rok).

8. Společnou Dohodu vhodným způsobem stvrďte. Může to být jmenovací dekret, potvrzovací e-mail se shrnutím podstatných bodů vaší dohody, podání ruky, zápis ze střediskové rady, rituál převzetí role výchovného zpravodaje na střediskové radě apod.

9. Dohodněte se na prvních dílčích krocích a první zpětné vazbě. Co je prvním úkolem? Co k tomu bude potřeba? Jak spolu budete komunikovat (e-mailem, zavoláte si atd.)? Kdy se sejdete, abyste si řekli, zda nastavení spolupráce sedí a případně upravili dohodu.

10. Představte nového spolupracovníka a vaši Dohodu ostatním. Seznamte lidi ve středisku s Petrem, pokud ho neznají. Je to důležitý krok pro přijetí do společenství. Nezapomeňte ho přidat do potřebných komunikačních kanálů. Zvažte máte-li ho představit rodičům. Okresnímu výchovnému zpravodaji, komu ještě? 

Moje oblíbené: Co je psáno, to je dáno. Je důležité mít možnost se k dohodnutému vracet. A to lze jen v případě, že máme počáteční dohodu zaznamenanou. Je jedno, zda to bude zápis ze společné schůzky, souhrn v mailové korespondenci, nebo skutečná písemná dohoda podepsaná oběma stranami. Ale mějme to písemně a vzájemně potvrzené. Já bych to udělala tak, že bych Petra po schůzce požádala, zda by mohl všechny klíčové informace sepsat a poslat mi je e-mailem, abychom se k nim příště mohli vrátit. Ze zkušenosti vím, že to pro pisatele není je

dnoduché, ale o to více zavazující. Často je to pro ně poprvé, kdy si sami musí definovat k čemu se zavazují.

Vracet se k dohodě budete v různých momentech:

• Každý sám, pro připomenutí příslibu, termínů apod. 
• Oba při průběžném a závěrečném hodnocení vzájemné spolupráce. 
• Ve chvílích, kdy zjistíte, že v dohodě je třeba něco změnit, aby mohla spolupráce hladce fungovat. 

Skautská personalistika pracuje s Cyklem dobrovolníka. A dohoda stojí na počátku tohoto Cyklu. Pokud Tě téma více zajímá, můžeš se podívat na video o Cyklu dobrovolníka nebo prostuduj www.skaut.cz/personalistika, kde najdeš i další fáze cyklu a mnoho praktických rad pro práci s lidmi.  V neposlední řadě  si nás můžeš díky Semináři na klíč pozvat a s celým týmem načerpat mnoho další inspirací pro práci s lidmi :)