Uvítací balíček pro hospodáře

Milá sestro, milý bratře,

velice si vážím toho, že ses rozhodl vzít si na starost hospodaření ve vaší jednotce. Přeji Ti, aby se Ti dařilo. K tomu by měl napomoci i tento uvítací balíček, který Ti může ulehčit start a poskytnout lepší orientaci v nejdůležitějších oblastech.

Uvítací balíček je psán pro hospodáře středisek, ale myslíme tím v širším slova smyslu i hospodáře skautských okresů, krajů i zvláštních OJ, protože všichni řeší obdobné problémy. Potřebujete opravit klubovnu? Chcete koupit své tábořiště? Kde vzít na nájem klubovny? Hospodář je jedna z důležitých rolí. Dobře vykonávaná práce hospodáře usnadní ostatním činnost díky finančnímu plánování, zajištění efektivního vedení účetnictví, plnění daňových povinností a evidence majetku. 

Všechny aktivity jednotky se odráží v jeho hospodaření. Připravili jsme pro Tebe řadu materiálů, které Ti v Tvé práci pomohou.

Přeji Ti, aby Tě role hospodáře co nejvíce bavila a rádi zodpovíme Tvé případné otázky.

Markéta Olišarová - Jóňa
zpravodajka VRJ pro ústředí

Balíček je rozdělen do několika kapitol:

• Na úvod – na co se soustředit zpočátku
• Klíčové povinnosti hospodáře – co patří k funkci hospodáře
• Přehled důležitých termínů
• Kde najdeš pomoc – praktické návody a další materiály
• Co můžeš využít, aby se Ti lépe pracovalo – benefity
• Na závěr, kde hledat aktuální informace

Na úvod
Při převzetí funkce je dobré se nejprve seznámit s finančním stavem střediska. Tedy kolik má v hotovosti a na účtu (případně jaké jsou jeho pohledávky a závazky), tedy provést mimořádnou inventarizaci. Je vhodné při převzetí funkce sepsat předávací protokol, zejména pokud přebíráš hotovost, ale hodí se i sepsat předávané účetní doklady, razítko apod. Důležité je seznámit se se schváleným rozpočtem střediska, a případnými dalšími vnitřními předpisy (pravidly) OJ. Rozpočet se skládá jednak z příjmové stránky (příspěvky členů, dotace, dary, granty, aj.) a také z očekávaných výdajů (pronájmy kluboven, poplatky za elektřinu, vodu, náklady akcí, aj.). V dalším roce bude pravděpodobně sestavení rozpočtu na Tobě, takže je důležité přesně vědět, jaké položky musí právě váš rozpočet obsahovat. V případě, že by byl rozpočet střediska ztrátový, je potřeba najít finanční prostředky na pokrytí ztráty.

Druhou důležitou oblastí je majetek střediska - ať movitý či nemovitý. Je třeba vést přehlednou evidenci a na konci roku provést invetarizaci. Na veškerý majetek doporučujeme uzavřít pojištění. 

Třetím krokem by mělo být zpracování přehledu smluvních vztahů a to především těch s finančním dopadem, jako jsou nájemní smlouvy. Tento přehled je třeba průběžně doplňovat.

Klíčové povinnosti hospodáře (dle Organizačního řádu, příloha č. 1):

• Pomoci zajistit dlouhodobou finanční stabilitu střediska a pokrytí jeho finančních potřeb, zejména tedy:
  • Řídit finanční plánování střediska sestavením, dodržováním a následným vyhodnocením rozpočtu;
  • Pomoci se zajišťování dostupných finančních zdrojů a dohlížet na efektivní využívání finančních a materiálních prostředků střediska, zejména zajistit řádné a efektivní využití dotací.
• Pomoci zajistit plnění povinností OJ v oblasti hospodaření, zejména tedy:
  • Zajištění včasné úhrady závazků střediska a sledování zaplacení pohledávek třetích stran; 
  • Zajištění řádného vedení účetnictví střediska, zpracování účetní závěrky a výkazů, včetně uchování účetních dokladů a evidencí dle zákona a vnitřních předpisů Junáka - českého skauta;
  • Zajištění splnění daňových povinností střediska, včas a řádně odevzdaných daňových výkazů a případnou úhradu daní;
  • Zajištění evidence majetku a příprava podkladů pro pravidelnou inventarizaci.
• Poskytnout součinnost revizním orgánům při jejich činnosti, respektovat jejich závěry a případně podnikat opatření k nápravě nedostatků.
• Zajišťovat metodickou podporu v oblasti hospodaření oddílům (podřízeným jednotkám).

Důležité dokumenty vymezující činnost hospodáře jsou uvedeny v článku předpisy k hospodaření na skautské Křižovatce. 



V tabulce najdeš orientační termíny týkající se hospodaření (termíny důležité pro tvoji OJ konzultuj se svým předchůdcem, vedoucím OJ a hospodáři nadřízených VOJ).

leden/únor	• odevzdání registrace k 31.1. • výběr registračních poplatků • odvod registračních poplatků na VOJ (do konce února)  • přiznání k dani z nemovitosti (při nabytí, do 30.1.) • aktualizace rozpočtu střediska dle počtu členů
březen/duben	• schválení účetní závěrky střediskovou radou • odevzdání daňového přiznání k dani z příjmu k 31.3. (30.6. odložené prostřednictvím daňového poradce) • vložení hospodářského výkazu do SkautIS (do 15.4.) • předložení zprávy o hospodaření za minulý rok (do 30.6., ideálně ale po odevzdání daňového přiznání)
květen/červen	• schválení rozpočtů táborů, táborových poplatků - odevzdání hlášenek táborů (do 31.5. oddíly, do 5.6. střediska) • výběr poplatku za tábor • příjem dotací (například regionální dotace (obecní, krajské), základ provozní dotace MŠMT)
červenec/srpen	• tábory • letní běhy vzdělávacích a zážitkových akcí
září	• vyúčtování táborů • příprava žádosti o dotace na obce a kraje
říjen/listopad	• vyúčtování dotací MŠMT (do 15.11.) • odevzdání hlášení skutečnosti táborů do SkautISu (do 15.11.) • příprava a schválení rozpočtu na následující rok • schválení výše registrace na další rok
prosinec	• příprava registrace v oddílech • vyúčtování dotací na obce a kraje (termín záleží na podmínkách dotační smlouvy) • inventarizace a pak projednání zprávy inventarizační komise na střediskové radě

V průběhu celého roku také hospodář střediska přebírá zpracované hospodaření akcí pořádáných OJ - družinové výpravy, oddílové a střediskové akce, případně vzdělávací akce - rádcovské kurzy, kurzy pro čekatele, vůdce apod. I hospodaření těchto samostatných akcí je součástí střediskového hospodaření!



Praktické návody a další materiály

Na tomto odkaze nalezneš základní rozcestník informací z hospodářské oblasti (například o jaké typy dotací si může vaše OJ požádat a jak na jejich vyúčtování, přehled pojištění zajišťované ústředím, postupy ke správě majetku, cestovní náhrady či metodické aktuality v podobě Hospodářských střípků) .

Podrobnější informace k hospodaření či vedení účetnictví poskytují též metodické listy, které uvádí praktické příklady z činnosti střediska, vzorové smlouvy a návody. Pozor ovšem na jejich aktuálnost, je dobré případné nejasnosti a nesrovnalosti dohledat podle platných předpisů příp. konzultovat. Jedná se na příklad o:

• Práce s pokladnou
• Účetní závěrka a vše kolem
• Práce s rozpočtem
• Archivace účetních záznamů
• Zaměstnávání lidí
• Zpráva o hospodaření
• Automobil ve vlastnictví organizační jednotky
• Správa základny
• Nájmy, nájemní smlouvy 
• Dlouhodobý majetek a odepisování
• Přiznání k dani z příjmu právnických osob
• Daně a organizační jednotky Junáka
• Dary, darovací smlouvy a všechno kolem
• a řadu dalších dokumentů naleznete zde

Doporučujeme si též přečíst některou z odborných publikaci pro hospodaření neziskových organizací: například Ekonomika neziskové organizace (2014), Nevýdělečné organizace v teorii (2016), Nevýdělečné organizace v praxi (2017), Účetnictví, daně a financování pro nestátní neziskovky (2018). 



Junák nabízí svým členům a jednotkám celou řadu věcí, které mohou vašemu středisku pomoci:

Skautská telefonní síť (STS) – zapojte se do "firemní sítě" Junáka, kde si mohou skauti navzájem volat zdarma a další služby získávat s významnou slevou - informace	Propagační materiály, logo, hlavičkové papíry, obálky – existuje řada propagačních materiálů vhodných pro děti či rodiče, v korespondenci s partnery či rodiči vám mohou pomoci hotové hlavičkové papíry či obálky (více ve skautské prodejně JUN či e-shopu TDC)
Skautská energie – zapojte svá střediska či základny do programu, ve kterém skauti a jejich blízcí mají výhodné ceny elektřiny a plynu - informace	skautIS – používáme rozsáhlý informační systém skautIS., který obsahuje údaje o všech členech a jednotkách včetně hospodářských výkazů, vyúčtování dotací aj.
Google Apps Junáka – používejte pro spolupráci e-mailové konference, dokumenty, e-maily - informace	Místo pro střediskový web – Junák provozuje webhosting, kam můžete umístit web vašeho střediska, kursu či základny - stránky serveru
Jobs.skaut.cz – sháníte člověka na pomoc s vedením některého z oddílů či uspořádání střediskové akce? Zkuste hledat na Jobs	Vzdělávací akce – pošlete lidi z vašich středisek či okresní rady na některou z mnoha vzdělávacích akcí, které se v Junáku pořádají – přehled akcí



Chceme Ti tvou roli co nejvíce usnadnit. Proto se snažíme vyvíjet nástroje a další podpůrné materiály, které můžeš využít. Patří mezi ně metodické listy, automatizace výkazů ve SkautIS, vzdělávací semináře či výměny zkušeností. Pokud se chceš dozvídat více, tak sleduj pravidelně skautskou Křižovatku či časopisy a neboj se ozvat! (metodické otázky na hospodareni@skaut.cz, provozní otázky ekonomicke@skaut.cz) 

Dalšími zdroji informací jsou:

• Aktuální informace zveřejňujeme na hospodářských stránkách skautské Křižovatky, případně zavítej na speciální sekce k vybraným tématům - například pojištění, zdroje financí (fundraising), revizní komise , apod.
• Informační balíčky – Kancelář ústředí Junáka rozesílá každý měsíc pravidelné informační balíčky pro organizační jednotky. K jejich odběru se může přihlásit každý registrovaný uživatel Skautské křižovatky.
• Hospodářské střípky - elektronický občasník přímo pro hospodáře s aktualitami z oblasti hospodaření.
• Samozřejmě výborné je, pokud se přihlásíš na vzdělávací akci specializovanou na hospodaření, kterou najdeš v databázi vzdělávacích akcí. Nyní se hospodařením zabývá zejména s kurzy Hopík a Muška.
• Do vašeho střediska/okresu/kraje si také můžeš pozvat lektory seminářů Vzdělávání na klíč.
• a nezapomeň i na lidi kolem sebe – zeptej se svého předchůdce nebo se domluv s hospodářem jiného střediska, či nadřízené jednotky.

 

Tento balíček je zasílán automaticky všem nově jmenovaným hospodářům středisek, okresů, krajů a zvláštních organizačních jednotek pomocí skautISu.