Máte pořádek v dokumentech? Pečujete nejen o kroniky? Vyšla nová směrnice k dokumentům!

Skauting má za sebou bohatou více jak stoletou historii, ale i dnes se svou činností a dokumenty, které tvoříme v oddílech i střediscích podílíme na tvorbě skautské historie. Občas však zapomínáme, že je nutné o vzniklé dokumenty pečovat a uchovávat tak historii skautingu. Seznamte se s velkou novelou Směrnice k nakládání s dokumenty, která přináší mnoho novinek i praktických tipů jak s dokumenty pracovat a jak je uchovávat. Účinná bude od 1. května 2016.

Co směrnice řeší a koho se týká?

Cílem směrnice je ošetřit nakládání s dokumenty, které vznikají a jsou používány během činnosti skautských jednotek (typicky středisek a jejich oddílů, ale i dalších). A to tak, aby jednotka dokázala naplnit své povinnosti a dokládat potřebné skutečnosti např. ohledně účetnictví, smluvních závazků. A stejně tak abychom dokázali tvořit a zachovat "paměť skautingu" a byly uchovány dokumenty s významem pro skautské hnutí, společnost i historii.

Nová směrnice bude účinná od 1. května 2016, nahrazuje deset let starou původní směrnici a klade povinnosti na všechny organizační jednotky. Nejvíce dokumentů z činnosti vzniká v oddílech a střediscích a proto jde o důležitou věc hlavně pro střediska. Významnou roli hrají i kraje, které působí v regionech a navíc mohou i zřižovat tzv. expozitury Skautského institutu, které pomáhají s nakládáním s dokumenty a uchováním historie i metodicky.

Důležité pojmy a principy

Přestože v dalších týdnech a měsících budeme ve spolupráci se Skautským institutem a jeho archivem zveřejňovat různé metodiky a pro vedoucí důležité informace ohledně skautské historie a dokumentů, už nyní si můžete přečíst základní shrnutí věcí, které směrnice řeší.

Dokument - jde o všechny listiny, které vznikají při naší skautské činnosti a to i ty, které v rámci činnosti jednotek tvoří jejich členové. Stejně tak je jedno, zda jde o originály, kopie, opisy, fotografie atd. Přestože směrnice primárně popisuje papírové dokumenty, tak na konci uvádí, že se obdobná péče v přiměřené podobě má věnovat i elektronickým dokumentům (např. zápisy ze střediskových rad, kroniky psané na webu) a "3D objektům" (např. vlajky).

Aktuální dokumenty a příruční spisovna - všechny organizační jednotky musí vést svou příruční spisovnu. Tedy zajistit, že mají přehled o tom, kde a jak mají které dokumenty a že je pro běžné používání uchovávají na bezpečném místě. Typicky jde o situaci, kdy například účetnictví letošního roku je uloženo doma u střediskového hospodáře, důležité smlouvy, se kterými se ve středisku pracuje jsou u vedoucího střediska, anebo třeba v zamčené skříni v klubovně, kde jsou dostupné jen oprávněným činovníkům. Podstatné je, aby středisko vědělo, kde jaké dokumenty jsou a dokázalo se k nim dostat a řádně je předložit třeba během externí kontroly.

Neaktuální dokumenty - v okamžiku, kdy už s dokumenty při běžné činnosti nepracujete (např. účetnictví už není letošní ani loňské, kronika oddílu byla dopsána, smlouva je na klubovnu, ve které už nepůsobíte atd.), je potřeba se na ně podívat a zařadit je k dalšímu uchování. Nejpozději v tento okamžik byste dokumenty (jejich skupiny / šanony) měli označit kategorií a ideálně i dobou po kterou je minimálně ještě budete uchovávat. Samozřejmě různé pracovní verze dokumentů, se kterými při činnosti pracujete, vznikají a následně už nemají žádnou hodnotu, tak ty dlouhodobě uchovávat nemusíte. Nejrůznější příklady dokumentů a jejich minimální doby uchování najdete v příloze směrnice - bude to váš základní rádce a pomocník.

Kategorie dokumentů - pro potřeby udržení si přehledu v dokumentech je potřeba je třídit a označit skautskou kategorií dokumentů QA, QB či QC. Opět vám v tom může pomoci příloha směrnice s mnoha příklady. Ale základní pravidla jsou dle významu, případně doby vzniku.

• QA - dokumenty historického významu (např. kroniky, výroční zprávy, zápisy ze sněmů, zakladatelské listiny), obecně všechny před 1.1.1993 (tedy zachycující historii dávnou, ale také období obnovy skautingu); dokumenty jsou uchovávány trvale.
• QB - dokumenty zvláštního významu (např. účetnictví, smlouvy , dokumenty dokládající plnění povinností apod.), obvykle jde o dokumenty vzniklé až po 1.1.1993; uchovávány po dobu potřebnou s ohledem na trvání právních povinností a odpovědnost OJ a jejich činovníků.
• QC - ostatní dokumenty

Pokud vám nějaký dokument přijde významný, můžete ho zařadit i do vyšší kategorie. Stejně tak pokud byste si nebyli jisti, raději ho zařaďte do vyšší kategorie či uchovávejte delší dobu.

