Sněm okresu nebo kraje: Postup krok za krokem

Aby všechno správně proběhlo, je třeba krok za krokem postupovat takto:

Před sněmem:

Nezbytné kroky před okresním nebo krajským sněmem jsou tři a všechny má za úkol provést rada jednotky:

1) Svolání sněmu

Sněm svolává okresní nebo krajská rada svým usnesením. Nejméně 30 dní před sněmem, musí být svolání sněmu vyhlášeno. A to tak, že se informují všichni členové orgánů okresu nebo kraje a také všechny podřízené organizační jednotky (střediska a okresy). Je potřeba je informovat minimálně o těchto věcech:

• Datum a místo konání sněmu
• Kvóta pro volbu delegátů – zajímá střediska, aby věděla, kolik delegátů mají na okresní nebo krajský sněm zvolit (okresní sněmy delegáty na krajský sněm nevolí), stanovení kvóty se věnuje článek 119 Organizačního řádu
• Termín a způsob podávání návrhů – tím se myslí zejména návrhů na usnesení sněmu, termín podávání návrhů na kandidaturu určuje organizační řád přímo, a to na nejpozději 21 dní před konáním sněmu
• Návrh programu a pravidel jednání

Ve chvíli, kdy je sněm založen ve skautISu, rozešle se známým delegátům informační email, nicméně je dobré o sněmu informovat více, než jen tímto způsobem. Hlavně z toho důvodu, že není zaručeno, že ve chvíli vyhlášení sněmu už jsou delegáti zvolení.

Krom toho je třeba se stejným předstihem ohlásit sněm nadřízené organizační jednotce, která na něj může vyslat pozorovatele. Toto také proběhne automaticky založením sněmu ve skautISu.

2) Jmenování kandidátní komise

Nejpozději 28 dní před konáním sněmu jmenuje okresní nebo krajská rada kandidátní komisi. Kandidátní komise pro sněmy vyšších organizačních jednotek je pětičlenná. Členové kandidátní komise mohou sami kandidovat, ale v řádu se uvádí, že to není vhodné. S ohledem na množství členů VOJ by mělo být možné se tomu vyhnout. Pro okresní sněmy jsou například praktickými členy kandidátních a volebních komisí vedoucí středisek, kteří většinou na nic kandidovat nebudou (až na funkci delegáta vyšších sněmů, to je třeba také ohlídat), protože jsou členy rady (a zároveň tedy delegáty sněmu) z titulu své funkce. Totéž platí pro předsedy okresních rad na krajských sněmech.

Kandidátní komise připravuje kandidátní listiny kandidátů, kontroluje, zda splňují podmínky. Návrhy na kandidáty se podávají kandidátní komisi (předsedovi), a to písemně (prakticky například pomocí skautISu). Řádné kandidátky je třeba podat nejpozději 21 dní před sněmem. Všechny kandidátky podané později (a pak případně ještě na místě na sněmu) jsou takzvané pilné návrhy a od těch řádných se liší tím, že je třeba zdůvodnit, proč nebyly podány v řádné lhůtě a hlavně musí být usnesením sněmu potvrzeny. Mohou být tedy sněmem i zamítnuty.

3) Navrhnout méně než polovinu (tedy 2) členů volební komise

U sněmů vyšších organizačních jednotek (okresů a krajů) má svolavatel sněmu (rada jednotky) na rozdíl od střediskových sněmů ještě za povinnost navrhnout část členů volební komise. Volební komise na sněmech okresů a krajů je vždy pětičlenná a rada má navrhnout méně než polovinu členů. Navrhuje tedy dva členy. Zbytek členů volební komise navrhují přímo delegáti sněmu na místě.

Praktický důvod pro navrhování některých členů volební komise předem je ten, že tito dopředu navržení členové mají čas se na svou roli připravit, nastudovat potřebné předpisy, seznámit se s přípravou volebních lístků a se zadáváním výsledků voleb do skautISu.

Nicméně stále platí, že volební komisi schvaluje sněm a může tedy, pokud to uzná za vhodné, radou navržené členy komise neschválit.

