Uvítací balíček pro předsedy okresních rad

Milá předsedkyně či místopředsedkyně okresní rady, milý předsedo či místopředsedo,

rád bych Ti poděkoval, že ses rozhodl(a) převzít funkci předsedkyně nebo místopředsedkyně skautského okresu a odpovědnost s ní spojenou. Pravděpodobně máš zkušenost s vedením oddílu a spolupodílela ses na vedení střediska a asi tušíš, že práce ve vedení okresu bude v mnohém jiná. Oproti vedení oddílu či střediska, kde ses pohybovala ve své „partě“ kamarádů a přátel, se vedení okresu více podobá práci manažera. Tvým úkolem bude řídit tým lidí, kteří se sešli z různých středisek a přinášejí si různé zvyky i představy o práci a smyslu okresní rady, a tento tým koordinovat a směřovat tak, aby podporoval všechny podřízené jednotky a vytvářel co možná nejlepší podmínky pro jejich práci.

Tento balíček by Ti měl pomoci v základní orientaci a nabídnout Ti zdroje, z nichž můžeš čerpat informace ke všem základním oblastem činnosti okresní rady – od vzdělávání, přes právo, management, problematiku sněmů až po hodnocení kvality, které Ti poskytne celkový přehled o záběru práce skautského okresu a následně také nabízí možnost sebereflexe.

Přeji Ti, aby se Ti práce dařila a abyste společnými silami posunuli váš okres o kousek dál.

Josef Výprachtický – José
starosta Junáka

 

Uvítací balíček je tu pro Tebe, aby Ti pomohl rozkoukat se v nově zastávané pozici. Neobsahuje jistě vše, co Tě jako předsedu okresu může potkat a zřejmě i potká, ale přináší odkazy na materiály, které by Ti mohly byt užitečné, upozorňuje na věci, které jsou pro okres důležité, aby fungovaly.

Balíček se jmenuje Uvítací balíček pro předsedy okresních rad, je však určen stejnou měrou jak samotným předsedům, tak i místopředsedům, protože odpovědnost za vedení okresu je rozložena mezi oba. Pro zjednodušení se v celém textu Uvítacího balíčku užívá pouze pojmu předseda.

Balíček je rozdělen do několika kapitol:

• Předseda okresu po zvolení do funkce – jak začít ve funkci, na co nezapomenout
• Činnosti během roku – přehled toho, co se na okrese během roku děje
• Personalistika – pár slov o spolupracovnících na okrese
• Inspiruj se – využití Hodnocení kvality a některých funkcí skautISu na okrese
• Co můžu využít – co mi organizace může nabídnout

 

Skončil náš okresní sněm a já jsem nově předseda okresní rady (dále ORJ). Na co bych neměl zapomenout?

Předání funkce a věcí či dokumentů s ní spojených
Měl by ses s bývalým předsedou (okresu) v nejbližší době domluvit na schůzce k předání všech potřebných dokumentů a věcí spojených s funkcí předsedy ORJ. Jedná se například o základní okresní dokumenty, smlouvy, razítka, klíče atd. Pokud si nejsi jistý, o jaké věci jde, podívej se na tento článek: Předseda okresu po zvolení. Dočteš se tam také, že je třeba o tom sepsat zápis a přebrat věci i od osob, které funkci nikomu nepředávají.

Formální změny a úkony, které je třeba provést:

1. změna sídla okresu – pokud dosud bylo sídlo okresu u bývalého předsedy okresu doma, je třeba ho změnit a vyrozumět o tom instituce, se kterými okres spolupracuje
2. bankovní účet – změna dispozičních práv k účtu.
3. udělat zápis ze sněmu a provést změny ve skautISu (a následně i spolkovém rejstříku).

Získat přehled o důležitých věcech:

1. zásadní hospodářské věci – měl bys mít jistotu, že hospodaření okresu je zajištěno
2. fungování středisek – měl bys mít u všech středisek pro začátek alespoň základní přehled o tom, jak fungují
3. kancelář (klubovna), základny, sklady – měl by ses dostat do obrazu, jaké prostory či nemovitosti okres vlastní či pronajímá

Nastartování okresní rady, rozdělení práce

Rozdělení práce a odpovědnost za to, jak bude váš systém fungovat, je právě na Tobě – předsedovi okresu. Se souhlasem okresní rady můžeš jmenovat zpravodaje pro takové oblasti, které právě váš okres potřebuje. Jmenování nových zpravodajů a jejich potvrzení novou okresní radou je vhodné udělat i v případech, kdy se fakticky zpravodajové nemění (nově navržení jsou titíž, co současní). Není-li už daný termín, nezapomeň svolat okresní radu.
Přehled povinností a pravomocí předsedy okresu najdeš v článku Předseda okresu.

Dosavadní a budoucí směřování okresu

Nové vedení okresu by mělo přezkoumat, zda poslání okresu zůstane stejné, či je třeba úpravy. Rovněž je žádoucí přezkoumat roční plán okresu a třeba se v něm inspirovat strategií, která vám nabízí paletu témat, která lze rozvíjet.

Základní okresní dokumenty

Tyto dokumenty jsou zpravidla potřeba pro jednání s úřady jménem okresu (např. při žádání o grant):

1. stanovy Junáka - českého skauta, z.s.
2. výpis ze veřejného rejstříku spolků
3. doklad o registraci na Finančním úřadě
4. smlouva o vedení bankovního účtu
5. zápis z volebního sněmu
6. potvrzení ve funkci

Činnost v průběhu roku

Na okrese během roku probíhá mnoho činností. Pro přehlednost jsme srovnali obvyklé okresní činnosti do kalendáře, který najdeš v příloze e-mailu.

Personalistika na okrese

Pro činnosti na okrese budeme vždy potřebovat ochotné spolupracovníky ze středisek a oddílů. Aby mohla ORJ nabrat nové činovníky do svých řad, potřebuje součinnost středisek a aktivní práci s jejich činovníky. Nejlepší vyzkoušený způsob je pracovat s těmi činovníky, kteří se chystají své funkce ve střediscích ukončit (vůdcové střediska i oddílů, členové střediskové rady, zpravodajové atd.). Při přesvědčování lidí pro spolupráci na okrese máme největší šanci u člověka, který nás osobně zná, nebo jsme dobří přátelé. Takový vztah vzniká především na společných okresních akcích pro střediska a oddíly, kde činovníci mají šanci se poznat a přátelství navázat.

Nově získané činovníky je dobré uvést do jejich funkce a seznámit je s ostatními lidmi na okrese, aby se cítili být součástí vašeho týmu. Je třeba jim dát možnost rozvíjet se a uskutečňovat své nápady, aby byli se svou prací na ORJ spokojeni a dělali ji rádi.

Je na zvážení, zda by se neměl „personalistice okresu“ věnovat konkrétní činovník – zpravodaj. Pokud bude ORJ o své činovníky pečovat, má velkou naději, že se již získaní činovníci „neztratí“, ale budou ochotni pro ORJ či jinde pro skauty pracovat i v dalším volebním období.

Vzdělávání pro Tebe a Tvé spolupracovníky:

Pro vedení organizačních jednotek existuje v Junáku několik možností, kde se můžeš dozvědět něco nového, vyměňovat zkušenosti či dobít baterky. Jedná se zejména o manažerské vzdělávání (víkendové nebo lesní kurzy – např. MUŠKA, MUŠinKA nebo Hopík), celostátní setkání Helpdesk určené pro činovníky od vedení středisek výše (koná se jednou za dva roky), příp. pak nabídka obecně nebo tematicky zaměřených víkendových a jednodenních akcí menšího rozsahu. Nabídku vzdělávacích akcí najdeš na Skautské křižovatce v databázi vzdělávacích akcí.

Jak vypadá kvalitní okres?

Při vedení okresu může být užitečné mít představu, jak takový správný a kvalitní okres vypadá. Není to hned, mít takový okres, ale je dobré o něm vědět a inspirovat se věcmi, které mohou právě vašemu okresu pomoci. Dobrou představu pro inspiraci ti může nabídnout popis Vize kvalitního okresu či návod jak se zapojit do hodnocení kvality okresu. Každý člen okresní rady se může k hodnocení kvality přidat individuálním hodnocení kvality po přihlášení ve skautISu.

Co může přinést hodnocení kvality konkrétně ORJ?

• Hodnocení kvality na úrovni okresu
  Hodnocení kvality nastavuje zrcadlo radě jednotky - ukazuje jak si stojí v mnoha kritériích kvalitní činnosti. Pomůže odhalit oblasti, ve kterých je prostor pro zlepšení. Může být jedním ze základních nástrojů pro střednědobé či dlouhodobé plánování činnosti.
• Hodnocení kvality na úrovni středisek
  Pokud „přemluvíte“ střediska k využívání hodnocení kvality, ORJ bude mít jedinečnou šanci získat informace o tom, co jde střediskům v okrese převážně dobře, které středisko může být v nějaké oblasti inspirací pro ostatní a též informace o převažujících slabinách. S tím může šikovná ORJ dále pracovat a poskytovat střediskům daleko cílenější podporu.
• Hodnocení kvality na úrovni oddílů
  Výchovní zpravodajové mají partnery ve střediskových výchovných zpravodajích a též přímo ve vedoucích oddílů. Hodnocení kvality oddílů umožní střediskům i okresům (a jejich výchovným zpravodajům) lépe poskytovat podporu a řešit věci pro oddíly opravdu důležité. Hodnocení kvality může přispět k lepší efektivitě a kvalitě práce ORJ prakticky ve všech oblastech.

Jak se dá pracovat se skautISem na okrese?

Okres je v řídicí struktuře Junáka a tedy se od něj očekává, že bude skauting v okrese řídit. K tomu jsou nezbytné informace o řízených jednotkách – a tady je skautIS nezastupitelným nástrojem. Najdeme v něm spoustu potřebných informací, které jinde nejsou:

1. Informace o osobách

• kontakty na ostatní členy (včetně vyznačení STS)
• funkce a kvalifikace – ORJ má udělovat výjimky z povinné kvalifikace u vedoucích oddílů
• nabídky – co může daná osoba ostatním skautům poskytnout

2. Informace o jednotkách

• údaje o složení rady – zda je jednotka personálně zabezpečena
• registrace – jak je jednotka velká, včetně trendu
• nemovitosti – co vše jednotka má či užívá, kde má klubovny
• hospodářský výkaz – jak je jednotka „bohatá“, jaký má obrat, včetně trendu
• nábory – jaké náborové informace jednotka poskytuje
• hodnocení kvality – v čem je jednotka dobrá a v čem slabší

3. Informace o akcích

• tábory – veškeré informace zadávané ke schválení tábora
• možnost takto evidovat i jiné velké akce jednotky

skautIS je významným informačním zdrojem pro okres i ostatní jednotky, pokud je průběžně používán a údaje udržovány aktuální. Čím aktivnější je jednotka, tím více skautIS potřebuje k „dennímu životu“.

Junák nabízí svým členům a jednotkám celou řadu věcí, které mohou vašemu středisku pomoci:

Skautská telefonní síť (STS) – zapojte se do skautské "firemní sítě", kde si mohou skauti navzájem volat zdarma a další služby získávat s významnou slevou - informace	Propagační materiály, logo, hlavičkové papíry, obálky – existuje řada propagačních materiálů vhodných pro děti či rodiče, v korespondenci s partnery či rodiči vám mohou pomoci hotové hlavičkové papíry či obálky (více na webu propagace či e-shopu TDC)
Skautská energie – zapojte svá střediska či základny do programu, ve kterém skauti a jejich blízcí mají výhodné ceny elektřiny a plynu - informace	Google Apps Junáka – používejte pro spolupráci v okrese e-mailové konference, dokumenty, e-maily - informace
Místo pro střediskový web – Junák provozuje webhosting, kam můžete umístit web vašeho okresu, kursu či základny: stránky serveru	Jobs.skaut.cz – sháníte člověka na pomoc s vedením některého z oddílů či uspořádání střediskové akce? Zkuste hledat na Jobs
Vzdělávací akce – pošlete lidi z vašich středisek či okresní rady na některou z mnoha vzdělávacích akcí, které skauti pořádají – přehled akcí

Všechny aktuality najdeš na Skautské křižovatce (http://krizovatka.skaut.cz).

Dalšími zdroji informací jsou:

• Informační balíčky – Kancelář ústředí Junáka rozesílá každý měsíc pravidelné informační balíčky pro organizační jednotky. K jejich odběru se může přihlásit každý registrovaný uživatel Skautské křižovatky.
• Lidé kolem mě – zeptej se svého předchůdce nebo předsedy vašeho kraje ({ParentPerson}: {ParentEmail}). Domluv se a pro inspiraci se zajdi podívat na okresní radu jiného okresu.
• Kancelář ústředí Junáka – napiš nám na skaut@junak.cz, rádi Ti poradíme a pomůžeme.

 Tento balíček je zasílán automaticky všem nově jmenovaným předsedům okresů, jejich zástupcům a předsedům nadřízených krajů pomocí skautISu.