O životě grantu s postupem při žádosti

Aneb jak získat grant a co to všechno obnáší

Životní fáze vašeho projektu:

1) Záměr

• Co chcete měnit? Jaké máte nápady na projekty?
• Opravdu vám grant přinese to, co chcete, nebo jen využíváte náhodný grant? Nesebere vám moc času a sil?

2) Příprava projektové žádosti

• Prostudujte si podmínky dotace/grantu (obsahové i formální) – Grantová výzva obsahuje informace o tom, kdo a jak může čerpat grant. Tyto podmínky je třeba vždy dodržet.
• Zamyslete se nad vaším záměrem (projektem). Buďte tvořiví, ale vždy se držte vašich reálných možností, zvažujte rizika... Pište projekty na aktivity, které běžně děláte. Pokud vymýšlíte projekty nad rámec běžné činnosti, tak to vždy dělejte s ohledem na to, aby to neohrozilo vaši běžnou činno
• Sestavte projektový tým. Myslete na to, že projektový tým bude zodpovědný za realizace projektu od A do Z a to i za ty povinné části jako je administrativa a vyúčtování.
• Začněte přemýšlet o projektovém plánu (co, kdy, kdo) a kdo které úkoly splní.
• Nebojte se konzultovat váš záměr s dárcem.

3) Psaní žádosti - tvorba projektu

Projekt popisuje současný stav věcí a zároveň i kroky (aktivity), jejichž realizací v předem vymezeném čase můžete dosáhnout cíl, který jste si stanovili. Respektive cíl který naplňuje záměr dárce a zároveň je prospěšný vám.

Psaní žádosti obnáší následující kroky:

• zpracování obsahu projektu (tam popisujete: výchozí stav, cíle projektu, cílové skupiny, aktivity, výstupy, výsledky, dopady, časový harmonogram, realizační tým a spolupracovníci – partneři a jejich zkušenosti, udržitelnost projektu, rizika),
• zpracování rozpočtu (pozor na nutnost spolufinancování u některých projektů),
• příprava požadovaných příloh (povinných i nepovinných),
• vyplnění žádosti v požadovaném formátu (ve stanoveném formuláři) nebo sepsání žádosti ve vlastním formátu a vhodnou úpravou.

Formální chyba je nejjednodušším kritériem pro vyřazení projektu, proto se jich snažte vyvarovat.

Projekt by měl být:

• Stručný, věcný a čtivý
• Srozumitelný a názorný
• Přehledný a bez chyb
• Ve stanoveném rozsahu

4) Odeslání žádosti

Před odesláním žádosti vše ještě jednou zkontrolujte (text, termíny, podpisy, přílohy). Včasné odeslání kompletní žádosti je základ úspěchu. V podmínkách je většinou udán termín, do kdy musí být projekt nejpozději doručen (ne odeslán). Žádost odesílejte s dostatečným předstihem a u podání poštou vždy doporučeně, abyste měli v ruce doklad o odeslání. Některé instituce nabízí formální kontrolu projektu, pokud je odevzdán s daným předstihem.

5) Výsledek grantového řízení

Mohou nastat dvě situace:

1. váš projekt byl podpořen – takovém případě Vás čeká podpis grantové smlouvy - přečtěte si ji a ještě si naposledy rozmyslete, zda je reálné ji naplnit,
2. váš projekt nebyl podpořen – takovém případě je dobré se pokusit zjistit, proč se tak stalo, abyste se případně mohli poučit pro příště z chyb. Poté zkuste hledat jiné možnosti financování vašeho projektu.

Ať je výsledek jakýkoliv, nezapomeňte o něm informovat všechny zúčastněné strany, které by mohl zajímat.

6) Realizace projektu

Realizace projektu znamená nejen uskutečnění všech naplánovaných aktivit, ke kterým jste se zavázali, ale také průběžná komunikace s dárcem. Ve smlouvě se také často zavazujete k informování veřejnosti o průběhu projektu a k odevzdání (průběžné) a závěrečné zprávy. Obecně platí, že je dobré dodržovat vše, co jste slíbili, a držet se stanového harmonogramu.

Na co si dát pozor!

Abyste nemuseli vracet poskytnuté prostředky grantu, je nutné dodržovat stanovený rozpočet, průběh projektu, termíny (průběžných či závěrečných zpráv, výstupy atd.) a další pravidla, na kterých jste se s dárcem ve smlouvě dohodli. Pokud se objeví jakékoliv problémy s realizací projektu, např. je nutné provést změny v rozpočtu nebo časovém harmonogramu, vše nejlépe dopředu konzultujte s dárcem, abyste předešli možným komplikacím.

7) Ukončení projektu

Na konci projekt vyúčtujte, sepiště závěrečnou zprávu (nezapomeňte i na fotky) a to vše v termínu a podle pravidel ze smlouvy.

Pokud jste vše odevzdali a dárce to schválil, můžete projekt považovat za ukončený. Nezapomeňte však na to, že s projektem související dokumenty (smlouvy, doklady atd.) bude třeba po nějakou dobu po skončení projektu archivovat.

Důležitým momentem je také poděkování dárci. Můžete mu poděkovat různou formou, ale neměli byste to opomenout. Nezapomínejte, že jednáte i za celého Junáka a budujete mu pověst. Pokud si dárce zapamatuje skauty s kladnými vzpomínkami, bude vstřícný i k dalším jednotkám, případně k vaší další spolupráci.