Jak pracovat s novými přihláškami? Projděte si jednoduchý návod

Se začátkem skautského roku mnohé jednotky čeká příchod nových členů. V tomto článku naleznete postup, jak v oddílech a ve střediscích pracovat s novými přihláškami, které letos v souvislosti s novelou ochrany osobních údajů prošly významnými změnami.

Pokud chcete mít jistotu, že budete mít povinnosti kolem přihlášek v pořádku, je nutné používat oficiální přihlášky do organizace. Tím zajistíte, že přihlášky budou obsahovat všechny potřebné náležitosti, které předpisy o ochraně osobních (GDPR) údajů vyžadují. Pokud si přesto vytváříte přihlášky vlastní, je nutné abyste využili připravený textu kompletního poučení a souhlasů dle oficiální přihlášky. Zároveň platí, že oficiální přihlášky obsahují v zásadě nejúspornější text, který bylo možné vytvořit a který vyhovuje právním předpisům pro potřeby naší velké skautské organizace. (V případě potřeby můžete doplnit vlastní grafiku, nebo další údaje, které od členů rovnou na přihlášce budete sbírat, ale není možné z textu přihlášky nějaké části odebírat nebo měnit jednotlivé formulace souhlasů apod.)

Každá konkrétní přihláška by postupně měla projít několika důležitými kroky:

• 1. krok: předání formuláře přihlášky členovi:

V případě dětí předpokládáme, že předáte formulář přihlášky přímo rodiči, nikoliv pouze dětem. Možností formátů přihlášek jsou podrobněji vysvětleny a připraveny ke stažení v tomto článku.

Doporučujeme rodiči vysvětlit, jak přihlášku vyplnit, jaká poučení jsou v ní obsažena a sdělit, že osobní údaje jsou uloženy a zabezpečeny ve vlastním skautském informačním systému skautIS a jsou dostupné pouze osobám, které k nim potřebují mít přístup. Velmi doporučujeme rodičům vysvětlit význam volitelných souhlasů na druhé straně přihlášky. Připojte informaci o tom, že v případě zaškrtnutí zpracování osobních údajů pro marketingové účely se nejedná o souhlas se zasíláním nějakých měsíčních newsletterů a nabídek na nákup zboží nebo dokonce použití osobních údajů a fotografií na náborové plakáty, ale jedná se o příležitostné informování o nabídkách vhodně využitelných pro skauty, přestože nemusí jít přímo o naši hlavní činnost (například by mohlo jít o informování o zcela nové nabídce pro členy podobné STS, nabídce skautského vybavení poskytovaného partnerskou organizací apod.). V případě, že tento doplňkový souhlas nebude zaškrtnut, můžete (na základě základního poučení na přihlášce) členům i nadále posílat informace o akcích, oddílové činnosti apod., neboť to není marketing, ale informování o naší hlavní činnosti, kvůli které je osoba také členem.

Ohledně doplňkových souhlasů se s pořizováním a zveřejňováním audiovizuálních záznamů (fotografií apod.) doporučujeme v případě dotazu rodičů věc dostatečně objasnit a vysvětlit jim, že není cílem hromadně zveřejňovat každou fotografii, ale že může být užitečné, pokud i fotografie jejich dítěte bude moci být umístěna na oddílový web, oddílovou nástěnku apod. a tím hezky dokreslí, že i jejich dítě se aktivně naší skautské činnosti účastní.

Domníváme se, zaškrtnutí všech volitelných souhlasů přináší členům výhody, proto doporučujeme to takto rodičům prezentovat.

Zároveň není možné po rodičích požadovat zaškrtnutí souhlasů jako podmínku členství. Doplňkové souhlasy jsou striktně dobrovolné a v případě prezentování souhlasů jako povinné součásti pro vznik členství by se jednalo o porušení zákonných předpisů. Na druhou stranu nelze akceptovat, aby člen nebo zákonný zástupce neakceptoval (či nesouhlasil) s obecným zpracováním osobních údajů, které je nezbytné pro samotnou podstatu členství a které zákonný zástupce prostě potvrzuje svým podpisem (bez ohledu na vyznačení či nevyznačení doplňkových souhlasů). Pokud by člen nebo zákonný zástupce odmítl přihlášku podepsat a dodat všechny povinně vyžadované údaje, nemůže se osoba stát členem organizace

• 2. krok: převzetí vyplněné přihlášky od rodičů:

Předpokládáme, že většina rodičů předá přihlášku v listinné podobě (prostě klasicky vytisknutou a podepsanou papírovou přihlášku). Případně však lze získat a dlouhodobě přihlášku ukládat i elektronicky naskenovanou, pokud zajistíte dostatečnou průkaznost. Vždy je však nutné dobře zkontrolovat, že byly vyplněny všechny povinné údaje o členovi a přihláška je podepsána vlastnoručním podpisem člena, resp. zákonného zástupce.

Pokud člen, resp. zákonný zástupce nezašrtl žádný z volitelných souhlasů, doporučujeme se jej slušně zeptat, zda doplňkové souhlasy nepřehlédl.