Přímo na sněmu:

Na sněmu je třeba provést minimálně toto:

4) Ověření schopnosti sněmu se usnášet

Do prezenční listiny se zaznamenají přítomní delegáti. Pokud je přítomna více jak polovina delegátů, je sněm usnášeníschopný. Pokud se jedná o mimořádný sněm, je usnášeníschopný už při přítomnosti třetiny delegátů.

Mimořádný sněm je takový, kde neproběhne volba předsedy rady a jeho místopředsedy a současně rady a současně revizní komise. Pokud se volí jen do některé z těchto funkcí (nebo nejtypičtěji, volí se například jen delegáti vyšších sněmů), jde o sněm mimořádný a stačí tedy přítomnost méně delegátů.

Co dělat, pokud není přítomno dost delegátů, aby byl sněm usnášeníschopný? Svolavatel (tedy okresní nebo krajská rada) nejpozději do dvou měsíců svolá náhradní sněm. Na takovém sněmu stačí přítomnost třetiny delegátů, a to i když volí všechny výše zmíněné funkce, a je to tedy řádný sněm.

Takovýto náhradní sněm je třeba také svolat 30 dní předem. Nicméně pokud máte obavy o usnášeníschopnost vašeho sněmu, je možné postupovat tak, že už při svolávání řádného sněmu rovnou oznámíte, že ve stejný den (například o hodinu později) proběhne sněm náhradní. Tak si zajistíte, že na usnášeníschopnost sněmu bude stačit jedna třetina delegátů.

5) Schválení programu a pravidel jednání

Okresní nebo krajská rada navrhuje program sněmu a pravidla jeho jednání. Na začátku je třeba program a pravidla schválit, před schválením je možné o nich vést diskusi a změnit je.

6) Zpráva kandidátní komise a určení lhůty pro podávání pilných návrhů na kandidaturu

Kandidátní komise informuje, jaké jsou podány návrhy na kandidáty (řádné i pilné) a oznámí, do kdy je možné podávat další pilné návrhy. Obvykle je takový termín kolem 30 minut v budoucnu, od zprávy komise. Sněm pokračuje v jednání jinými body a každý má příležitost si rozmyslet, zda chce kandidovat a oznámit to kandidátní komisi.

7) Schválení pilných návrhů na kandidáty

Poté co uběhne lhůta, kterou kandidátní komise vyhlásila, překontroluje kandidátní komise pilné návrhy, zda splňují předepsané náležitosti. Pokud ano, seznámí s nimi sněm, včetně odůvodnění, proč byly podány později. Sněm pak jednotlivě o podaných pilných návrzích hlasuje. Ty návrhy, kde je pro nadpoloviční většina přítomných delegátů, se zařadí na kandidátní listiny. Ty kde pro nadpoloviční většina přítomných delegátů není, ty se vyřadí a dále se s nimi nepracuje.

8) Volba volební komise

Dva členové volební komise jsou navrženi svolavatelem sněmu, tedy radou příslušné jednotky. Tři další členové volební komise jsou navrženy delegáty sněmu. Poté je složení volební komise schváleno sněmem.

Žádný s členů volební komise nemůže kandidovat na žádnou funkci volenou ve volbách, pro které je členem volební komise. Pozor, toto je odlišné od střediskových sněmů, kde je to za určitých okolností možné.

S ohledem na tyto podmínky je praktické navrhovat a schvalovat členy volební komise až poté, co uplyne lhůta vyhlášená kandidátní komisí pro podávání pilných kandidátek.

9) Definitivní kandidátky

Kandidátní komise připraví definitivní podobu kandidátních listin a předá je Volební komisi. Volební komise následně může, pokud je to třeba, instruovat delegáty jak upravit rozdané hlasovací lístky, aby odpovídali posledním změnám. Je samozřejmě praktické (pokud je to možné) tisknout hlasovací lístky až v tuto chvíli.

10) Volby a sčítání hlasů a oznámení výsledků

Volí se tajně. Volební komise sečte odevzdané hlasy. Volba obvykle probíhá najednou na všechny funkce a není nutné ji rozdělovat do více volebních kol. Pokud však někdo kandidoval na předsedu rady nebo jeho místopředsedu a zároveň na nějakou další funkci, která je s tímto neslučitelná, proběhne nejdříve volba předsedy/místopředsedy zástupce a pak další volby, s tím, že kandidátky těch zvolených za předsedu/místopředsedu se vyřadí.

Po sečtení hlasů komise ohlásí výsledky voleb. V tu chvíli je čas na protesty. Pokud některý z delegátů považuje volby za neregulérní, má protestovat. V programu sněmu na to musí být vyhrazen přiměřený čas. Praktické je přesunout usnesení potvrzující regulérnost voleb úplně na konec sněmu a celý čas od ohlášení výsledků do potvrzovacího usnesení ponechat na protesty.

11) Potvrzení regulérnosti voleb usnesením sněmu

Po vypořádání všech případných protestů sněm jako orgán zodpovědný za průběh voleb potvrzuje regulérnost voleb svým usnesením. Potvrzuje, že volby proběhly v souladu s vnitřním právem a právním řádem.

Doporučené znění usnesení je: "Střediskový sněm bere na vědomí výsledek voleb sdělený volební komisí a potvrzuje, že volby proběhly v souladu s vnitřním právem a právním řádem."

Nově zvolení činovníci (důležité především ve vztahu k předsedovy a místopředsedovi rady) se svých funkcí ujímají okamžikem ukončení sněmu.

12) Uchování hlasovacích lístků

Hlasovací lístky je potřeba uchovat nejméně do příštího sněmu, a to v zapečetěné obálce, která se otevře pouze v rámci řízení o přezkoumávání voleb, pokud k tomu dojde.

Po sněmu, co nejdříve, ideálně bezprostředně

Výsledky sněmu je třeba zadat do skautISu, což pak umožní automaticky zvoleným činovníkům přidělit funkce a role – všem jedním kliknutím, bez zdlouhavého zadávání. Hlavně je však třeba bezodkladně (do 10ti dnů po sněmu) zvládnout úplně novou agendu spojenou se zadáváním některých zvolených činovníků (předsedy a místopředsedy a všech z revizní komise) do spolkového rejstříku.

13) Zadat výsledky do skautISu

Podrobný návod najdete v nápovědě skautISu. Prakticky jde o to zadat výsledky voleb, označit zvolené činovníky za zvolené, zadat usnesení sněmu, přidělit automaticky nově zvoleným činovníkům funkce a role a sněm uzavřít.

14) Připravit podklady pro zápis činovníků do spolkového rejstříku

K přípravě podkladů pro zápis také existuje podrobný návod. Ve zkratce jde o to, že každý ze zapisovaných činovníků musí ze skautISu stáhnout souhlas se svým zápisem do rejstříků (vygeneruje se mu automaticky s doplněním všech údajů) dojít s ním na CzechPOINT, tam ho ověřeně podepsat a nechat si vzniklý dokument autorizovaně převést do elektronické podoby, stáhnout si ho z úschovny a nahrát ho do skautISu. Předseda musí navíc totéž ještě provést se zkráceným zápisem ze sněmu, který dokládá volbu všech zapisovaných činovníků. I zkrácený zápis vygeneruje SkautIS automaticky.

Formulář zápisu ze sněmu apod.

Abyste ze sněmu měli dobře zpracovaný zápis, je možné použít připravenou sadu formulářů, která obsahuje vše podstatné a stačí vyplnit pár položek (buď předem na počítači, nebo klidně propiskou až na místě sněmu). Neváhejte tedy tyto formuláře použít, mohou vám průběh sněmu a jeho dokumentaci značně zjednodušit.

Kde získat více informací?

Určitě v Organizačním řádu, tam se popisují všechny náležitosti střediskového sněmu a průběh voleb. Případně i ve Směrnici k VSJ a sněmům OJ. V případě dotazů můžete psát na registrace@skaut.cz.