Umíte komunikovat s rodiči svých členů? Inspirujte se 10 tipy pro lepší spolupráci!

Jste neustále zahlceni spoustou dotazů ze strany rodičů, nebo tu naopak komunikace zamrzla? Nepomáhá email, telefon, ani stará dobrá papírová kartička; zkrátka vždycky je to na dračku? Tenhle článek vám vytrhne trn z pomyslné paty. Přinášíme 10 tipů pro lepší komunikaci s rodiči. Ukážeme vám možnosti, kudy se do toho pustit, konkrétní tipy a fígle, které může oddíl ihned využít! Nečekejte univerzální návod, ale spíš hotovou přípravu na vlastní oddílovou radu. Každý oddíl je specifický; vždy bude záležet pouze na vás, jak komunikaci s rodiči uchopíte. A pokud u vás v oddílu vše funguje na jedničku a chcete se o vaše zkušenosti s námi podělit, napište nám to v komentářích nebo připomínkujte přímo tento metodický text.

“Kvalitní oddíl vytváří a udržuje dobré vztahy s rodiči svých členů, veřejností a zástupci obce, školy či místní komunity v místě působení, včas, vhodně a pravidelně informuje o oddílové činnosti.”

– vize popsaná v Hodnocení kvality

Informovanost rodičů

Dílčí kritéria definovaná v Hodnocení kvality:

“Rodiče dostávají informace ve vhodné formě a v dostatečném předstihu (půlroční plán, informace min. týden předem). Oddíl má fungující systém informování rodičů o akcích a činnosti (web, oddílový časopis, informační letáčky ap.), který rodiče využívají.”

Dostatečně informovaní rodiče jsou základem úspěchu každého oddílu. Děti chodí včas a v dostatečném počtu na akce. My máme jistotu, že nám žádné děti nechybí a rodiče věří, že je o děti dobře postaráno. Co máme ale dělat, když nám komunikace s rodiči vázne? Kde máme začít?

Nejprve bychom si měli s oddílovou radou ujasnit, o čem bychom měli rodiče našich členů informovat, jakou formou k nim informace dostat a kdo to bude mít na starosti. Zjednodušeně řečeno si musíme s oddílovou radou vytvořit komunikační strategii.

Druhým krokem je pak začít komunikační strategii naplňovat a důsledně ji dodržovat.

a) O čem bychom měli rodiče našich členů informovat?

Vždy záleží na konkrétním oddílu, ale mezi nezbytné součásti by mělo patřit informování o:

• konání a rušení družinových a oddílových schůzek
• akcích, výpravách a táborech
• organizačních záležitostech - registračních poplatcích, přihláškách,...

Toto nezbytné minimum zajistí minimální hladký chod oddílu. Když budeme chtít ale posunout komunikaci dál a přiblížit či usnadnit naši činnost rodičům, můžeme doplnit další spoustu informací. Mezi nimi například:

• fotky a informace z akcí a schůzek
• přehledy doporučeného vybavení
• nabídka / burza použitého vybavení (kroje, …)
• informace o dalších skautských aktivitách mimo oddíl (kurzy, jamboree,...)
• benefity pro skauty a jejich blízké

b) Jaký způsob komunikace použít?

Existuje mnoho způsobů, jak informace rodičům předat. Všechny ale do značné míry závisí na tom, s jakou věkovou skupinou pracujeme.

• benjamínci - Obvykle neumí psát ani číst a snadno zapomenou, jaké informace měli předat rodičům. Nestačí tak předat informace benjamínkům, ale vždy je potřeba informovat přímo i rodiče. Vzhledem k nízkému věku je pravděpodobné, že si je rodiče vyzvednou vždy přímo na schůzce a informace je tak možné předat přímo osobně jim.
• světlušky a vlčata - Čtení a psaní již z větší části ovládají, mohou si tak řadu informací zapsat i zapamatovat. Případné informační letáčky snáze dopraví k rodičům. Nelze se na to však vždy spoléhat a tak je vhodné pojistit tuto metodu ještě nějakým jiným způsobem.
• skautky a skauti - Měli by mít již dostatečné schopnosti a kompetence, aby o všem informovali své rodiče samostatně. Není však od věci, když si někde budou moci rodiče informace sami dohledat.
• roveři a rangers - Roveři a rangers se pomalu ale jistě stávají součástí vedení a z členů, kteří informace dostávají se stávají členové, kteří je poskytují. Zároveň by měli mít již dostatek odpovědnosti, aby si své aktivity naplánovali a domluvili se na nich se svými rodiči. Je na zvážení, zda rodičům roverů nepřestat posílat informace centrálně (například emailem), ale stále jim umožnit informace někde najít.

c) Jaké formy komunikace můžeme zvolit?

