Vyúčtování tábora usnadní h.skauting.cz

H.skauting.cz je online nástroj, který usnadňuje práci hospodářům. Umožňuje kompletně zpracovat vyúčtování tábora od výběru účastníků tábora, přes platby účastnických poplatků, evidence proplácení dokladů až po závěrečné vyúčtování dle druhu výdaje/příjmu.

Při vyúčtování tábora můžete využít především:

• propojení na skautIS (zakládání tábora, výběr účastníků - vše se synchronizuje)
• rozesílání informací k platbám, zkontrolovat, kdo zaplatil
• přidání účastníků tábora (registrované z databáze skautIS i neregistrované)
• evidenci příjmů a výdajů včetně členění dle druhu
• tisk Příjmových a Výdajových pokladních dokladů
• jeho součástí je online formulář pro proplacení cestovních náhrad
• export všech dat do Excelu
• export dat do PDF:
• základní údaje (vedoucí, zástupce, hospodář, zdravotník - vše vč. mailů)
• termín, počet dnů, místo konání
• počet účastníků, počet osobodnů
• přehled příjmů a výdajů dle druhu (nájem, jízdné, materiál, cestovné..)
• seznam účastníků včetně včetně adrey, data narození a úč. poplatku
• Pokladní knihu a všechny pokladní doklady

 

Aplikace h.skauting má několik výhod, za mě jmenujme tyto:

• je online, mohu se přihlásit odkudkoliv (tedy i z podsadového stanu na táboře, pokud je signál)
• načítá data se základními informacemi a členy ze SkautISu
• vše se archivuje na jednom místě a, je pak jednoduše dohledatelné a k dispozici všem online (oproti excelové tabulce v počítači hospodáře)
• lze opravovat bez přepisování dokladů manuálně

Karta: Základní údaje

V momentě, kdy zadáte hlášenku tábora do skautISu, automaticky se v h.skautingu založí nový tábor s potřebnými údaji.

Tyto údaje lze spravovat jen ve skautISu, nikoliv h.skautingu (hlášenka je závazná).

Co lze editovat je prefix, tedy číselná řada, kterou je třeba domluvit s hospodářem (účetní) střediska, aby se neshodovaly (nemůže mít každý tábor doklad P1), např. u nás na středisku používáme prefix dle názvu tábora - TSP – Tábor Šestasedesátek Pokladna + rok (18), spolu s číslem dokladu vypadá řada následovně TSP1801, TSP1802.

Na této kartě lze vytisknout závěrečnou zprávu (přehled o hospodaření tábora, včetně rozpočtu, počtu účastníků..), nebo vytisknout vše (viz. export dat do PDF v úvodním článku)

Karta: Účastníci

Na této kartě lze přidávat členy, které máte evidované ve skautISu, ale nezoufejte pokud s sebou berete nečlena, i tady je možnost nečlena přidat. U účastníků se pak eviduje počet dní, částka účastnického poplatku, případná vratka a zda byl poplatek hrazen na účet. Vše lze průběžně editovat i hromadně. Je možné vytisknout seznam účastníků v pdf či xlsx, v seznamu se načte i adresa a datum narození.

Karta: Pokladní kniha

Zadávají se jednotlivé účetní doklady. Program automaticky vypočítá zůstatek v pokladně.

Lze si vytisknout pokladní knihu, či ji exportovat do excelu pro další úpravy.

Karta: Rozpočet

Zde se natahuje předpokládáný rozpočet (náklady a výnosy) ze skautISu a následně se dopočítává skutečný.

Na co si dát pozor

• Každou pokladnu musíme začínat příjmem (zapamatujte si poučku, kde nic není, ani smrt nebere), z prázdné pokladny nelze nic proplácet
• Každou táborovou pokladnu musíme na konci mít na 0, tedy prázdnou, a to lze učinit dvěma způsoby: buď vše na korunu přesně utratíme (složitější případ) nebo zbytek peněz v pokladně na konci akce převedeme do pokladny střediska (to ale neznamená, že je akce v zisku, nesmíme zapomenout na všechny příjmy/výdaje skrz bankovní účet)
• Řádek v pokladní knize = účetní doklad nikoliv paragon (sečtěte více paragonů za stejný druh výdaje do jednoho účetního dokladu – dle toho, kdo nakupoval – šetříme práci nejen sobě, ale i střediskovému hospodáři, resp. účetní
• Pokud máme na účetním dokladu více druhů nákladů (např. materiál a potraviny), je nutné zadat do dvou řádku, aby se data správně zařadila do závěrečného rozpočtu.

 

Kateřina Hrdličková - Matýsek, Marie Konečná - Maňule

 

Tento článek je součástí Hospodářských střípků. Přehled všech článků odeslaných hospodářskými střípky a možnost přihlášení k zasílání mailem je zde. Případné dotazy můžete směřovat na hospodareni@skaut.cz nebo ve skupině Hospodaření pro skauty na facebooku.