Akce

Modul akce pomáhá při zpracování hospodaření akce. Jednoduše můžete evidovat platby, účastníky, vedoucí a vytisknout si všechny potřebené dokumenty - seznam účastníků, závěrečnou zprávu se základními údaji akce včetně rozpočtu i pokladní doklady.

V modulu akce najdeš na úvodní stránce seznam všech akcí oddílu (příp. střediska, okresu - dle toho v jaké roli pracuješ). Akce jsou pro přehlednost tříditelné dle roku konání a stavu (rozpracováno, uzavřené, nezrušené, zrušené). Rozpracované akce lze dále editovat až do stavu uzavření.

Tip: Pozor na role. Před prací v h.skautingu si vždy zkontroluj, v jaké roli pracuješ, abys měl správná práva (pro vyúčtování oddílových akcí potřebuješ roli Správce akcí daného oddílu, nebo vedoucí/admin oddílu). Pro mazání akcí je nutné mít roli na úrovni střediska - vedoucí/admin, správce akcí, nebo hospodář. Při mazání akcí ale přemýšlej dvakrát, jde o nevratný krok.

Novou akci lze založit na úvodní stránce. Pro její založení je potřeba vyplnit základní údaje a potvrdit kliknutím na tlačítko založit novou akci.

Nová akce má několik karet, které si společně projdeme:

Základní údaje

Tato karta obsahuje několik částí:

• Základní údaje

1. informace o akci zadané při zakládání, jsou editovatelné pomocí tmavě modrého tlačítka „Upravit údaje“. Lze tu doplnit prefix – označení, které se bude automaticky vkládat před číslované doklady (lze tím označit číselnou řadu).

Tip: Prefixem snadno označíte doklady vázané k jedné akci, abyste doklad dokázali dále jasně identifikovat v účetnictví (nedublují se vám účetní řady).

• Statistiky

1. Statistiky jsou pomocnou tabulkou pro počet účastníků dle věku. Důležité je to zejména pro Pražské oddíly, které mohou čerpat granty MHMP na akce. Zde jednoduše zjistíte, kolik dětodnů můžete využít pro čerpání grantu.

Pozor: U pražských účastníků ve věku 18-26 let je třeba ještě pro účely grantu kontrolovat, zda se jedná o studenty, toto h.skauting nehlídá.

• Vedení akce

• Funkční tlačítka

Účastníci

Na kartě „účastníci“ lze jednoduše přidat účastníka akce ze seznamu členů evidovaných ve SkautISu.

Na pravé straně pak vidíte aktuální účastníky akce, lze exportovat seznamy akcí (v pdf/xlsx) a lze hromadně ale i jednotlivě upravovat počet dní, které byl daný účastník na akci a zadat částku účastnického poplatku, která byla od účastníka vybrána, a to buď hotově (dále viz. pokladna) nebo přes bankovní účet (dále viz. banka).

Tip: Udržujte aktuální členy ve SkautISu, abyste v h.skautingu měli aktuální členskou základnu pro vyúčtování akcí.

Evidence plateb

Evidence plateb se dělí na dvě podkategorie – pokladnu a banku.

• Pokladna

1. Zde zadáváte jednotlivé příjmy a výdaje uskutečněné na akcihotovosti.
2. Kromě data, čísla dokladu, účelu platby, osoby které proplácíme lze i zadávat o jaký typ se jedná - příjmy od účastníků, převody z a do pokladny střediska/oddílu, výdaje na materiál, služby, potraviny, jízdné, nájemné, cestovné.
3. Každý doklad lze smazat, editovat či samostatně vytisknout.
4. Lze vytisknout pokladní knihu v pdf nebo ji exportovat do Excelu.
5. pokladna nesmí být nikdy mínusu, pokud se do minusu dostanete, h.skauting vás upozorní.

• Banka

Sem zadáváme příjmy a výdaje učiněné skrze banku, tedy přijaté účastnické poplatky na bankovní účet či výdaje placené převodem (např. faktury) nebo střediskovou kartou

Tip: Pokud jste vybírali peníze v hotovosti od účastníků, nemusíte každý doklad vystavovat samostatně, ale lze použít tlačítko „Načíst příjmy od účastníků“. Tím se vám zadá hromadný příjmový pokladní doklad – na základě účastnických poplatků vyplněných na kartě „účastníci“.