Vzdělávací akce - kontrola dotace, jak na to!

SkautIS nám pomáhá s administrací mnoha věcí, včetně dotací. Kontrola správného vyúčtování dotace, ale není a neměla by být pro revizní komisi jen o zakliknutí jednoho tlačítka. Jak tedy na to?

Některé podklady pro kontrolu dodává pořadatelská jednotka, některé jsou ve skautISu. Článek tě, jako revizní komisi (RK), provede co a kde najdeš, jaké podklady pro kontrolu potřebuješ.

Co chystá jednotka/vedoucí akce:

• vyplní vzdělávací akci ve skautISu, včetně záložky Dotace
• předloží vyúčtování akce
  • prvotní a účetní doklady
  • pokud byly pořízeny věci spadající do operativní evidence, předloží i ji
• určí dotované doklady

Dle Hospodářského řádu (sekce 4, bod 20 - 25) velké akce vždy schvaluje rada pořadatelské jednotky. Výše dotace na pobytový den se řídí Směrnicí ke vzdělávacím akcím pro daný rok. Předložené doklady musí splňovat náležitosti, akce nesmí být zisková a pokud bylo na akci zakoupeno vybavení, musí být zavedeno do operativní evidence jednotky. Hospodaření akce schvaluje vedoucí akce (případně dle vnitřních pravidel jednotky).

Kde najdu vzdělávací akci, její dotaci, ve skautISu?

Nejdříve ověřím, že jsem ve správné roli - revizní komise pořadatelské jednotky; na detail konkrétní dotace mohu použít dvě cesty: modul Akce -> Vzdělávací akce -> záložka Dotace nebo modul Dotace -> Dotace mé jednotky -> Typ dotace: Vzdělávací akce.

 

Co vidím ve skautISu já, jako RK:

• vyplněnou a uzavřenou vzdělávací akci - modul Akce -> Vzdělávací akce
  • vedení akce, jejich funkce - záložka Vedení akce
  • datum schválení akce jednotkou - záložka Stav a odevzdání
  • předpokládaný rozpočet akce - záložka Rozpočet (nebo na záložce Dotace -> Žádost o dotaci, kam se rozpočet propisuje)
  • skutečné výdaje a příjmy akce - záložka Dotace -> Závěrečný rozpočet
  • dotované doklady - záložka Dotace -> Vyúčtování dotace
  • seznam účastníků a jejich účast - záložka Dotace -> Skutečná účast
• rozhodnutí o dotaci
  • rozhodnutí obsahuje podmínky dotace
  • 2 možnosti stažení rozhodnutí:
    • z přehledové tabulky Dotace mé jednotky
    • na detailu Dotace -> záložka Žádost o dotaci

Podklady ze skautISu spolu s podklady od jednotky/vedoucího akce ti pomohou vyhodnotit podmínky dotace: možnost dotování daného výdaje; pořízení vybavení; dodržení kofinancování.

 

Na co si dát pozor (nejčastější chyby): chyby v dokladech, např.: • neuplné/zkracované názvy jednotek, • překlepy v IČ, • nedostatečná identifikace zboží/položek, • částka na výdajovém pokladním dokladu musí odpovídat součtu částek na prvotních dokladech (zaokrouhlujeme až celkový součet částek za všechny doklady, nikoliv částku na každém dokladu)   soulad závěrečného rozpočtu a dotovaných položek • pokud v dotovaných dokladech jsou např. potraviny za 90 tis., tak musí být v závěrečném rozpočtu potraviny minimálně za 90 tis.   závěrečný rozpočet • závěrečný rozpočet vzdělávací akce nesmí být ziskový, protože akce je dotovaná • pokud je akce ztrátová, měla by jednotka myslet na to odkud nesoulad příjmů a výdajů bude krytý (do skautISu jednotka zadává na tuto částku vlastní prostředky OJ)

Až po kontrole podkladů, a pokud je vše vpořádku, připojuješ na detailu Dotace -> záložka Odevzdání a potvrzení  jako člen RK své souhlasné stanovisko s vyúčtováním dotace -> tlačítko Vyjádření revizní komise.

Vzdělávací akce, jejich dotace, nejsou jediné dotace, které jsou ve skautISu, dále tam najdeš dotace na:

• Akce pro neorganizovanou mládež
• Celostátní akce
• Nové oddíly
• Opravy a údržba staveb
• Strategie
• Vzdělávací dny

Podklady, které si od jednotky vyžádat se odvíjí od projektu a typu dotace; cesta k potvrzení RK ve skautISu je ale stejná.

 

Jana Godarová (Ellie)
koordinátorka projektu vzdělávání hospodářsko-organizačních činovníků

Tento článek je součástí střípků pro Revizory. Přehled všech odeslaných článků a možnost přihlášení k odběru střípků je zde. Případné dotazy a komentáře můžete také směřovat na revize@skaut.cz nebo diskutovat ve skupině Hospodaření pro skauty na facebooku.