Návod: Sněm a zapisování do spolkového rejstříku – z pohledu zapisovaného činovníka

Pokud jsem byl na směnu zvolen za vedoucího jednotky, jeho zástupce nebo za člena (či předsedu) revizní komise, zapisuje se tato skutečnost do spolkového rejstříku k naší jednotce.

Jako vedoucí jednotky budu mít se zápisem více práce a bude se mi spíše hodit delší návod, který popisuje všechny souvislosti. Ve všech ostatních případech však jen musím dodat souhlas se zapsáním své osoby do rejstříku. Zapisování osob do spolkového rejstříku (dostupný na http://or.justice.cz) je nařízeno novým Občanským zákoníkem a pro spolky se tak stává běžnou věcí podobně jako u obchodních společností.

Souhlas se zápisem do spolkového rejstříku nepotřebují osoby zvolené do stejné funkce, kterou vykonávali i v minulém funčním období. (Edit k 1. 10. 2020: z důvodu změny postupu na rejstříkovém soudu tento dokument musí od roku 2020 zatím dodávat úplně všichni. Ti, co pokračují, ho musí mít ručně vygenerovaný ze skautISu, v čemž jim pomůže ústřední tým rejstříku rejstrik@skaut.cz. Více informací se nachází v tomto článku.)  Pokud se ovšem tedy např. člen revizní komise stane předsedou, bude u něho vyžadován nový souhlas

Co je o osobách do spolkového rejstříku zapisováno

Ze zákona se do rejstříku u každé osoby zapisuje:

• jméno
• datum narození
• bydliště
• termíny vzniku funkce
• rodné číslo (není veřejně vidět)
• místo a okres narození (není veřejně vidět)
• rodné přijmení (není veřejně vidět)

Tyto údaje jsou evidovány ve skautISu u osoby na záložkách "Základní údaje" a "Další údaje". Pokud některé z nich nemáte dosud vyplněny, zadejte je ke své osobě, ušetříte si pak trochu vyplňování v okamžiku zvolení do dané funkce či vyplňování kandidátky na sněm.

Jak vypadá zápis organizační jednotky ve spolkovém rejstříku včetně uvedení osob ve vedení a složení revizní komise si můžete prohlédnout například u Libereckého kraje - v rejstříku.

Jak mám tedy postupovat? Návod:

1) Stažení formuláře souhlasu

Souhlas vygenerovaný skautISem přesně na míru s mými vlastními údaji se dá stáhnout na dvou místech - na stránce sněmu a na záložce "Obsazení funkcí" na stránce naší jednotky. V obou případech je však (poměrně logicky) souhlas k dispozici až po uzavření sněmu, který mě do funkce zvolil.

Nejjednodušší je souhlas stáhnout na stránce naší jednotky, na záložce „Obsazení funkcí“. V tabulce činovníků u svého jména, ve sloupečku souhlas, a to jednoduše kliknutím na odkaz „Žádost o souhlas“:

 

Stáhne se pdf soubor s textem souhlasu – už ho není třeba nijak dále doplňovat nebo editovat. Soubor si vytiskneme a zajdeme s ním na Czech POINT, ideálně na místní městský / obecní úřad, protože tam budeme (na rozdíl třeba od České pošty) osvobozeni od správních poplatků.

2) Podepsání souhlasu a získání zkonvertované elektronické verze na Czech POINTu

Na Czech POINTu dokument ověřeně podepíšeme, a pak si ho necháme autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby. To probíhá tak, že úředník dokument naskenuje a doplní o doložku konverze a elektronické podpisy. Následně od něj dostaneme vytisknutý papír, na kterém budou uvedena dvě čísla "pořadové číslo dokumentu" a "pořadové číslo provedené konverze". Tyto údaje potřebujeme k tomu, abychom si na www.czechpoint.cz/uschovna mohli elektronickou podobu dokumentu stáhnout.

 

3) Nahrání podepsaného souhlasu zpět do skautISu

Poté, co si dokument stáhneme z úschovny Czech POINTu, ho už jen stačí nahrát do skautISu. K tomu nám stačí jen vrátit se na stránku jednotky a na záložce „Obsazení funkcí“ u svého jména ve sloupečku souhlas kliknout na odkaz „Nahrát souhlas“.

Tím máme hotovo. Až tímto procesem projdou všichni dotčení činovníci z naší jednotky a budou k dispozici i další potřebné podklady, Kancelář ústředí Junáka - českého skauta z nich připraví podání na soud, ten údaje do rejstříku zapíše a vedoucí jednotky o tom pak bude informován emailem, ve kterém dostane také výpis z rejstříku s nově zapsanými údaji.

Další informace

Pokud potřebujete více informací, můžete:

• Přečíst delší návod, řešící nejen souhlasy, ale i další potřebné dokumenty a souvislosti
• Podívat se na stručný tahák a stáhnout si ho
• Psát dotazy na registrace@skaut.cz

Problematiku zapisování údajů do rejstříku v organizačních jednotkách Junáka - českého skauta upravuje směrnice: