Komunikace s novináři

Komunikace s novináři a reportéry je vždy trochu dobrodružná záležitost.

Nikdy totiž nevíte, jakou máte šanci uspět. Ať se snažíte sebevíc a máte sebelepší téma, nemusí se vám podařit ho do novin, rádia nebo televize dostat. Záleží hlavně na načasování a na tom, zda zrovna ten den nespadne poblíž letadlo nebo nevybuchne sopka – zkrátka zda se ten den nekoná víc zajímavých akcí. Rozsah zpráv v novinách, televizi i rádiu je vždy omezený, a pokud zrovna máte tu smůlu, v novinách se prostě neobjevíte, i kdyby novinář sebevíc chtěl.

Jaké téma nabídnout

• Nejdůležitější je aktuálnost a zajímavost témat. V novinách nenajdete zprávu o tom, že za měsíc se bude konat dětský den (viz předchozí článek o tiskových zprávách a zpravodajských hodnotách).
• Noviny jsou deníky = přináší aktuální zpravodajství, upozorňují na zajímavé akce v den, kdy vychází.

Komu téma nabídnout

Klíčové v public relations jsou osobní vztahy. Pokud budete znát novináře, kteří budou znát vás a budou se na vás moci osobně obrátit, máte z poloviny vyhráno. Když někomu téma nabízím (ať už telefonicky nebo prostřednictvím tiskové zprávy), vždy to budu dělat osobně – tedy tak, abych zprávu posílal jednomu konkrétnímu člověku s oslovením (nikoliv hromadně, to atraktivitu snižuje!), případně požádal o možnost mluvit telefonem s konkrétní osobou.

Když nemáte kontakt na konkrétního novináře, máte dvě možnosti:

Volejte na redakční linku.

• Tu obsluhuje asistent/ka redakce.
• Je dobré si proto vyžádat přímo jméno či kontakt někoho, kdo by se daným tématem mohl zabývat.
• Pokud vám ho nebude moct dát, protože ještě není určeno, kdo na tématu bude pracovat, nezapomeňte na sebe nechat kontakt s upozorněním, že můžete poskytnout další informace a podobně.
• Nepočítejte s tím, že by vám na někoho dala rovnou telefon. Spíš se vám novinář ozve sám, pokud o téma bude mít zájem.

Vytipujte si přímo někoho, komu můžete napsat (na stránkách redakce nebo v aktuálním vydání novin). Vybírejte podle toho, o jakých tématech novinář píše či v jaké je rubrice.

• Máte jistotu, že se tisková zpráva dostane do rukou konkrétního člověka a nezapadne někde v redakční poště.
• Až budete volat do redakce, požádejte o přepojení přímo na vytipovaného redaktora. Nezastihnete-li ho, požádejte o předání vzkazu a kontaktů.

TIP: Ve většině redakcí mají novináři svoje pracovní e-maily ve formátu jmeno.prijmeni@nazevnovin.cz.

 Kdy nabídnout téma

• Jak už jsme uvedli, téma nabízejte nejméně jeden a nejvíce pět dní před samotnou akcí (více v textu o tiskových zprávách). Například v MF DNES musí ale redaktoři posílat ve čtvrtek odpoledne plány, o čem budou psát další týden. Prohlížejí proto stránky města, zda se nekoná zasedání, hledají v tiskových zprávách, co se bude dít a podobně. Někdy se proto vyplatí poslat avízo i s větším časovým předstihem.
• Čas volání a posílání e-mailů – rozhodně ne přes víkend ani v pondělí. To mají všichni přehlcené schránky, navíc jsou po víkendu a pondělí je pro novináře vždy krušný den. Obecně lze doporučit dopolední hodiny.

Jak nabídnout téma

• Téma nabízejte zásadně e-mailem, ideálně v kombinaci s telefonátem. E-mail totiž často může zapadnout mezi spoustou jiných, které novinářům chodí.
• Když telefonujeme, snažíme se primárně nabídnout další materiál (možnost nafotit si zajímavé a živé fotky, další info apod.). Novináři nevoláme jen pro to, zda zprávu dostal – to ho může otravovat. A nezapomeňte se do telefonu usmívat – je to poznat!

Samotná akce

• Den před akcí je dobré se připomenout a znovu nabídnout, že kdyby novinář něco potřeboval, ať klidně zavolá.
• Velmi často se vám stane, že novinář na akci nedorazí. To je normální. Pokud jste mu poslali dobrou tiskovou zprávu, napíše z ní článek, jako by tam byl. Většinou vám jen zavolá a přeptá se na některé informace z místa – například kolik dorazilo lidí, jestli se akce vydařila a podobně. Novinář totiž za den musí napsat několik zpráv a pokud by všude musel být osobně, nestihl by uzávěrku.
• Pokud novinář na akci dorazí, můžete s ním navázat lepší vztahy. Buďte s ním, umožněte mu vstup všude, kde to jde. Příští tiskovky pak můžete posílat přímo jemu a ne zkoušet, kdo se chytne. Je to brána k příštímu úspěchu.

Špatné načasování

• Může se vám stát, že novinář zavolá ve chvíli, kdy na něj zrovna vůbec nebudete připravení a rozhodí vás to.
• Nebojte se říct, že zrovna nemůžete, že zavoláte za deset minut. S chladnou hlavou si to pak rozmyslete, uklidněte se a za deset minut mu zavolejte.

Časté chyby

• Nikdy se vám nesmí stát, že na zavolání zpátky zapomenete a zavoláte až za tři hodiny. Nebude ve vás příště mít důvěru. Dodržujte opravdu termín, který jste stanovili. Pokud se například domluvíte, že mu do hodiny pošlete mail, opravdu mu ho do hodiny pošlete. Pro novináře není nic horšího než lidé, kvůli jejichž planým slibům nestihne uzávěrku.
• Neptejte se novináře, jestli „to“ vyjde. On to dopředu neví. O tom rozhoduje šéfredaktor a editoři. Raději si pohlídejte další vydání, a pokud článek vyjde, navíc se vám bude líbit a nebudou v něm nějaké faktické chyby, pošlete novináři třeba SMSku, že děkujete. Potěší ho to a připravíte si tak půdu pro další spolupráci.

Shrnutí – jak medializovat akci

1. vyhledám zajímavou akci a určím si, co je na ní zajímavého (kde má styčné body s komunikačním sdělením parta a příležitost),
2. shromáždím veškeré informace a připravím tiskovou zprávu včetně citací,
3. odešlu tiskovou zprávu do médií konkrétním redaktorům,
4. další den zavolám a nabídnu další materiály (fotografie, …),
5. den před akcí či v den akce mohu zavolat a zeptat se, zda má všechno, případně zda dorazí,
6. sleduji, co vyšlo v novinách, a poděkuji.

Dobrým nástrojem pro komunikaci nejen s novináři, ale i se sponzory a rodiči je PFko či výroční zpráva. Obojí můžete zakoupit ve skautském obchodě a jednoduše rozeslat. Zaručeně tím posílíte vzájemný vztah.