Jakmile je přihláška řádně vyplněná a podepsaná, zbývá ji ještě přijmout. Tento krok je proveden příslušnou osobou - v případě oddílů toto právo náleží právě vedoucímu oddílu (ledaže středisková rada si toto vyhradí do své pravomoci), resp. zástupci vedoucího oddílů nebo osobě, která je vedoucím oddílu k tomuto pověřena. V případě přijetí dospělého člena do střediska právo přijmout člena náleží střediskové radě (v takovém případě by se měl podpis vedoucího střediska na přihlášce objevit poté, co rada přihlášku schválí). Ve všech uvedených případech, kdy přihlášku přebírá někdo jiný než vedoucí oddílu nebo středisková rada, je třeba mít nastavený jasný systém, který upravuje, kdo je oprávněn přihlášky přebírat.

Pokud jste přihlášku řádně přijali, vyrozumte o tom člena, resp. zákonného zástupce vhodnou formou (typicky ústně při přijetí přihlášky mladšího člena od rodiče na schůzce; elektronicky / telefonicky, pokud se k vám dostala zprostředkovaně od dítěte apod.).

• 3. krok: zpracování osobních údajů ve skautISu:

Přijatou přihlášku musíte dále zpracovat zejména ve skautISu. Do něj musíte nového člena zapsat se všemi povinnými údaji. SkautIS je seznamem členů a teprve zapsáním člena do systému členovi vzniká oficiální členství v organizaci (dokud tedy osobu nezadáte podle přihlášky do skautISu, není oficiálně členem organizace; tedy nečekejte na registraci, ale zadávejte členy do skautISu průběžně co nejdříve po přijetí přihlášky). Kromě toho můžete vyplnit i volitelné údaje - např. přezdívku, ale také zdravotní a stravovací omezení apod. Kromě vyplnění osobních údajů u osoby ve skautISu pamatujte na nutnost zaznamenání volitelných souhlasů, což lze vyznačit ihned při zadávání nového člena (případně i dodatečně na záložce "Členství a registrace"). Stejně tak můžete ihned při zadávání nováčka vložit i celou naskenovanou přihlášku a tím si zajistit bezpečné a řádné uložení tohoto klíčového dokumenut. Podrobněji je zpracování přihlášky ve skautISu popsáno v tomto článku.

• 4. krok: zpracování dokumentu přihlášky:

Pokud jste řádně provedli předchozí kroky, je třeba ještě vhodně naložit se samotnou přihláškou. Pro mnoho jednotek je běžné, že přihlášku budete dále evidovat pouze v papírové podobě tak, jak jste ji obdrželi od člena (zákonného zástupce) a nebudete z ní dělat elektronický sken. Je však nutné si v jednotce stanovit pravidla uchovávání těchto přihlášek tak, aby byly zabezpečeny před snadným odcizením a i přístupem osob, které k nim nemají mít přístup (vhodnou variantou je uzamykací skříň v klubovně apod.). Další zásady pro ochranu papírovych přihlášek uvádí směrnice pro nakládání s osobními údaji.

Další variantou je, kromě uchování pouze fyzické přihlášky v papírové podobě, možnost po vyznačení přijetí přihlášky jednotkou, její naskenování včetně podpisů a další bezpečné uchovávání v elektronické podobě. Mohli byste pak takové přihlášky například ukládat na skautský google disk s tím, že do sekce přihlášek budou mít přístup pouze oprávněné osoby. Ovšem nejvhodnější variantou bude uložení takto kompletně naskenované přihlášky právě do skautISu, kde je zajištěno řádné a bezpečné uchování a přístupnost jen oprávněným osobám. Pro zabezpečení papírové přihlášky platí bezpečnostní pravidla uvedená výše.

Pokud se rozhodnete pro ukládání přihlášek pouze v elektronické skenované podobě (je nutné zajistit dostatečnou průkaznost, tedy mít naskenované celé přihlášky včetně všech podpisů atd.), můžete tak ušetřit "trochu starostí" s bezpečným a řádým uchováváním papírových originálů přihlášek. V takovém případě pak ale vždy využívejte pro uložení kompletních skenů přihlášek ukládání k jednotlivým osobám do skautISu a vždy se ujistěte, že jste přihlášku opravdu řádně do skautISu jako kompletní sken uložili.

Další nakládání s přihláškou po vzniku členství

Přihlášky do organizace spadají podle směrnice pro nakládání s dokumenty do kategorie "QB" a musí být dle směrnice uchovávány alespoň 5 let po zániku členství dané osoby. Pokud nahrajete přihlášky do skautISu, není třeba se touto lhůtou nijak zabývat a skautIS si ji pohlídá sám. Zároveň skautIS sám řádně pohlídá, že po ukončení členství dojde k automatickému okamžitému vymazání všech citlivých osobních údajů (zdravotní údaje apod.) a zajistí další náležitosti spojené s uchováním potřebných údajů dle zákonných povinností.

Další infroamce naleznete v sekci www.skaut.cz/osobniudaje. V případě dotazů pište na registrace@skaut.cz.

Jan Novák (Honza)
koordinátor oblasti organizace