• osobní komunikace - Přímá domluva s rodiči nebo se staršími členy je vždy nejrychlejší a nejsnazší cestou. Během chvilky můžeme vysvětlit důležité informace, předat pokyny nebo namotivovat členy k účasti na akci. Nikdy by neměla chybět - měla by být základem veškeré komunikace. Pokud jí doplníme tím, že si informace členové zapíšou, můžeme eliminovat snadno její nevýhody.
  • výhody: účinná, rychlá, osobní, snadno se vyřeší nejasnosti
  • nevýhody: snadno se zapomenou detaily, závisí na zodpovědnosti člena
• lístečky - Jednou z variant, jak předat informace přes děti rodičům, je nechat je zapsat si podrobnosti do vlastních zápisníků, bloků, případně i telefonů. Ne všechny děti ale umí psát (viz výše) a ne vždy je na to čas. Snazší metodou je tak napsat, nakopírovat nebo vytisknout vlastní lístečky s potřebnými informacemi a ty pak předat přímo nebo přes děti rodičům. Pokud se rodiče naučí, že mají na lístečcích všechny informace, tak si je od dětí vyžádají i když jim je nedají. Ideální místo pro takový lísteček je pak na ledničce v každé rodině.
  • výhody: účinné, rychlé, důležité informace pohromadě na jednom místě
  • nevýhody: závisí na zodpovědnosti člena

TIP: Šetřete energii a informace recyklujte Když už jste si dali tu práci a informační lísteček napsali, využijte ho a pošlete ho k rodičům i dalšími kanály. Můžete ho připojit jako přílohu k mailu pro rodiče, vložit na webové stránky, nebo rozeslat přes Whatsapp. Záleží jen na tom, co používáte. Rodiče si ho tak budou moci snadno dohledat, když ho někde založí.

TIP: Přijdou vám lístečky nudné? Vysázejte si oddílový časopis! Nechcete psát jen o tom, co musíte a co bude, ale i o tom, co bylo? Chcete zapojit další členy? Vytvořte si pravidelný měsíčník, nebo občasník a předávejte v něm všechny důležité informace najednou. Rodiče se tak budou kromě vašich plánů těšit i na zajímavé příběhy z akcí, fotky nebo užitečné informace.

• nástěnka nebo vývěsní skříňka - Máte vývěsní skříňku na klubovně nebo nástěnku v šatně či chodbě? Využijte ji k informování rodičů o tom co bylo a co bude. Byť se může zdát, že tyto informace nikdo nečte, tak řadu dětí doprovází rodiče na schůzky a na akce. Těch pár minut při čekání si jistě rádi zkrátí přečtením přehledu toho, co jsme jejich dětem přichystali. Snadno se pak mohou dětí doptat na to, co jim zapomenou říct.

• výhody: informace na předem známém místě, vhodná výplň času pro čekající rodiče
• nevýhody: nemožnost kontroly na dálku, omezeně přístupné nebo naopak přístupné všem

TIP: Vývěsní skříňka s knihovničkou Vyrobte si vývěsní skříňku s poličkou, do které dáte několik zajímavých knížek, které si mohou děti i rodiče půjčit nebo je vyměnit za jiné knížky. Na volné místo můžete umístit i volné informační lístečky s plánem akcí na příští měsíc nebo oddílový časopis.

