Přihlašování na vzdělávací akce přes skautIS. Nové možnosti!

Na začátku prosince 2018 jsme ve skautISu spustili rozšířené přihlašování na vzdělávací akce, které umožňuje kompletně nahradit papírové přihlášky, ale také doplňování nejrůznějších dotazníků a otázek kurzů, nabízí větší pohodlí a možnost kompletní správy přihlašování i účastníků VzA na jednom místě. Novinku jsme představili vzdělavatelům na Ústřední lesní škole 2018 a nyní klíčové informace přinášíme souhrnně i v tomto článku.

Při vytváření rozšířených možností on-line přihlašování na vzdělávací akce přes skautIS jsme vycházeli z podnětů a zkušeností vzdělávacích akcí i potřeby "posunout se do 21. století" a tedy umožnit úplné odbourání papírových přihlášek. Cíle nového systému přihlašování na VzA jsou především: 

• rozšířit možnosti on-line přihlášek na vzdělávací akce  (především dle dřívějších požadavků týmů vzdělávacích akcí)
• umožnit náhradu papírových přihlášek na kvalifikační zkoušky (včetně odbourání papírových podpisů a souhlasů)
• zajistit evidenci nejen skutečně přijatých účastníků VzA, ale i přehled všech zájemců (pro sledování poptávky a kapacity vzdělávání)
• zajistit plynulý přechod z dnešních vlastních (a papírových) systémů na jednotné přihlašování přes skautIS

Nové rozšířené přihlašování účastníků na VzA navazuje na základní funkčnost, která ve skautISu je dostupná již více jak rok a desítky akcí je již využívají. Pro účastníky (zájemce) o akce se tedy na první pohled nic nemění - stále si jednoduše najdou svou oblíbenou vzdělávací akci (ve skautISu, na Křižovatce nebo na webu akce) a kliknutím na odkaz si zobrazí přihlašovací formulář ve skautISu, který vyplní a tím se přihlásí (projeví zájem o účast). Nově však vzdělavatelé mají možnost do přihlášky doplnit i další otázky a automaticky skautIS umožňuje zadávání souhlasů a vyjádření, která jsou potřebná pro některé typy kvalifikačních akcí.

Ukázka rozšířené přihlášky na VzA (potřebné položky se mění dle typu akce a jejího nastavení):

Co vše přihlašování na VzA přes skautIS umí?

Veškerá funkčnost on-line přihlášek se dá shrnout v následujících bodech (a u několika z nich se dále podrobněji zastavíme):

Jak nastavit přihlašování on-line a užitečné tipy pro akce

Z pohledu vzdělávací akce je zapnutí přihlašování přes skautIS velmi snadné - stačí na nové záložce "Možnosti přihlášení" u dané vzdělávací akce zakliknout, že přihlášení chcete používat, a pak už jen nastavit termín od kdy do kdy má být přihlašování časově dostupné. Tyto údaje můžete i kdykoli později upravovat, takže snadno můžete reagovat na poptávku a potřebu přihlašování prodloužit, nebo naopak ukončit dříve než jste původně plánovali.

Jakmile si přihlašování přes skautIS zapnete, bude dostupné pro váš kurz (v případě VzA s více kurzy má přihláška na každý typ kurzu samostatnou přihlášku) a na této stránce naleznete odkaz na přihlašovací formulář. Odkaz je pořadatelům akce dostupný ihned (bez ohledu na termín spuštění přihlašování pro účastníky) a můžete ho snadno kliknutím zkopírovat a použít na vlastním webu, v propagaci akce apod. 

Přidávání vlastních otázek na přihlášku je velmi snadné - jednoduše přidáváte do tabulky nové otázky a k nim doplňujete jakého typu otázka je, její název a zda má být otázka povinná. Právě možnost "povinnosti" vám dává prostor k tomu, abyste si s otázkami hráli opravdu libovolně dle specifických potřeb vašeho kurzu. Otázka může vyžadovat zadání "ihned při prvním přihlášení" (tedy už když se zájemce chce na vaši akci přihlásit, musí ji vyplnit), nebo můžete dát "povinnost vyplnění až při dodatečné editaci" (tedy účastník se může přihlásit, aniž by tuto otázku hned vyplnil, ale později, když bude do přihlášky chtít doplnit nějaké další údaje, bude už muset odpověď zadat - ideální pro otázky, které chcete od skutečně přijatých účastníků), nebo necháte otázku jako "zcela volitelnou".

Vlastní otázky specifické pro váš kurz navíc nemusíte mít na přihlášce zadané ihned při spuštění přihlašování, ale můžete do nich i dodatečně zasahovat a přidávat další apod. To vám dává skvělou příležitost například spustit přihlašování na akci bez vlastních otázek (nebo jen s několika základními), a až po uzavření přihlašování a skutečném přijetí účastníků dle kapacity vaší akce, doplnit nějaké další otázky, které už budou vyplňovat jen skutečně přijatí účastníci. (Těm pak jednoduše pošlete e-mail s žádostí, aby na své přihlášce doplnili další doplňující otázky, které pro jejich účast na kurzu potřebujete).

Podoba doplňujících otázek na přihlášce je plně ve vaší moci. Doporučujeme využívat i možnost vkládat "informační text", který se mezi otázkami jako prostý text zobrazuje a umožňuje uvést jaké specifické věci se k vašemu kurzu a účasti na něm vztahují. Můžete tak například doplnit informaci o tom, do kdy mají účastníci doplnit nějaké další údaje, kdy budete kontrolovat souhlasy/vyjádření vedoucích na kvalifikační akce apod. Také vám tento text dává prostor více vysvětlit na co se v otázce vlastně ptáte a samostnou otázku nazvat už jen krátkým textem (to pomůže k přehlednosti celé přihlášky).

Když přihlášku tvoříte, hodí se podívat, jak vlastně bude nakonec vypadat. To uděláte velmi snadno - při tvorbě otázek na přihláce máte nad tabuklou k dispozici odkaz na přihlašovací formulář. Tento odkaz je pro pořadatele VzA dostupný vždy, tedy i v době, kdy jste akci ještě nezveřejnili do databáze VzA (a tedy běžní účastníci se k ní nemohou dostat). Případně později pro změny v přihlášce a jejímu náhledu vám může pomoci dočasná úprava času přihlašování. Ale ideální je prostě přihlašovací formulář si připravit, prohlédnout pomocí odkazu a teprve pak celou akci zveřejnit do databáze VzA (toto zveřejnění se automaticky děje nejpozději v okamžiku odevzdání hlášenky VzA na ústředí, ale doporučujeme zveřejňovat akce mnohem dříve).

Jakmile se vám účastníci na VzA hlásí, automaticky dostávají ze skautISu informaci, že přihlášku podali (a vy se jim později ozvete) a vy jste také notifikováni, že máte nového zájemce o účast. Stejně tak dostanou účastníci stručné info, když je přijmete za řádné účastníky, nebo naopak odhlásíte. Veškerou ostatní komunikaci ale máte zcela ve své moci - vždy máte v přehledu účastníků k dispozici e-maily a telefonní čísla zájemců, takže můžete posílat ručně e-maily s dalšími informacemi (třeba s výzvou jen pro přijaté účastníky, aby doplnili nějaké doplňující otázky v přihlášce apod.) Tento seznam kontaktů máte k dispozici přímo na stránce "Účastníci" u vzdělávací akce a také pomocí exportovacího tlačítka i v podobě Excelu.

Spuštěním nových on-line přihlášek jsme umožnili definitivně opustit papírové přihlášky na kvalifikační akce a veškerá vyjádření a souhlasy je možné vyplňovat přímo ve skautISu. Zde je dobré pro vzdělavatele vědět, že tato vyjádření může doplňovat přímo vedoucí dané jednotky (přijde mu e-mail - i dodatečně se dá vyvolat opakované poslání výzvy k doplnění vyjádření), nebo to jako pořadatel akce můžete doplnit vy (to třeba v situaci, kdy od části účastníků máte přihlášku v papírové podobě a chcete si ji řádně poznačit do skautISu). Pokud už jste v situaci, že vám účastníci dříve papírové přihlášky dodali a vy jste elektronické přihlašování nepoužívali, stačí když k jednotlivým osobám souhlasy/vyjádření doplníte v detailu přihlášek jednotlivých osob (doporučovaná varianta). Nebo můžete v seznamu osob u jednotlivců zaškrtnout políčko "podmínky splněny" a do poznámky dopsat, že veškerá nutná vyjádření a souhlasy máte na papírových přihláškách. Systém je takto udělán, aby umožnil co nejvíce akcím ihned začít používat on-line přihlášky v plné podobě, ale zároveň aby nabízel přechodné období, kdy je možné řešit i situace, kdy máte od části (nebo dokonce od všech) účastníků pouze papírové přihlášky.

Používání přihlašování on-line

Celé on-line přihlašování na vzdělávací akce přes skautIS by mělo být velmi jednoduché na nastavení a používání, ale přesto by vám mělo dát mnoho možností, které zajistí, že už nebudete potřebovat papírové přihlášky ani různé dotazníky někde jinde na webu. A přestože prosinec je vnímám jako "pilotní provoz", doporučujeme všem vzdělávacím akcím, aby tento systém začali využívat, protože jim přinese mnoho výhod a ulehčí opravdu hodně administrativy. Od roku 2019 bychom rádi, pokud by se stalo používání on-line přihlašování přes skautIS běžnou věcí pro všechny vzdělávací akce (ale samozřejmě i nadále zůstane možnost se rozhodnout tuto věc nevyužít, jen si tím zbytečně přidáte práci, když účastníky kvůli evidenci, dotacím apod., do skautISu stejně jakonec přidat alespoň v základní podobě budete muset).

Zároveň bychom chtěli apelovat na všechny vzdělávací akce, které budou v roce 2019 probíhat, aby ve skautISu evidovali úplně všechny zájemce o účast na jejich vzdělávací akci. Pokud budete on-line přihlašování ve skautISu používat, děje se tak automaticky a systém rovnou zaznamenává všechny, kdo o akci měli zájem (a vy rozhodujete o tom, koho jste přijali a koho už nikoli). Tedy je to pro vás velmi pohodlné a snadné. Pokud ale přihlašování ve skautISu nepoužijtete, je pro nás velmi cenné, abyste do seznamu osob přidali nejen skutečně přijaté osoby, ale i další zájemce. Jedině tak totiž dokážeme zjišťovat, jaká je skutečně poptávka po kterých typech vzdělávacích akcí (a jestli náhodou neexistuje skupina osob, která se hlásí na obrovské množství kurzů, ale tím vlastně "blokuje" jiné zájemce, kteří už se pak nevejdou do předběžného přihlášení daných kurzů).

 

Věříme, že nový rozšířený systém přihlašování na vzdělávací akce přes skautIS bude velkým přínosem a ulehčí vzdělavatelům i samotným účastníků určitou část administrativy a celý proces přihlašování pro vás bude pohodlnější. 

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj pro ICT a organizaci

 

Poznámka: Tento článek by měl nyní pomoci vzdělavatelům se v nových možnostech přihlašování přes skautIS snadno zorientovat a začít vše naplno využívat. V dalších měsících pak máme v plánu na web nápovědy doplnit i podrobné návody "krok za krokem" pro jednotlivé stránky skautISu. A tam zahrneme i podněty a odpovědi na otázky, které během pilotního používání od vzdělávacích akcí získáme.