Sněmy organizačních jednotek v roce 2016. Co je jinak, co vědět a co na to spolkový rejstřík?

Organizační jednotky v rámci konání řádných sněmů čeká v roce 2016 pravděpodobně největší změna v tomto tisíciletí :-) V návaznosti na nový Občanský zákoník a nové Stanovy se totiž zvolené vedení a revizní komise budou zapisovat do veřejného rejstříku.

Zapisování zvolených činovníků do rejstříku

Nemění se nijak zásadně průběh sněmu nebo jeho zajištění. Vlastně až do té doby, než sněm skončí, zůstává vše (až na počet volených členů do revizní komise) při starém. Výrazně se ale mění to, co je třeba zařídit po skončení sněmu. Vedoucí jednotky, jeho zástupce a všichni členové revizní komise se nově zapisují do spolkového rejstříku (RK musí mít vždy alespoň 3 členy). To je velmi praktické, protože to zásadně zjednodušuje prokazování toho, kdo může za jednotku jednat. Navíc provést zápis do konce roku 2016 je i zákonná povinnost.

Zapisování uvedených činovníků do spolkového rejstříku se týká všech organizačních jednotek, provádí jej na základě údajů zadaných do skautISu vždy a pouze ústředí a povinnost na jednotky přichází až spolu s konáním sněmu OJ v roce 2016 (do sněmu není potřeba nic dělat). Pravidla pro zapisování údajů do rejstříku a jak je jednotky musí zadat do skautISu najdete ve směrnici:

Zápis zvolených činovníků do rejstříku se neobejde bez přípravy některých podkladů. S tím pomůže skautIS, ale je potřeba také zvládnout jejich úřední ověřování a autorizovanou konverzi z listinné do elektronické podoby. Aby to šlo snadněji zvládnout, připravili jsme přehledné návody:

• Podrobný návod na přípravu všech potřebných podkladů – pro vedoucí jednotek nebo ty, kteří budou mít zápis na starosti
• Zkrácený návod – pro činovníky zvolené do zapisovaných funkcí

K oběma návodům pak ještě přidáváme přehledné schéma, které umožní si jednotlivé kroky odškrtávat a na nic nezapomenout.

Zapisování zvolených činovníků do rejstříku je zcela nová agenda a přináší to tedy o něco více práce. Pro praktické fungování středisek, okresů a krajů je ale uvedení statutárních orgánů v rejstříku zásadní výhodou. Hlavní výhoda je v tom, že při jednání na úřadech či kterýmkoli dalším partnerem (banka, dodavatel energií, sponzoři, ...) už bude okamžitě ve veřejně dostupném rejstříku vidět, kdo je oprávněn za jednotku jednat. Je to věc, na kterou jsou všichni z firemního prostředí zvyklí (v obchodním rejstříku jsou také vidět jednatelé apod.) a nyní konečně budou vidět osoby u spolků. Je vyzkoušené, že když je vedení u spolku zapsané, tak třeba založení účtu je otázka chvilky - už žádné dokládání stanov, sídla apod. - vše je vidět hned v rejstříku a banka si to sama najde podle IČ.

Delegáti na sněmy vyšších jednotek a na Valný sněm. Kolik jich máme volit?

Na sněmech se také volí delegáti na Valný sněm a na sněmy vyšších organizačních jednotek. Pokud plánujete z nějakého důvodu sněm v nejbližší době, nebude ještě k dispozici směrnice ke sněmům, která určí, kolik delegátů na VSJ má která organizační jednotka zvolit. To je dáno tím, že není ještě znám pořadatel Valného sněmu, tudíž ani přesný termín, místo a kapacita prostor sněmu.

V takovém případě, doporučujeme zvolit delegátů a náhradníků výrazný nadbytek a určit jejich pořadí. To zajistí, že i kdyby počet delegátů byl výrazně vyšší než minule, bude mít vaše jednotka zvolený dostatek delegátů a nebude muset po vydání směrnice organizovat mimořádný sněm, na kterém by dovolila chybějící delegáty.

Stejným způsobem je možné postupovat i při volbě delegátů na okresní a krajské sněmy, pokud ani na ně nebudou v době konání vašeho střediskového sněmu známy kvóty pro určení počtu delegátů.

Není se však třeba děsit tím, že by se vašeho střediskového sněmu tato možnost týkala s vysokou pravděpodobností. Směrnice ke sněmům bude připravena nejpozději během března 2016 a na obvyklé podzimní sněmové termíny bude k dispozici s výrazným předstihem.

Více informací a dotazy

Pokud budete mít ke sněmům a zapisovaní do rejstříku dotazy, obracejte se kdykoli na e-mail registrace@skaut.cz.

František Šereda (Moulin)
informační redaktor