03 Základy plánování

Dobré středisko plánuje svou budoucnost

Dokážete odpovědět na otázku, jak má vaše středisko vypadat v budoucnosti? Vedoucí středisek by měli uvažovat nad tím, kam jejich střediska i oddíly v nich mají směřovat. Tvorba střediskové strategie by však neměla v žádném případě být jen na nich, ale na všech členech střediskové rady a případně i na dalších aktivních činovnících. V této kapitole se dozvíte, jak postupovat při tvorbě ročního plánu a čím podpořit plánování v jednotlivých oddílech.

(článek byl editován 30. 9. 2020)

Roční plán střediska

Plánování rozvoje střediska je jedním z nejdůležitějších úkolů jeho vedoucího. Neznamená to nutně, že by měl vymyslet strategii a definovat ji osobně, právě naopak definování strategie jen vedoucím střediska bez přispění ostatních členů střediskové rady bude pravděpodobně spíše ke škodě než k užitku. Nicméně vedoucí střediska je zodpovědný za vznik střediskové strategie, jak bude vypadat a zda se bude realizovat. Na úrovni střediska má smysl plánovat v ročním cyklu a v cyklu volebního období (horizont přibližně tří let).

 

Celý cyklus lze shrnout do následujících pěti kroků:

 Pojďme se s celým procesem seznámit na konkrétním příkladu, který byl s úspěchem použit v jednom skautském středisku.

 

 1. Analýza

Většina vedoucích středisek bude mít pravděpodobně pocit, že své středisko zná. Pro dobré plánování je ale potřeba středisko znát opravdu důkladně. Existuje několik možností, jak o svém středisku získat hlubší představu. Jedná se například o známou SWOT analýzu na základě Hodnocení kvality střediska ve skautISu. Inspirovat se můžete i tématy ze strategie Junáka nebo použít otázky z následující tabulky a dopsat si do ní odpovědi. Poskytnou výborný podklad pro další postup.

 Jak byste charakterizovali vaše středisko dnes?

Analýzu – první krok plánování – opravdu není radno přeskočit, protože po ní nastává čas pro to, zavřít oči a zkusit si představit, jak by mělo středisko vypadat v horizontu tří let. Co se změní? Jaká je VIZE budoucího fungování střediska? Jaké budou mít na středisko pohled vedoucí z různých oddílů?

 

 2. Určení cílů a indikátorů

Prodiskutovat jednou za čas konkrétní ideál – vizi střediska – je pro střediskovou radu důležité. Pomůže všem členům stanovit konkrétní cíle a bude je motivovat k jejich dosažení. Prostě pokud budete mít stejnou představu a cíl, potáhnete za jeden provaz. Možných variant cílů je mnoho a jejich podoba je hodně individuální. Je vhodné, aby cíle byly specifické, měřitelné, dosažitelné a časově omezené. Čím jsou cíle konkrétnější, tím hůře se na nich shoduje, na druhou stranu se jich pak lépe dosahuje. Je proto potřeba najít správný balanc mezi přílišnou konkrétností a obecností. Vhodné je také určit si prioritu jednotlivých cílů, nejjednodušeji na škále 1 až 3. Střediskové radě to pomůže soustředit se na nejpodstatnější části plánu.  

Ukázka formulovaných cílů 1

VÝCHOVA A PROGRAM, bez kterého by byl skautský svět chudší, se kterým se dá zažít dobrý program, ze kterého budou vycházet lidé připravení do života.  • Středisko poskytuje činovníkům informace o co nejširší nabídce vzdělávacích akcí. • Středisko umí motivovat své členy k dalšímu vzdělávání a k účasti na vzdělávacích akcích. • Absolventi přinášejí do střediska zpětnou vazbu a inspiraci ze „svých“ kurzů. • Všichni roveři a činovníci vědí, na koho ze střediska se obrátit s žádostí o radu při výběru kurzu. • Vedoucí oddílů znají nabídku výchovného programu Junáka. • Středisko má konkrétního člověka, který se orientuje v nabídce vzdělávacích nástrojů Junáka a je připraven pomoci vedoucím oddílů s jeho aplikací. • Vedení střediska spolupracuje s vedoucími během roku na programu oddílů. • Středisko pořádá pravidelné výchovné porady s vedoucími oddílů (řešení problémů, sdílení dobrých praktik apod.). • Každý oddíl má fungující oddílové plánování. • Jednotlivé oddíly mezi sebou spolupracují a pořádají společné akce (min. 1 akce za rok).

