Vedoucí střediska po zvolení

Nahoru do: Řízení střediska
Zveřejněno v: Začínám s vedením

Jak vykročit při přebírání funkce tím správným směrem a na nic podstatného nezapomenout? Jaké základní dokumenty střediska bys měl mít? Přečtete si, co sněmem teprve začíná.

Skončil náš střediskový sněm a já jsem nově vedoucí střediska. Na co bych neměl zapomenout?

1. předání funkce a věcí a dokumentů s ní spojených

Měl by ses s bývalým vedoucím střediska domluvit na schůzce k předání všech potřebných dokumentů a dalších věcí (více dále), čím dříve, tím lépe (do 30 dnů):

střediskové vyhlášky, rozhodnutí vedoucího střediska atd. (případně i archiv okresních a krajských vyhlášek, které se vás týkají),
základní dokumenty střediska, přidělení IČO,… (viz dále),
smlouvy a dohody s jinými subjekty,
ostatní písemnosti (středisková spisovna, zápisy ze střediskových rad a jejich přílohy, rozpočty, revizní zprávy, inventarizační protokoly, střediskový archív, kroniky…),
hospodářská dokumentace (jaká je kde je – např. účetnictví…),
inventář (zde je nutné provést mimořádnou inventarizaci majetku, pokud není možná inventarizace v plném rozsahu ihned, je třeba dohodnout termíny a vyjasnit, za co přebírá odpovědnost nový vedoucí střediska a za co ještě předávající),
razítka, klíče od kluboven a uzamčených „skladů“,
ostatní věci dle zvyků střediska.

Ne vše uvedené (kroniky, účetnictví, archiv, jednotlivé věci z inventáře) nutně musíš jako nový vedoucí střediska osobně převzít, je ale třeba, abys nad těmito věcmi měl dobrý přehled.

O předání je třeba sepsat Protokol o předání a převzetí funkce (kde co nejpřesněji popíšete, co všechno jste si předali), který oba podepíšete. Protokol je vyhotoven 4×: jeden podepsaný výtisk zůstane trvale středisku, jeden si nechá předávající, další přebírající a jeden je zaslán nadřízené VOJ. Stejně tak bys měl přebrat věci od osob, které skončily v nějaké funkci a nikomu ji nepředávají (více se o tom dočteš v kapitole 5.5 Organizačního řádu Junáka – dále jen OŘJ).

2. formální změny a úkony

zápis nově zvolených osob do spolkového rejstříku
změna sídla střediska – pokud sídlo střediska bylo dosud u bývalého vedoucího střediska doma, ten zřejmě nebude chtít dál středisku vyzvedávat poštu apod. – v tom případě by středisková rada měla svým usnesením schválit změnu sídla na jinou adresu (máte-li sídlo trvale umístěno např. na adrese jedné z kluboven, nemusíte pochopitelně nic měnit); nové sídlo je třeba zadat také do skautISu, o změně vyrozumět své partnery (obecní úřad, Finanční úřad aj.) a změnit razítka atd. Ústředí zařídí změnu ve veřejném rejstříku. V případě, že klubovna není majetkem střediska, bude potřeba mít k dispozici souhlas majitele - evěřeně podepsaný a autorizovaně zkonvertovaný do elektronické podoby.
bankovní účet – měl bys zajít do banky, kde má středisko vedený účet, a nastavit u něj dispoziční práva; máte-li střediskovou vyhláškou či jinak určeno, které funkce mají mít přístup k účtu, pak podle nich, jinak bývá obvyklé dispoziční právo pro vedoucího střediska, zástupce vedoucího střediska a hospodáře (ke změnám budou v bance takřka jistě vyžadovat základní střediskové dokumenty, viz dále)
zápis ze sněmu – měl bys dohlédnout na to, že zápis je hotový se vším všudy včetně podpisů (předlohy pro zápisy jsou předpřipravené ve skautISu; obecně je nutný podpis zapisovatele a podpis předsedy nadřízené okresní rady, případně krajské, a je vhodné, aby aspoň jedna osoba stvrzující zápis měla úředně ověřený podpis); zápis ze sněmu je základním dokumentem, který budeš potřebovat např. v bance (do té doby než budeš zapsaný jako statutární orgán ve veřejném rejstříku). Zápis stačí mít jednou, okresu ci kraji je vhodné zaslat alespoň kopii.
sněm a změny ve skautISu – po nahrání zápisu je třeba také zadat výsledky voleb a sněm uzavřít, čímž se provedou změny ve funkcích. Nezapomeň také na kontrolu Tvých kontaktních údajů i údajů střediska.

