Nová povinnost dle GDPR - záznamy o činnostech zpracování osobních údajů

Součástí agendy zpracovávání osobních údajů je dle GDPR i vedení tzv. záznamů o činnostech zpracování. V rámci běžné skautské činnosti se ve všech organizačních jednotkách řeší dvě základní činnosti - evidence členů pro spolkovou činnost a evidence související s akcemi ve vztahu ke členům i nečlenům. Pro tyto agendy musí organizační jednotka vést seznam evidující danou činnost (pomáhá k identifikaci jaké údaje, z jakého důvodu, s jakými opatřeními, případně jak dlouho jsou údaje zpracovávány). Uvedená podoba je závazná a odpovídající zpracovávání osobních údajů v jednotkách dle poučení na přihláškách.

Jednotky, které navíc dělají další rozšiřující činnosti (týká se jen zlomku jednotek, které cíleně dělají i další činnost), mají možnost využít připravené vzory a ty buď přímo využít, nebo upravit tak, aby odpovídaly specifické činnosti. Takovou aktivitou "navíc" je například pronajímání základny či vybavení a s ním související evidence osobních údajů.

 

Jak se záznamy pracovat?

 

Každá organizační jednotka má povinnosti záznamy o činnostech evidovat a mít je připravené ke kontrole Úřadu pro ochranu osobních údajů, případně ke kotrole příslušných revizních komisí naší organizace. Pokud jako jednotka neprovádíte nějaké další speciální aktivity zasahující do osobních údajů, postačí si do záznamů doplnit název organizační jednotky a přidat na ni kontakt a poté tento dokument elektronicky uložit. Samozřejmě jej můžete mít založený v papírové podobě ve střediskové dokumentaci. Těmito jednoduchými kroky naplníte novou povinnost vztahující se k ochraně osobních údajů.

Další informace o ochraně osobních údajů naleznete v sekci www.skaut.cz/osobniudaje a v případě nejasností můžete psát na registrace@skaut.cz.