GDPR (evropské nařízení k ochraně osobních údajů) - co připravujeme a jak se od května 2018 dotkne středisek a oddílů?

Před koncem května 2018 začnou platit nová pravidla pro ochranu osobních údajů (tzv. evropské nařízení GDPR), která se dotknou i naší organizace. Problematikou se již několik měsíců na ústředí zabýváme a snažíme se najít taková řešení, která budou minimalizovat dopady na organizační jednotky. Zde přinášíme základní informace, co se chystá a co můžete v dalších měsících očekávat.

GDPR (General Data Protection Regulation, tedy obecné nařízení o ochraně osobních údajů) je nařízení evropského parlamentu a rady (EU), které se 25. května 2018 stane účinné pro všechny státy Evropské unie a dotkne se tedy i toho, jak Junák - český skaut a všechny jeho jednotky i členové nakládají s osobními údaji. Přináší různé novinky v oblasti s nakládání s osobními údaji, které mají pomoci běžným lidem lépe se orientovat v tom, k čemu a jak která firma a organizace využívá osobní údaje daných osob, zároveň je to pro mnoho organizačí příležitost, udělat si ve správě osobních údajů "pořádek". Na druhou stranu, i díky tomu, že už od počátku tisíciletí se Junák - český skaut a všechny jeho jednotky řídí dosud platným zákonem na ochranu osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb.) a na něj navazující naší Směrnicí pro nakládání s osobními údaji, nepřinese v drtivé většině případů GDPR žádné úplně nové a zcela neočekávatelné věci a povinnosti do naší činnosti. I nadále budeme zpracovávat osobní údaje v obdobném rozsahu jako nyní, i nadále je budeme zpracovávat ke stejným účelům a ze stejných důvodů (zjednodušeně řečeno z důvodu zajištění spolkové činnosti a naplnění našeho poslání).

Co můžete ve střediscích a oddílech nově očekávat?

Z pozice ústředí se problematice věnujeme již několik měsíců - mapujeme situaci v různých oblastech kde dochází k nakládání s osobními údaji, účastníme se školení, konzultujeme konkrétní problematiku s právníky, provádíme analýzy a chystáme aktualizace vnitřních předpisů a hlavně vzorů dokumentů. Stejně tak chystáme některá proaktivní vylepšení skautISu (který ale již dnes splňuje náležitosti pro dostatečnou ochranu a zpracovávání osobních údajů).

Naším cílem je zajistit dostatečné informace o problematice pro vedoucí a další činovníky ve středisích a oddílech a zároveň zajistit co nejmenší zátěž z případných novinek pro tyto dobrovolníky. K nemalému množství změn dochází na ústředí a GDPR bereme jako příležitost nakládání s osobními údaji ještě více vylepšit. Jednotkám a činovníkům v organizaci pak chceme přinést nové vzory potřebných dokumentů a připomenout pravidla, která je nutné dodržovat, aby ve všech oddílech byly osobní údaje zpracovávány řádně a v souladu se všemi předpisy. I nadále hlavním nástrojem pro zpracovávání a uchovávání osobních údajů zůstane pro všechny jednotky skautIS.

Konkrétní aktualizované vzory dokumentů, další podrobné informace a materiály začneme zveřejňovat v prvním čtvrtletí roku 2018.

Novinky se projeví především:

• v aktualizaci textu poučení na přihláškách členů do organizace i na akce (zároveň chceme uklidnit, že nebude nutné u současných členů přihlášky nově podepisovat - pokud vaši členové mají řádně podepsané dnešní přihlášky s poučením k ochraně osobních údajů, bude to pro současné členy dostatečné i po účinnosti GDPR),
• novelizací Směrnice k ochraně osobních údajů (aby reflektovala novinky vyplývající z GDPR),
• připomenutí pravidel a doporučení, jak a komu zpřístupňovat osobní údaje ve skautISu,
• vydáním konkrétních doporučení a pravidel jak osobní údaje lze zpracovávat při běžné činnosti i na akcích (např. v dokumentaci oddílu a střediska),
• informování o novinkách pro ukládání osobních údajů on-line (např. aktivní bezproblémové využívání skautského Google disku a on-line dokumentů, ale upozornění na rizika využívání osobních free služeb gmail.com apod.).
• upozorníme, na jaké věci je nutné si dávat pozor a zároveň díky zveřejňování informací do dubna 2018 budou mít pak jednotky ještě stále dostatek času na případné dotazy a jejich řešení v ojedinělých a velmi specifických situacích (např. jednotky, které mají zaměstnance, mají vlastní speciální informační systémy apod.)

Kromě toho budeme tuto problematiku v prvním čtvrtletí 2018 probírat i se zástupci skautských krajů na každoročním setkání, a tak se pokusíme snáze toto téma dostat i osobně do všech regionů. 

Během prvního čtvrtletí roku 2018 tedy na Křižovatce i v dalších skautských informačních kanálech můžete očekávat konkrétní aktualizované vzory a informace.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj pro ICT a organizaci