• telefonická komunikace - Má podobné výhody jako osobní komunikace - snadno osobním hovorem namotivujeme členy k akci či vyjasníme podrobnosti. Pokud ale chceme jednu informaci předat více členům/rodičům, může to být vyčerpávající, časově náročné a drahé. Výhody má hlavně v malém kolektivu nebo týmu.
  • výhody: účinná, osobní, snadno se vyřeší nejasnosti, možnost zpětné vazby
  • nevýhody: snadno se zapomenou detaily, u většího počtu časově (i finančně) náročná, potřeba znát telefonní čísla

TIP: Oddílová štafeta Zapojte do komunikace všechny členy oddílu (nebo družiny) a předávejte si zprávy podobně jako stisk v Gillwelském kruhu. Vytvořte ze všech členů družiny nebo oddílu řetězec, který začíná a končí u vedoucího oddílu. Každý člen musí znát svoji pozici ve štafetě a vědět, komu má zprávu předat. Vedoucí předá zprávu prvnímu členovi a ten zase dalšímu v pořadí. Předávání zprávy pokračuje do té doby, dokud ji neobdrží zpět vedoucí. Ten tak dostane zpětnou vazbu, že členové zprávu obdrželi a zároveň ji aktivně předali dál. Používat můžete telefony, ale i jakékoliv jiné způsoby předání zprávy. Výhodou je, že za celek nese odpovědnost každý jednotlivec. Každý je nucen aktivně přispět k šíření zprávy a tím pádem i k daleko většímu zapojení. Pokud ale štafeta nefunguje, je náročné zjistit, kde se stal problém.

• SMS - Rychlá a operativní možnost, jak připomenout nějakou událost či upozornit na změnu i u většího množství lidí. Mobilní telefon má dnes téměř každý rodič a velká část starších dětí. Snadno se tak oznámí zrušení schůzky nebo změna místa srazu.
  • výhody: rychlá, dostupná (až na výjimky) všem
  • nevýhody: potřeba znát telefonní čísla, u většího počtu může být finančně náročná, možnost pouze krátkých zpráv bez větších detailů
• Facebook - Na Facebooku existuje několik možností, jak komunikovat. Facebooková stránka je veřejně dostupná všem (teoreticky i bez přihlášení) a všichni si tak mohou přečíst potřebné informace (někdy i lidé, kterým informaci sdělit nechceme). Hodí se tak na informování o akcích pro veřejnost, přehled akcí či sdílení zážitků a fotek z naší činnosti. Pro přímou komunikaci s rodiči příliš vhodná není.
  Facebooková skupina může být otevřená všem, otevřená pro ty, které členové skupiny schválí nebo uzavřená. Nabízí větší kontrolu a častěji členům zobrazuje svůj obsah. Hodí se na podrobnější informace i informace interní. Facebook však nemusí mít všichni členové, nebo nemusí být členy skupiny, a tak může být někdo o tuto komunikaci ochuzen. Hodí se spíše pro menší skupiny lidí, které se na tomto způsobu komunikace jednoznačně shodnou. Případně může fungovat jako doplňkový kanál k ostatním způsobům předávání informací.
  • výhody: řada lidí používá facebook aktivně každý den
  • nevýhody: řada lidí facebook nepoužívá; lidé mohou být zvyklí používat facebook k zábavě, nikoliv k předávání informací či úkolů
• Internetové komunikátory - WhatsApp, Facebook Messenger, Viber, Skype, Slack a další slouží k rychlé okamžité komunikaci přes internet. Snadno umožňují oslovit hromadně více lidí a sledovat jejich reakce. Komunikace ve větším počtu lidí je však méně osobní, někteří lidé jsou pasivní a na zprávy pak nereagují. Někdy má také komunikace tendenci sklouzávat k jiným tématům. Hodí se svojí podobou spíše k interní komunikaci mezi členy, ale při dobrém přijetí ze strany rodičů nic nebrání jejich využívání i s nimi. Spíše však budou sloužit k individuální domluvě a jako doplňkový zdroj informací než jako hlavní forma domluvy.
  • výhody: rychlá a okamžitá komunikace s možností reakce, neomezená délka zpráv, sdílení souborů a obrázků, snadno dostupná na chytrých mobilních telefonech, zdarma (resp. za cenu internetového připojení)
  • nevýhody: pouze omezené rozšíření mezi členy a rodiči, nutnost mít kontakty v seznamu (dle typu komunikátoru), neosobnost, sklon k ignorování zpráv, špatné zpětné dohledávání informací, sklon k utíkání od tématu, některé fungují pouze na chytrých telefonech (nikoli na PC)

TIP: Levná náhrada SMS Aplikace jako Viber nebo WhatsApp umožňují kontaktovat ty osoby, které máte uložené ve svém mobilu a kteří si nainstalovali do telefonu stejnou aplikaci. S výhodou ji tak můžete použít jako levnou náhradu SMS. Můžete si jednoduše vytvořit například skupinu “Rodiče” a na dvě kliknutí do ní zdarma posílat aktuální zprávy.

• email - Email je pravděpodobně jedním z nejčastějších, nejobvyklejších a nejoficiálnějších způsobů elektronické komunikace. Velká část rodičů nějaký email má. Hodí se k zasílání delších informací, přehledů akcí i dokumentů a odkazů. Je třeba mít na paměti, že někteří rodiče ho nemusí používat aktivně nebo vůbec. Zejména u mladší generace je časté, že email používají jen občas a jeho obsahu nevěnují přílišnou pozornost. U emailu se špatně kontroluje, že si adresát email přečetl (někteří mailoví klienti tuto možnost nabízejí, ale není 100% spolehlivá a možnost potvrdit přečtení emailu odpovědí není vždy nejvhodnější). Je proto třeba doplnit ho vhodnými alternativami.
  • výhody: oficiální, přehledný, možnost delšího sdělení včetně předání dalších příloh a odkazů, snadné nalezení starší zprávy s informacemi
  • nevýhody: nutnost znát emailové adresy; špatná kontrola skutečného přečtení zprávy příjemcem

TIP: Dohledatelnost emailů “To, co je v e-mailu by mělo být dohledatelné i jinde, abych snadno našel informaci, když ji potřebuji. A pokud jde jen emailem, tak alespoň vždy ze stejné adresy nebo se stejným (z části) předmětem zprávy - zase ta dohledatelnost.”– Ještěr

TIP: Více odpovědí od rodičů “Nejvyšší skóre odpovědí od rodičů na naše maily máme od doby co vkládáme jednoduchý Google formulář rovnou na konec mailu. Máme tam jen kolonku jméno a zaškrtnutí jede/nejede, rodiče tak nemusí klikat na další odkaz nebo psát odpověď. Jen bacha formuláře vytvořené na skaut disku jsou základně sdílené jen se skautskými účty, ale v hlubším nastavení se dají dát úplně veřejně.”– Veverka Přímo do emailu lze vložit Google formulář z nastavení formuláře. Otevřete ho a klikněte na Odeslat. Vyplňte adresáty, předmět a zprávu a zaškrtněte “Zahrnout formulář do e-mailu”. Záleží však na tom, jakého emailového klienta používá příjemce. Funkční formulář se zobrazí na Gmailu, ale například na emailu od Seznamu ne. Proto někdy bohatě postačí přidat do emailu jednoduchý a obyčejný odkaz na formulář.

• web - Web je něco jako elektronická vývěska oddílu. Vyžaduje aktivní přístup rodiče/člena k zobrazení požadovaných informací. Rodič může ale na web přijít kdykoliv podle potřeby. Informace mohou být však dostupné všem - i mimo okruh rodičů (v závislosti na nastavení webu). V kombinaci s osobní domluvou se jedná o velmi vhodný prostředek. Pozor na existenci starých nefunkčních webů, které někde “visí” a narazíte na ně při googlení. Mohou způsobit více škody než užitku.
  • výhody: oficiální, přehledný, možnost delšího sdělení včetně předání dalších příloh a odkazů, snadné nalezení starší zprávy s informacemi, bez nutnosti znát všechny kontakty na rodiče a členy
  • nevýhody: nutnost udržovat web aktuální, přidávání informací je omezené na ty, kdo umí s webem pracovat, nutný aktivní přístup rodičů, nutnost udržovat web v dobrém technickém stavu

TIP: Oddílový web pro všechny Každá jednotka si může snadno a rychle založit hezké webové stránky na adrese neco.skauting.cz i se základními znalostmi práce na počítači. Stačí navštívit stránky se skautským hostingem lebedahosting.cz, přihlásit se přes skautIS, kliknout na “Moje weby” a vybrat možnost “Založit nový web”. Pro jednoduché weby ve skautském vizuálním stylu je potřeba vybrat možnost “WordPress - Připravený web se šablonou”. Wordpress je jednoduchý systém pro správu obsahu webových stránek, který je intuitivní. Je vhodný jak pro absolutní začátečníky, kteří vůbec netuší, co je třeba “html”, ale i pro zkušené programátory. Chce to jen trochu trpělivosti a možná sem tam přečíst nějaký návod na napoveda.skaut.cz/lebeda a dobryweb.skauting.cz.

d) Kdo bude za oddíl komunikovat?

Kdo bude za oddíl komunikovat záleží na zvoleném způsobu informování, ale i na velikosti oddílu. Jinak bude komunikovat oddíl s 12, 40 nebo 100 členy. Malý oddíl bude mít většinou jednoduché schéma - vedoucí komunikuje přímo s rodičem a rodič s vedoucím. U větších oddílů už ale může být zapojen do komunikace kromě vedoucího například rádce družiny, nebo klidně jiný činovník, který má na starosti zvolený způsob komunikace.

Důležité je, aby rodiče jednoznačně věděli, kdo a jak jim bude informace poskytovat a na koho se mají s jakými dotazy obracet.

Není snad horší situace než ta, kdy s rodiči komunikují “tak nějak” všichni členové vedení, ale zároveň za tuto komunikaci nikdo nezodpovídá. Některé informace tak dostane rodič několikrát (ideálně v několika variantách) a některé vůbec.

Zkusme si proto s oddílovou radou popsat nebo nakreslit, kudy se jaké informace dostávají k rodičům a od rodičů zpátky k vedoucím. Z popisu nebo schématu by mělo být vždy jasné, kdy kdo přesně informaci předá nebo obdrží. Je schéma složité nebo má spoustu výjimek? Pak se musíme zamyslet nad tím, jak ho přepracovat a zjednodušit. Když se v něm nevyznáme my, pak se v něm nemohou vyznat ani rodiče.

Jak to v našich oddílech může vypadat?

• Vedoucí oddílu řeší veškerou komunikaci s rodiči - předává jim všechny informace a pokyny, rodiče omlouvají děti přímo u něj jak ze schůzek, tak z jednotlivých akcí. V případě jakýchkoliv dotazů se obracejí rodiče právě na vedoucího.
  • výhody: všichni rodiče přesně ví, kde informace seženou; vedoucí má přehled o tom, kdo jaké informace dostal; informace mají jednotnou podobu a jsou jednoznačné; vedoucí může operativně všechny informovat
  • nevýhody: při větším počtu členů není v silách vedoucího věnovat se všem rodičům osobně; je většinou nutné, aby se na většině akcí a schůzek vedoucí objevoval; ostatní členové vedení se mohou cítit nevyužitě; špatné předávání funkce - vedoucí je nenahraditelný a ostatní nejsou zvyklí participovat
• Vedoucí oddílu komunikuje v rámci oddílové rady s rádci a ti předávají většinu informací rodičům osobně, případně prostřednictvím dětí, lístečků, apod. Vedoucí pak zajišťuje hromadné informování například pomocí webu, emailu, vývěsky či jiných výše zmíněných nástrojů. Rodiče však přednostně komunikují s rádci a omlouvají je ze schůzek a akcí přímo u nich (nebo podle situace v oddílu i u vedoucích akcí).
  • výhody: rádce komunikuje s menším okruhem lidí, které aktivně vede; rádce snáze se kontroluje, zda informaci všichni dostali; rodiče komunikují aktivně s tím, kdo děti skutečně vede
  • nevýhody: vedoucí musí mít nastavenou dobrou komunikaci v oddílové radě, aby vždy měli rádcové všechny důležité informace

e) Důslednost a vyhodnocení

Komunikační strategie, kterou jsme si s oddílem sestavili, nebude fungovat sama o sobě. Je potřeba vytrvalost a důslednost. Je možné, že po prvním měsíci rodiče našich dětí nebudou stále vědět, kam se mají obracet. V tuto chvíli ale nesmíme rezignovat. Musíme být důslední a všechny informace poctivě předávat. Musíme vysvětlit rodičům, proč je důležité, aby informace od dětí aktivně vyžadovali a četli je. Plody našeho snažení se mohou objevit až po delší době.

Nesmíme také zapomenout, že co funguje v jednom oddílu, nemusí fungovat v druhém. Pokud většina rodičů preferuje osobní domluvu před čtením emailů, nemá smysl, abychom se je všechny snažili změnit. Nesmíme se ale snažit vyjít všem natolik vstříc, že bychom každému psali a volali zvlášť a stálo by nás to příliš energie.

TIP: Efektivní komunikace Samotná komunikace s rodiči se stane pohodlnou a efektivní ve chvíli, kdy se zautomatizuje. Proto je dobré do celé věci vnést řád a pečlivě jej dodržovat: Informace posílejte domluveným způsobem (e-mailovou konferencí, vyvěšením na stránky apod.). Určete jednoho člověka, který má akci na povel a který přijímá omluvy a odpovídá na dotazy. Využijte aplikace typu doodle, kam rodiče přehledně zaznamenají účast dětí. Vše co nejvíce zjednodušte a zpřehledněte. Trvejte na vytvořeném systému. Myslete na to, že ne všechny faktické informace je vhodné sdělovat elektronicky, zejména pokud se jedná o komunikaci o větších akcích (tábor) či s rodiči nováčků. – Fík (Vedoucí vs. rodiče, Roverský kmen prosinec 2014 - č.87/18)

To, že není vhodné měnit způsob komunikace po prvním měsíci jeho fungování, je zřejmé. Neznamená to však, že bychom neměli naši strategii průběžně vyhodnocovat a přizpůsobovat okolnostem, protože součástí jakéhokoliv plánu by mělo být jeho vyhodnocení (o tom jak správně plánovat si můžete přečíst v tomto článku). Frekvence může být čtvrtletní, půlroční nebo jednou za rok.

TIP: Využívejme Hodnocení kvality Ideální je spojit vyhodnocení komunikační strategie s Hodnocením kvality našeho oddílu. Hodnocení kvality je nástroj, který slouží k sebehodnocení činnosti oddílů, organizačních jednotek i akcí. Jednotce i akci nabízí pomoc s nalezením a pojmenováním silných a slabších stránek její činnosti. “Informovanost rodičů” jedním z hodnocených bodů.

f) Kde najít další inspiraci?

Fungující komunikace mezi vedením a rodiči je základ dobře fungujícího oddílu. I proto se mu věnuje velké množství článků na Křižovatce, ve skautských časopisech a publikacích. Abyste po nich nemuseli složitě pátrat ve svých knihovnách, zde najdete přehled těch nejzajímavějších. Řadu dalších článků naleznete ve vyhledávání přímo na stránce casopisy.skaut.cz.

• Jak na práci s rodiči
• Vedoucí vs. rodiče
• Umíme s rodiči komunikovat?
• Naši skvělí rodiče
• Problémy s oddílovými rodiči
• Jak komunikovat s rodiči dítěte se specifickými potřebami

TIP: Skautské fórum V roce 2018 také začala fungovat facebooková diskusní skupina Skautfórum, kde vedoucí sdílí vlastní tipy nebo hledají řešení svých problémů. Objevují se tam proto i dotazy zabývající se komunikací s rodiči. Pro přečtení následujících příspěvků však musíte mít účet na Facebooku a stát se členy skupiny Skautfórum. Najdete tam třeba: Jak se domluvit s rodiči, kteří nekomunikují a neplatí příspěvky Jak je to se souhlasy rodičů a GDPR na přihláškách A ještě jednou souhlasy, rodiče, přihlášky a GDPR Používání Google kalendáře pro informování o akcích a schůzkách Jak na informační lístky? Tipy na povedené střediskové weby Pokud máte i vy nějaký dotaz, který vás pálí, není snazší řešení, než se zeptat na Skautfóru. Obvykle dostanete během několika hodin řadu užitečných odpovědí.

Závěr a zpětná vazba

Cílem tohoto textu není sepsat jediný správný popis práce s rodiči, ale spíše méně zkušeným oddílům nebo oddílům, které mají slabiny v komunikaci s rodiči, ukázat možnosti, kudy se do toho pustit.

Pokud jste zkušení vedoucí a něco v tomto textu postrádáte nebo máte vlastní příklady dobré praxe, tak nám nezapomeňte napsat zpětnou vazbu v komentářích nebo přímo opřipomínkovat tento metodický text. Budeme rádi za jakékoliv podněty.

Břetislav Krejsa (bretislav.krejsa@skaut.cz)
projektový pracovník pro skautské weby a interní komunikaci