Uchovávání neaktuálních dokumentů - dokumenty, které ukládáme dlouhodobě, je potřeba uchovávat v podmínkách, které zajistí jejich zachování, nebude hrozit jejich ztráta, zničení apod. Není tedy možné, aby se takové dokumenty jen volně povalovaly po klubovně! Ale pokud jednotka chce, může uchování zajistit i vlastními silami - např. v dobře zajištěné zamykatelné skříni či místnosti, kde nehrozí třeba povodeň apod. Stejně tak je možné se domluvit s nadřízenou jednotkou - typicky krajem či jeho expoziturou SI (pokud existuje), nebo u historicky významných skautských dokumentů a fondů i s ústředním archivem Skautského institutu. Nově je navíc možné za splnění určitých podmínek i uložení do "veřejného archivu"

Ilustrační seznam typů dokumentů - v příloze č. 1 směrnice je seznam nejrůznějších typů dokumentů s označením, do jaké kategorie by dané dokumenty měly být zařazeny a jak dlouho je má jednotka minimálně uchovávat. Lhůty vycházejí z právní úpravy, potřeb organizace i dlouhodobé zkušenosti skautských archivářů. Seznam je rozdělen na základní část pro běžná střediska (je možné si seznam třeba nalepit do zamykatelné skříně či místnosti, kde dokumenty uchovávate) a pak na rozšířenou verzi seznamu pro jednotky, které mají například zaměstnance nebo vedou některé speciální agendy.

Uložení dokumentů do veřejného archivu - toto je jedna z největších změn proti minulosti. Pokud se ale rozhodnete, že své dlouhodobě uchovávané dokumenty už nechcete mít ve svých prostorách, můžete se domluvit např. s okresním archivem, muzem apod. Ale abyste to mohli udělat, je nejprve nutné dané dokumenty nabídnout skautskému kraji (případně jeho expozituře) a také ústřednímu archivu Skautského institutu. Což lze udělat jednoduše e-mailem se zasláním základního seznamu jaké dokumenty chcete do veřejného archivu dlouhodobě uložit. Teprve pokud se domluvíte, že nejde o dokumenty, které jsou klíčové pro zachování historie daného regionu či republikového skautingu, nebo už z významných dokumentů existují kopie dostupné "skautským badatelům", bude možné je na základě tvz. depozitní smlouvy uložit do veřejného archivu. Vzor depozitní smlouvy i s jejími klíčovými podmínkami najdete v příloze směrnice. Důvodem, proč před uložením do veřejného archivu je nutné dané věci nabídnout v rámci struktury Junáka - českého skauta, je zajištění přehledu, kde jsou střípky skautské historie uloženy. A také aby bylo zajištěno, že se k těmto dokumentům dostanou kdykoli v budoucnosti zástupci organizace třeba i po zániku daného střediska.

Krajské archivy, Expozitury SI a Ústřední archiv - v rámci Junáka - českého skauta existuje struktura, která pomáha a zajišťuje péči o dokumenty a historii skautingu. Skautské kraje musí být schopné zajistit základní úschovu dokumentů pro daný kraj, tedy mít místo, kde budou dokumenty skladovány a kam je jsou schopné převzít především v okamžiku zániku podřízené jednotky. Pokud se kraj rozhodne, může po domluvě se Skautským institutem zřídit i Expozituru SI, která pak kromě uchovávání dokumentů bude jednotkám v daném regionu pomáhat i metodicky, případně může zajišťovat skautské "regionální muzeum" atd. Na republikové úrovni je pod Skautským institutem zřízen skautský ústřední archiv, který uchovává a zpracovává významné skautské fondy, má svou badatelnu i malé muzeum; kromě toho zajišťuje spisovou službu pro ústředí a zároveň na různých projektech spolupracuje s Národním archivem ČR.

Kompletní znění směrnice

Přesné znění směrnice včetně obou příloh najdete ve spisovně pod tímto odkazem: 

Kde hledat další informace

Je velmi pravděpodobné, že velké množství vedoucích dosud o dokumentech, které při činnosti jednotek vznikají, neuvažovalo ve vztahu k naplnění nejrůznějších povinností a také zachování historie skautingu, a proto může tato směrnice "vypadat děsivě". Právě proto chystáme se Skautským institutem informační kampaň a metodické materiály, které se pokusí věc ještě více přiblížit a prakticky vysvětlit běžným vedoucím a činovníkům jednotek.

Sledujte tedy Křižovatku, kde se budou dále objevovat další podstatné informace. Případně můžete sledovat i web skautského ústředního archivu a muzea Skautského institutu na www.skautskyinstitut.cz/archiv (tam najdete i seznam existujících krajských expozitur SI a kontakty na ně).

Máte dotazy a připomínky?

Neváhejte se ptát v komentářích pod tímto článkem nebo nám napsat e-mail na registrace@skaut.cz či na archiv@skautskyinstitut.cz 

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci