Pochybnosti & Obavy & Otázky k Dobrovolnické dohodě

Pravděpodobně jako každý vedoucí oddílu či střediska, týmu vzdělávací akce nebo zahraniční výpravy si povídáte se svými spolupracovníky. Bylo by zvláštní, dkyby tomu tak nebylo. Při tom povídání minimálně podvědomě zjišťujete nejen jak se mají, ale také jak svou roli v týmu vidí, co přesně chtějí a zvládnout dělat, co by k tomu potřebovali, na jak dlouho s nimi v týmu můžete počítat a mnoho dalších informací. Bez toho by v týmu jen byli lidé, kteří někdy něco možná udělají, nikdo moc neví co a kdy a jak to dohromady bude fungovat.

Pojďme z toho možná jen podvědomého zjišťování udělat něco pravidelného, cíleného a s větším dopadem. Zkusme k tomu vyžít právě Dobrovolnickou dohodu :) Zní vám to moc formálně? Nejste si jisti, zda vám to nepřidělá práci navíc, když už teď nic nestíháte? Sepsali jsme pro vás sesbírané nejčastější otázky a obavy, které se k Dohodě vážou. Třeba vám pomohou uvidět Dohodu v jiném světle, jako dobrého pomocníka pro vaše uvažování a činnost při vedení skautského týmu. Věříme, že vám to pomůže k rozhodnutí to s Dohodou ve vašem týmu vyzkoušet.

Nenašli jste tam vaši otázku či obavu? Napište nám do komentářů nebo na personalistika@skaut.cz.

Přejeme vám úspěšné vedení týmů,

Za tým personalistiky z ústředí
Kačka - Kateřina Slavíková

Obávám se, že pro nás se dohody nehodí. Lidé ve středisku dělají práci dobrovolně a už tak na ni hledají obtížně čas, na takovéto “novoty” nejsou zvědaví a neumím si představit, že bych je s tím ještě navíc zatěžoval.

Otázky k zamyšlení:

• Jakým způsobem odhaduješ, že lidé dělají to, co je pro ně samotné i pro středisko/ oddíly smysluplné teď a s výhledem do budoucnosti?
• Jakým způsobem plánuješ a podporuješ hladké předávání rolí na středisku v budoucnosti?

Oč se skutečně jedná?

• na začátku spolupráce a pak alespoň 1x za rok stojí za to ve společné diskusi probrat osobní potřeby, možnosti, plány, vize a preference jednotlivých vedoucích v hlubším rozhovoru, sdílet s nimi potřeby, směřování a možnosti střediska a dohodnout se společně, kudy a jak se má spolupráce nadále ubírat
  • rozhovor může mít různé formy u různých příležitost
  • podstatná je pravidelnost, možnost rozmyslet si klíčové otázky oboustranně předem a potvrdit si vzájemně porozumění závěrům diskuse
• k tomu slouží jako pomůcka dohoda, tak abyste na nic důležitého nezapomněli
  • Jestli využijete připravené podklady k zaznamenání nebo budete diskutovat přímo s nimi po ruce nebo bez nich, je už na vás a zvážení vaší situace.

Co z toho plyne?

• Možná už teď tohle děláte - mluvíte opakovaně s každým vedoucím, máte prostor ke společné diskusi o vzájemných očekáváních ke směřování práce, o možnostech vedoucího i střediska, o tom, kam by se v budoucnosti chtěl/a a mohl/a ve skautingu posunout, ...
• Pokud toto děláte, máte už teď diskuse nad dobrovolnickou dohodou a uzavíráte dobrovolnické dohody, i když tomu tak neříkáte :)
• Doporučení: pohlídejte si, že s odchodem vedoucího střediska, který se lidmi na středisku tímto způsobem zabýval, neskončí vaše schopnost sdílet účinně svá očekávání a možnosti a stavět plány střediska na reálných základech.

Očividně to bude stát spoustu času mě, proč bych se tomu měl věnovat? K čemu mi to je, když mě to “brzdí” od normální, více potřebné činnosti. Všichni máme dost co dělat, abychom stíhali naši běžnou střediskovou agendu a já lidi i sebe zatížím ještě tímhle.

Otázky k zamyšlení:

• Povídáš si se svými spolupracovníky někdy samostatně? O čem?
• Kolik času odhadem věnuješ svým spolupracovníkům, péčí o ně?
• Víš aktuálně o každém spolupracovníkovi, zda ho něco netrápí? Potřebuje s něčím pomoct? Nebo naopak má prostor pomoct s něčím navíc?

K čemu tedy Dohoda je?

• může z dlouhodobého hlediska předcházet spoustě problémům (nástupnictví, vyhoření, motivaci, spokojenost lidí v týmu…)
• k trávení plánovaného a pravidelného času s lidmi a lidi jsou náš největší poklad
• k tomu dát lidem najevo, že tě zajímají, “jsi tu pro ně”, to je pro lidi velmi důležité, cítí podporu
• ke zlepšení vztahů, spokojenosti lidí, k rozvoji lidí - společné hledání úkolů a rolí, které je dále posunou
• l vyhodnocování spolupráce jako základ k dalšímu osobnímu růstu

Nelíbí se mi, že si to musíme psát. Vypadá to jak smlouva, administrace už máme dost. Je to příliš formální.

Otázky k zamyšlení:

• Když se k Dohodě chcete vrátit, jakým způsobem to děláte?
• Jakým způsobem si pamatuješ, jakou podporu každý spolupracovník potřebuje?

Jak se to se zapisováním dohody má:

• dohoda sama o sobě částečně funguje i bez zapisování, pokud by někdo měl se zapisováním ze začátku opravdu nějaké větší potíže, tak může začít dělat dohody jen slovně

Doporučení:

• dejte zapisování šanci, člověk si to pak nemusí pamatovat, má se k čemu vrátit
  • zapsaná dohoda se pak dá s dobrovolníkem sdílet, ten se na ní podívá a potvrdí, že je vše správně napsané a že jste si rozumněli
  • se zápisem dohody není třeba trávit mnoho času, čím méně, tím lépe
  • to na čem jste se domluvili si můžeš zapsat i jen ty sám pro sebe v jakékoli podobě
  • nebo naopak nech zapsání na tvém spolupracovníkovi -  tím ho lépe zapojíš

Tip:

• pro co největší jednoduchost nabízíme vyplnitelný vzor, který lze rovnou použít, chceš - li
  
  
  Dohoda_vyplnitelný_vzor

Chystám se začít uzavírat dobrovolnické dohody u nás na středisku, ale nevím jak na to. Mám o tom nechat rozhodnout střediskovou radu? Jak s tím začít?

Doporučení:

• nejdřív si dohodu vyzkoušej - např. s někým z nejbližších spolupracovníků na středisku
  • těžko se rozhoduje nebo přesvědčuje o něčem, o čem nemáme jasnou představu a co je pro nás (tebe i lidi ve tvém týmu) zatím jen prázdný pojem
• nemusíš mluvit hned o “dobrovolnické dohodě”, ale např. místo abys vedoucímu řekl: “Máš příští týden čas? Potřebuji s tebou probrat a uzavřít Tvoji dobrovolnickou dohodu.”, zkus říct: “Máš příští týden čas? Chtěl bych s tebou probrat, jak se Ti po roce od přebrání role hospodáře tahle práce daří, co vidíš jako nejdůležitější věci ke zvládnutí pro příští rok pro středisko v oblasti hospodaření i pro tebe, v čem ti případně můžu podpořit já nebo někdo jiný ze střediska a jak dál vidíš svoje fungování do budoucna.”
• po vyzkoušení to zkus s dalšími spolupracovníky, ať už se bude jednat o “obnovu” či nové “uzavření” dohody, více či méně formální
• poté můžeš už s praktickou zkušeností s debatou nad několika dohodami přijít za SRJ a představit jim už částečně z praxe, oč se jedná a využít slovo a pohled těch, s kterými si Dohodu zkusil uzavřít

Tip:

• O začátcích práce s dohodami jsme také psali článek na Křižovatce.

Pro koho je Dohoda určená? Dokážu si asi představit sepisovat si ji s vedením oddílu, ale fakt chcete po roverech, aby si tohle dělali? Na to se vám “naši” roveři vykašlou.

Otázky k zamyšlení:

• Věnujete se roverům jako jednotlivcům?
• Jaký jim dáváte prostor pro jejich rozvoj? Jak je podporujete?
• Jakou pozici v oddíle mají? Kde tam mají své “místo”?

Doporučení:

• s Dohodou je obecně vhodné začít “odshora”
  • nejdříve vedení střediska, zpravodajové, vedoucí oddílu, hospodář atp.
  • ve chvíli, kdy se tato aktivita zaběhne, lidi si na ní zvyknout dá se dále rozšiřovat
• s rovery je možná lepší se spíše “jen” bavit, přizpůsobit se jejich osobnímu vývoji a schopnosti výhledu do budoucna… tedy např. lze uzavřít Dohodu na přípravu a konání tábora, nebo na nějakou jednorázovou akci, nebo vedení schůzek v letošním roce

S kým mám já uzavírat Dohodu, když já sám jsem “střediskový uzavíratel” (tedy typicky - s kým uzavírá Dohodu vedoucí střediska?)

Doporučení:

• domluvit se na Dohodě společně se zástupcem se všemi náležitostmi, které tomu chcete dát a které k tomu patří
• zvážit odprezentování části tvé Dohody např. na SRJ
  • ukážeš tím, že se na dohodě sám podílíš, zároveń tím vyjevíš nějaké svoje dlouhodobější plány a vize, podpoříš tuto aktivitu i dále (u ostatních fcí nepovažujeme za nutné, aby to všem představovali viz další otázky)
• dáváme na zvážení uzavírání dohody vedoucího střediska s vedoucím okresu, nemusí tam být přímá vazba, nemusíte se tolik znát, nepracujete spolu a nemuselo by to dávat smysl

Mám spolupracovníky do Dohody nutit, když ji nechtějí?

Otázky k zamyšlení?

• Ty bys dělal rád něco, co nechceš a v čem nevidíš smysl? :)
• Povídáš si s nimi někdy jen tak? Jste v kontaktu?
• Víš, jestli rádi komunikují osobně, po mailu, telefonicky?

Co s tím?

• určitě nenuť, to není řešení
• zkus si prostě jen tak někdy s daným člověkem popovídat o tom, jak vidí svou činnost, jakou by chtěl podporu, jak… - no a to je vlastně ta dohoda, že :-)
  • pravděpodobně to už stejně nějakým způsobem s každým někdy řešíš, tedy nebude to úplná novinka, že tě to zajímá
• udělej si poté pro sebe poznámky o tom, co ti povídá
• a pak máš dvě možnosti
  • můžeš mu na konci říct, že toto byla dohoda a jestli to pro něj bylo v pohodě, zda se k tomu můžete za půl roku vrátit a říct si jen, zda se na některé straně něco nezměnilo
  • nebo si to můžeš nechat zapsané jen pro sebe a prostě s tím člověkem komunikovat dál jak jste zvyklí a nějak to nepojmenovávat

Práce s dobrovolnickými dohodami mi dává smysl - připadá mi užitečné, že víme, co kdo má na starosti. Co kdybychom si dali všechny záznamy o dohodách na sdílený disk, aby si každý mohl dohledat, co kdo slíbil?

Doporučení:

• nezveřejňujte dohody automaticky
  • smyslem diskusí nad dobrovolnickou dohodou je mít prostor promyslet dosavadní i budoucí spolupráci v širším kontextu, nad rámec provozních/úkolových setkání a porad. Svou roli hraje i budování oboustranné důvěry mezi vedoucím týmu a jeho jednotlivými členy, zvážení osobní situace, plánů a možností jednotlivých vedoucích. To, co vedoucí v rozhovoru v dobré víře sdílí otevřeně jednotlivci (např. i své obavy, neúspěchy, citlivé osobní informace), nebude pravděpodobně chtít sdílet na “nástěnce klubovny”
• zvažte formy sdílení některých částí dohod ostatním
  • jiná věc jsou samostatné užší závěry debaty typu priority pro příští rok - ty může být učelné a vhodné ve středisku navzájem sdílet, např. při nějaké plánovací výjezdní střediskové radě apod.
  • vždy ale funguje lépe sdílení ve skupinové diskusi a osobním kontaktu, než prosté “přeposlání” nebo “zapsání do přehledu”

Dohoda je super nápad, vytvořím si na to excelovou tabulku, tam si vše zautomatizuju. Bude to všem ukazovat, kdy si mají dohodu udělat, obnovit, do kdy jim platí a bude to krásně přehledné.

Doporučení:

• zkus dohodu vnímat především jako nástroj (kterým taky je), který nám má připomenout, že máme čas trávit s lidmi a osobním zájmem a péčí o ně
• zkus dohodu co nejméně “byrokratizovat”, nedělat z toho formalitu, protože pak se celý její smysl vyprázdní a je to jen zbytečná kolonka, zbytečný proces
• a pak, Dohoda je uzavřená mezi dvěma lidmi a proto by mezi nimi měla také zůstat vyjma např. cílů v dané oblasti, kterou člověk řeší - to jistě mají znát i ostatní spolupracovníci viz předchozí otázka

Jak nejlépe vymáhat dohodnuté, když se vedoucí neřídí dohodou a neplní slíbené? Je dohoda právně vymahatelná?

Fakt:

• Dohoda není rákoska na “zlobivé” činovníky a činovnice a ani nemá být :)

K čemu tedy je?

• I přes nevymahatelnost zvýšíme pravděpodobnost, že se oboustranná očekávání spíše naplní. Proč:
  • tato očekávání si hned v počátku sladíme a získáme nějakou sdílenou představu o činnosti a povaze role, úkolu,
  • diskuse a přemýšlení o práci a spolupráci nám pomůže plány posunout do realističtější roviny a zároveň pomůže vedoucímu vytvořit si nějakou představu postupu, plánu, kudy se jeho práce může a nemůže ubírat (je to taková mapa na cestu)
  • hlubší a zaměřenější, respektující diskuse zároveň pomáhá vytvářet osobní vztah, závazek v osobní rovině, což zvyšuje pravděpodobnost, že vedoucí udělá vše, co bude v jeho/ jejích silách, pro naplnění svěřené role, úkolu.
  • A také, že se včas obrátí o pomoc, pokud se věci nebudou dařit, spíše než aby rezignoval/a.

Materiály, které k Dobrovolnické dohodě již vyšly a můžete je využít:

ONLINE verze metodiky k čtení na PC či telefonu
TISKOVÁ verze metodiky

Příklad dohody s VEDOUCÍM ODDÍLU
Příklad dohody s VÝCHOVNOU ZPRAVODAJKOU
Příklad dohody se SPRÁVCEM MAJETKU