3. získat přehled o důležitých věcech

zásadní hospodářské věci – měl bys mít jistotu, že hospodaření střediska je zajištěno; získat přehled o majetku střediska – jak inventáře, prostředků na účtu či v hotovosti, tak i pohledávek a závazků; zjistit termíny podávání žádostí o dotace či granty, které jsou pro vaše středisko zásadní (i termíny jejich vyúčtování); zajistit vedení účetnictví, případně podávání daňových přiznání, sestavení rozpočtu
fungování oddílů – měl bys mít u všech oddílů pro začátek alespoň základní přehled o tom, jak fungují, jaké jsou jejich aktuální největší problémy, v čem naopak mohou ostatní oddíly inspirovat; velmi podstatné je obsazení vedení oddílů – měl bys od každého vedoucího oddílu zjistit, jaké kvalifikace členové vedení mají, jaké jsou jeho představy o dalším působení ve vedení (případně možných nástupcích), domluvit se na termínu, kdy se na toto téma znovu pobavíte a nabídnout mu možnost obrátit se na tebe pro radu či pomoc
klubovny, základny, sklady, tábořiště – měl/a by ses dostat do obrazu, jaké prostory či nemovitosti středisko vlastní či pronajímá (od koho, za jakou cenu a jakých dalších podmínek, najít nájemní smlouvy), zjistit, kdo od nich má klíče, případně zda mají své správce, jaké jsou další důležité skutečnosti (kde může hrozit ztráta klubovny, kde je nutná rekonstrukce, zda jsou nemovitosti pojištěné atd.)

4. nastartování střediskové rady, rozdělení práce

Na střediskovém sněmu jsi kandidoval/a se svým zástupcem – ten by ideálně měl být základem tvého týmu a měl/a by ses s ním domluvit na rozdělené práce. Pro dobré vedení střediska bývá vhodné najít další osoby, které vám s některými věcmi pomohou. Příloha organizačního řádu popisuje například rozdělení činností pro hospodáře, výchovného zpravodaje, mediálního zpravodaje, tajemníka, duchovního zpravodaje a další.

Zásadní je, že rozdělení práce a odpovědnost za to, jak bude váš systém fungovat, je právě na vedoucím střediska – tobě. Se souhlasem střediskové rady můžeš jmenovat zpravodaje pro takové oblasti, které právě vaše středisko potřebuje (usnesení střediskové rady o jmenování by se tak mělo objevit v zápise). Jmenování nových zpravodajů a jejich potvrzení novou střediskovou radou je vhodné udělat i v případech, kdy se fakticky zpravodajové nemění (nově navržení jsou titíž, co současní). Nezapomeň střediskovou radu svolat, není-li už daný termín.

Najít lidi ochotné pomoci nemusí být vždy jednoduché – ulehčit vše může co nejkonkrétnější zadání, co by ti lidé měli dělat; pomoc s problémy kolem jejich úkolů a poděkování za odvedenou práci.

Aby všichni lidé po změnách na sněmu věděli, co se od nich očekává a jak orgány na středisku fungují, je možné doporučit všem k přečtení

články 142–161 OŘJ, které vysvětlují roli a činnost střediskové rady, statutárního orgánu – vůdce střediska, revizní komise i zpravodajů
Přehled a vlastnosti funkcí v Junáku (příloha Organizačního řádu) – všechny popisy funkcí, které se týkají vedení střediska

5. dosavadní a budoucí směřování střediska

Nové vedení střediska by mělo přezkoumat, zda poslání střediskové rady v minulosti (do střediskového sněmu) zůstane stejné, jako po sněmu, či je třeba úpravy – ať kvůli snaze nového vedení střediska dělat něco jinak, zavést nové věci nebo něco zrušit či kvůli pověření nebo úkolům daných novému vedení střediska střediskovým sněmem.
Rovněž je žádoucí připomenout si roční plán střediska (pokud nic takového středisko nemá, tak alespoň informace o probíhajících aktivitách střediska a nedokončených procesech), aby nedošlo k nepříjemnostem, že nějaká aktivita střediska nebude dokončena – např. vyúčtování dotací či grantů, uzavření táborů včetně vyúčtování a revize, inventarizace apod.

Základní střediskové dokumenty

Tyto dokumenty jsou zpravidla potřeba pro jednání s úřady jménem střediska (např. při žádání o grant):

Stanovy Junáka – elektronicky podepsaný výtisk stanov informuje např. o tom, že středisko má právní subjektivitu a že vedoucí střediska je oprávněn jeho jménem jednat (ověřené stanovy je možné stáhnout i z veřejného rejstříku a také na CzechPointu zdarma nechat autorizovaně zkonvertovat do papírové podoby).
výpis z veřejného rejstříku - je možné získat online na https://or.justice.cz/
doklad o registraci na Finančním úřadě – středisko je podle svého sídla registrováno na odpovídajícím Finančním úřadě
smlouva o vedení bankovního účtu – zejména pro žádosti o granty si chtějí úřady ověřit, zda účet uvedený v žádosti opravdu patří tvému středisku
zápis z volebního sněmu – úřady si chtějí ověřit, zda jsi oprávněný jednat jménem střediska, tedy zda jsi byl zvolený do funkce vedoucího střediska - není třeba, pokud je tato skutečnost zapsána v rejstříku, ale to zatím většinou není.

Potřebuješ v něčem poradit?

zkus se zeptat svého předchůdce
zkus se zeptat ostatních vedoucích středisek a předsedy na okrese či kraji
domluv se a zajdi se podívat pro inspiraci na střediskovou radu k jinému středisku
napiš nám na skaut@junak.cz

Ladislav Pelcl – Bilbo, Roman Dvořák – Rejpal