 

 Ukázka formulovaných cílů 2

Nárůst členské základny • Celkem má středisko 5 oddílů. • Celkový počet členů je větší než 180 díky kvalitnímu programu. Kvalitní zázemí a program • K dispozici pro potřeby střediska je kromě tábořiště i horská chata. • Zvýšení příjmu střediska využitím dotačních programů města, obce a EU. • Dochází k naplnění hesla „Skauting pro život“ – činnosti zaměřené pro život (tj. mimo jiné i adaptací výchovného programu). Lepší týmová práce • Práce pro středisko členy baví a je odpovídajícím způsobem hodnocena (účast vedoucích na výjezdu činovníků střediska aj.). • Vnitřní kultura střediska podporuje spolupráci a osobní rozvoj – každý má své místo nebo způsob, jak se může zapojit (obsazení zpravodajských funkcí). Zapojení v Junáku • Členové jsou respektováni a zapojují se na všech úrovních skautského hnutí.

 

3. Vyhledání vhodných prostředků a plán dalších kroků k dosažení cílů

Víte-li, čeho chcete dosáhnout, je potřeba vymyslet, jak to udělat. Ke každému cíli byste měli vypracovat konkrétní plán, jak v daném časovém období zajistíte, že se vám cíl podaří naplnit. Je také důležité si tento plán někam zapsat a průběžně jej vyhodnocovat. Někdo má rád plánovací excelovou tabulku a někdo jiný raději píše papírky s úkoly. Určitá metodičnost se určitě hodí, protože nalezení a sledování té správné cesty je další krok k dobrému středisku. Nedílnou součástí plánu by mělo být též finanční zajištění, jež je reflektováno v rozpočtu střediska.

Zkušenost ukazuje, že tato fáze je „prubířským kamenem“ vedoucího střediska. Osobní nasazení vedoucího střediska bývá nezbytné, nikoliv však dostačující. Zapojení a motivace širšího členstva střediska je proto klíčový úkol. 

Ukázka podoby jednoduchého i náročnějšího plánu

Pro zjednodušení neudáváme data jednotlivých kroků (odehrávalo se v roce 2007–2008).    Nárůst členské základny • Prostředek: Rozšíření střediska do nové třetí lokality v Petrovicích a založení oddílu předškolních dětí. • Plán zvýšení počtu dětí: • organizace workshopu na téma náborů – jak oslovit rodiče atd., včetně tréninku, • realizační plán na rozdělení míst náboru mezi jednotlivé oddíly, • rozdělení úkolů mezi vedoucí a realizace náboru.   Zde ukázka plánu.    Lepší týmová práce – každý má své místo • Prostředek: Definování rozličných zpravodajských rolí (větší počet – méně obsahu). • Plán zapojení: • uspořádat brainstorming rolí v rámci výjezdu činovníků střediska, • definovat název a rámcovou náplň funkce, • domluvit obsazení role konkrétním člověkem a společně určit cíle/práci.

  

4. Příprava a realizační fáze

Samotné realizaci nebudeme v tomto dokumentu věnovat tolik pozornosti. Vedoucí střediska i celá středisková rada mohou při realizaci využít své předchozí praxe z oddílů, tak i z jiných projektů. To, jak budou příprava a realizace konkrétně probíhat, samozřejmě závisí na zvoleném prostředku a plánu postupu, který jste definovali v předchozím kroku.

 

5. Vyhodnocení

Hodnocení je často opomíjeným krokem v plánovacím procesu. Je vhodné je provádět ve všech oblastech alespoň jednou za rok, a to i u projektů, kde je časový harmonogram realizace rozprostřen na několik let (například rekonstrukce klubovny aj.). Průběžné hodnocení je možné vnímat jako broušení pily. Vedoucí střediska může ocenit a vyzdvihnout vše, co se povedlo, ale také může společně se střediskovou radou dojít ke korekci plánu či k výběru jiného realizačního prostředku.

 

 Proč je vyhodnocení důležité?

Vybavuji si příklad vedoucího oddílu, který si stěžoval, že po náboru jim nedorazí žádný nováček a jak je možné, že jsme založili nový oddíl jen tak z ničeho nic. A když jsem se jej zeptal, kolik kontaktů na rodiče si z náboru odnesl, tak na mne udiveně hleděl. Jeho forma náboru – každý rok dvouminutový proslov na třídní schůzce – totiž nepřinášel žádné výsledky. Bez vyhodnocení akce a zamyšlením se nad důvody jejich výsledku ale neměl možnost na pravou podstatu problému přijít. 

Ukázka z hodnocení výsledků

Nárůst členské základny • Tři geografické oblasti, kde jsou skautské oddíly vnímány rodiči jako dominantní centrum pro volný čas a výchovu děti a mládež (klubovna Práčská, objekt jeslí v Sídlišti Košík a nově i v klubovna v Petrovicích). • V roce 2007 mělo středisko 114 registrovaných členů. O rok později 147 a roce 2009 již 169 členů. Cíl se daří plnit a jsme blízko k cílovému počtu 180 členů. Je třeba se věnovat otázce časového vytížení vedoucích oddílů.    Lepší týmová práce – každý má své místo • Bylo obsazeno 28 zpravodajských funkcí. • Jednotliví zpravodajové pracují na své agendě. Je třeba trvale se věnovat plnění jednotlivých bodů. • Mezi činovníky bylo velmi pozitivně vnímáno hodnocení formou novoročního pohledu, který byl všem předán či rozeslán. Jeví se jako vhodné se formě dárků ke konci roku věnovat.

 

Oddílové plánování

 Zrovna tak jako celostřediskové plánování, je důležité i plánování jednotlivých oddílů střediska. Existuje vícero způsobů, jak s plánováním oddílové činnosti pracovat – každému může vyhovovat trochu něco jiného. Jisté je jedno – jakýkoliv plán, ať už zpracovaný tím, či oním způsobem, je vždy lepší než žádný plán. Téma oddílového plánování se kromě jiného často řeší i na čekatelských a především na vůdcovských lesních kurzech.

 

TIP

• Doporučte svým vedoucím Skautský e-learning – video o Plánování pro oddíl.
• Přínosným může být i textový dokument Plánovací kuchařka, se kterým účastníci VLK Oikos pracují a jehož autory jsou Ivana Čurdová – Bzííí a Jan Novák.

 

 

Co z této kapitoly nezapomenout

• Vedoucí střediska by měl být v centru střediskového plánování. To je však nezbytné provádět společně s celou střediskovou radou a dalšími aktivními členy střediska.
• Prvním krokem plánování je analýza střediska, během které popíšeme situaci, ve které se středisko nachází, a odhalíme jeho silné a slabé stránky.
• Konkrétní cíle střediska pro roční či volební (tříleté) období by měly vycházet z analýzy střediska a z vize, kam chtějí vedoucí střediska a středisková rada své středisko směřovat.
• Ke každému cíli je třeba vytvořit plán k jeho dosažení. Tento plán řídí realizaci daných cílů a může sloužit jako pomůcka pro průběžné hodnocení.
• Vyhodnocení cílů je nezbytnou součástí procesu plánování. Průběžné hodnocení pomáhá odhalit nedostatky při dosahování cílů a může vést k úpravě plánu. Závěrečné hodnocení slouží jako podklad pro analýzu a nastavování nových cílů pro další období.

 

Otázky k zamyšlení

1. Jak v našem středisku plánujeme činnost a naše záměry?
2. Co se v našem středisku daří a co bychom chtěli zlepšit?
3. Jak stanovujeme cíle a jejich priority?
4. Rozumí všichni vedoucí a další činovníci našim střediskovým cílům?
5. Jak monitorujeme plnění našich cílů? Kdo je zaznamenává a kde je můžeme vidět?
6. Jak vyhodnocujeme naše cíle? Kdo se na tomto hodnocení podílí? Jak se z tohoto hodnocení snažíme poučit?
7. Jak vedoucí střediska a výchovný zpravodaj podporují oddílové plánování?

 

Autoři: Pavel Konečný – Flek, Michal Peroutka – Pérák

(článek byl editován 30. 9. 2020)