Co přijde po dnešní Skautské křižovatce? Výhled kupředu

Skautská křižovatka slouží jako hlavní nástroj vnitřní komunikace již řadu let. Jako všechny systémy i tento zastarává a na jaře roku 2019 bylo Výkonnou radou  učiněno rozhodnutí hledat navazující řešení. Pro skautskou veřejnost, zvláště pak tu se zájmem o informace a způsoby jejich sdílení, přinášíme tento úvodní přehled. Do procesu se můžete i aktivně zapojit, viz pozvánku na konci článku. 

(Prosím laskavé čtenáře, aby mě nechytali za slovo – zadání i celý proces prochází neustálými revizemi díky probíhajícímu uživatelskému výzkumu a testování. O změnách a dalším vývoji budeme opakovaně informovat. ~ Ňuf) 

Výzkum

Hledání nového řešení jsme zahájili zadáním uživatelského výzkumu firmě manGoweb (https://www.mangoweb.cz) s cílem analyzovat současný ekosystém interní komunikace (jehož je Křižovatka významnou součástí) a zjistit, jakým způsobem jsou které nástroje využívány, co funguje a co ne a jaké mají (především dospělí) členové Junáka - českého skauta představy do budoucna. Tohoto výzkumu se na úrovni hloubkových rozhovorů zúčastnily desítky skautek a skautů (z různých koutů země, vykonávajících různé činovnické role). Paralelně bylo realizováno dotazníkové šetření formou Sond do skautského světa (ve spolupráci s firmou Behavio https://behaviolabs.com) mezi téměř 1300 respondenty. 

Výstupy najdete na odkazech níže:

• analýza - výzkum skautů od manGoweb včetně videoshrnutí
• technická analýza a doporučení od manGoweb včetně videoshrnutí pro nečtenáře
• skautské SONDY od Behavio

Výzkum pomohl ukotvit představy a nasměrovat sílu směrem, u kterého máme velkou jistotu úspěchu. 

Co jsme zjistili?

Servisní informační toky fungují a jsou oblasti, kde se chceme zlepšit. Proto navrhujeme spíše optimalizaci, než revoluci. 

Křižovatka a její funkce

Současná Křižovatka v principu plní dvě role: slouží jako znalostní báze organizace  a jako interní zpravodajský portál. Jako znalostní báze obsahuje předpisy, metodiky, směrnice, programové materiály i návody na administrativní úkony. Zpravodajská část informuje o aktuálním dění v organizaci i o aktuálních úkolech pro činovníky na různých úrovních struktury. 

Výzkum potvrzuje, že právě v roli znalostní báze je Křižovatka kritickým zdrojem pro drtivé množství skautů (60-75 % návštěvníků přichází na Křižovatku pro informace z ústředí, formuláře a administrativu). Její zpravodajská role je naopak upozaděna jinými kanály, které o dění také informují (e-mailové newslettery, sociální sítě, atd.). 

Současné řešení

“Integrovaná” Křižovatka s dokumenty, články i funkcí na rozesílku e-mailů přináší mnoho výhod – centrální správu, jediný software na údržbu, jednu webovou adresu, … Zároveň se sloučením řady funkcí dohromady se zvyšuje komplexita celého systému pro administrátory i návštěvníky. Výsledek může být méně přehledný, složitější na orientaci i na správu. Máme pocit, že tyto zápory dnešní Křižovatka přináší. Velké množství funkcí může být zodpovědné i za nízkou rychlost načítání stránek, což způsobuje frustraci a nespokojenost návštěvníků i administrátorů. 

Ekosystém interní komunikace

Celý ekosystém interní komunikace je složitý pletenec našich vlastních nástrojů (Křižovatka, Skautské novinky, …), nástrojů třetích stran (Facebook, …) a dalších platforem, které obvykle nemají jen informační roli (setkávání na akcích, vzdělávacích kurzech, závodech…). Všechny tyto nástroje přispívají k přenosu informací mezi členkami a členy Junáka - českého skauta. 

Výzkum podpořil diskusi o strategickém i taktickém nastavení interní komunikace v mnohem širším měřítku, než jen v blízkém okolí Křižovatky. 

A kam dál?

Netvoříme “novou Křižovatku”, rozuměj jeden mnohoúčelný web, ale nový ekosystém nástrojů pro interní komunikaci. 

Znalostní báze na desetiletí dopředu

Navrhujeme vytvořit samostatný webový portál sloužící k publikaci a správě dokumentů, řádů, návodů a dalších informací trvalé hodnoty. Pracovně mu říkáme znalostní báze. V současné době intenzivně připravujeme zadání a provádíme další dílčí výzkumy. Realizaci chceme začít už letos.

Je nutné, aby realizované řešení mělo vysokou životnost, bylo robustní z pohledu databázové struktury a bylo rychlé. Mezi další vlastnosti musí patřit vynikající vyhledávání, vyřešené verzování a testy ověřená informační architektura. Důraz bude též kladen na použitelnost, lze tedy očekávat většinu obsahu ve formě responzivního HTML snadno čitelného na všech zařízeních. 

Znalostní báze bude též pravděpodobně obsahovat systémy k zajištění aktuálnosti všech stránek pomocí pravidelných revizí. A samozřejmě budeme u každé stránky získávat zpětnou vazbu na její užitečnost.

Technicky: Plánujeme decoupled systém postavený na databázovém stroji s pokročilým vyhledávačem (ElasticSearch nebo podobné), který odkrývá data skrz GraphQL či OpenAPI3. K němu se připojují tencí klienti – administrace a vlastní klient znalostní báze. Tato architektura nám umožní i v případě nutnosti přechodu frontendu na jinou technologii (mobilní aplikace, AR/VR…) využívat dále stávající databázový stroj a jeho služby. 

Základny a vzdělávací akce samostatně a lépe

Databáze základen a databáze vzdělávacích akcí patří mezi dlouhodobě nejnavštěvovanější stránky Křižovatky. Jako takové si dle našeho názoru zaslouží zvláštní péči. Navrhujeme pro ně vytvořit dvě samostatné webové stránky, na kterých vylepšíme vyhledávání a zobrazování náhledů. Tyto dva nové weby budeme schopni samostatně rozvíjet. Zároveň ale budou úzce propojeny s dalšími skautskými weby, zejména se znalostní bází. Databáze základen bude snadno dostupná i neskautům.

Technicky: Chceme postavit dva tenké klienty nad vylepšeným API skautISu. Hlavním vylepšením oproti současné verzi, mimo technické implementace, bude nový, otestovaný, UX návrh. 

Zpravodajství

Pozornému čtenáři jistě neuniklo, že jsme ještě nepsali o článcích – novinkách, ze kterých je dnes složena velká část Křižovatky. I na ně myslíme a to rovnou v podobě samostatného zpravodajského portálu. S ním máme též veliké plány a první vlaštovky by mohly vyletět již brzy, ale to ještě chvíli nechám zahalené. 

Technicky: U zpravodajství očekáváme změny ve formátech obsahu i požadavcích na vlastní web – oblast internetových médií se velmi rychle proměňuje. Proto chceme zpravodajství realizovat na prověřeném Open Source CMS tak, abychom za málo peněz získali skvěle vypadající systém. Zároveň nečekáme, že zde bude publikován obsah s dlouhodobou platností (ty patří do znalostní báze), proto nebude problém systém v budoucnu snadno zaarchivovat a nahradit jiným. 

Podpůrné systémy

Máme ambici sestavit podpůrný systém pro tvorbu a doručování newsletterů, propojený se skautISem, znalostní bází i zpravodajstvím. Ten by měl zvýšit spolehlivost a rychlost doručení e-mailových zpravodajů a zároveň umožnit analyzovat, jak úspěšně jsou doručovány a otevírány. Též by měl zlepšit kompatibilitu zobrazení na různých zařízeních. 

Chceme též podpořit práci řady dobrovolníků, kteří rádi chystají přehledy, či seznamy informací relevantních pro jejich kraj, okres či jednotku. Pro ty plánujeme vytvořit plug-in pro Wordpress, který bude umět zobrazovat chytrý náhled aktuální verze odkazovaného dokumentu. Tedy se nikdy nestane, že by odkazoval na starší verzi. 

Kalendář akcí

Ve výzkumu vidíme velký hlad po kvalitním kalendáři akcí. Tento hlad chceme vyslyšet, ale pro návrh dobrého řešení potřebujeme více informací. Prosíme proto o vyplnění krátkého dotazníku o kalendáři skautských akcí >>>. 

Technické poznámky

Všechen vyrobený software nám bude plně k dispozici k úpravám a dalšímu rozvoji. Vývojová a CI infrastruktura bude na účtech Junáka - českého skauta. Očekáváme uvolnění software pod OpenSource licencí (MIT/Apache2).

Jsme zatím úplně na začátku…

…a postupujeme po fázích, dle priorit a možností. Dobře je to asi vidět i z názvů služeb a webů, které jsou zatím pouze popisné, nikoliv konečné. 

Tvorba celého ekosystému bude trvat několik let, ale první výsledky očekáváme už v roce 2020. Hlavním cílem je zlepšení života hledačů informací i autorů obsahu. Během celé tvorby i po konci hlavní část vývoje se budeme ptát na názory, budeme testovat a konzultovat tak, aby systém dobře sloužil co největšímu množství uživatelů.

Záměry bude připravovat a posouvat projektový tým, občas konzultovat Infoodbor, něco schvalovat Výkonná rada, pravidelně bude informované Náčelnictvo. V čase se bude zamýšlený cílový stav jistě postupně proměňovat. K tomu, aby všechny změny byly jen k lepšímu, potřebujeme ochotné testující. Rádi ve výzkumu přivítáme i Tebe! Zaregistruj se do nové “Skupiny testerů”, znalosti nejsou třeba žádné!

a s ním také